אישור מעסיק עם טופס דיגיטלי

בעולם העבודה המודרני, עובדים שכירים, חשבי שכר, מנהלי משאבי אנוש, יועצי מס ואף עצמאים המעסיקים עובדים – כולם נדרשים להתנהל ביעילות עם מגוון מסמכים וטפסים רשמיים. אחד מהטפסים החשובים והנפוצים ביותר בעולם העבודה הוא אישור מעסיק, המופיע בווריאציות שונות, לדוגמה: טופס לביטוח לאומי (אישור מעסיק על תקופת העסקה ושכר) או טופס 644 (הצהרת עובד למעביד משני).

כיום, מערכות לניהול ולעבודה עם מסמכים דיגיטליים, כדוגמת "חתימה ירוקה", מאפשרות לייעל ולפשט באופן דרמטי את תהליכי העבודה בארגון, וחלפו הימים שבהם עסקים וארגונים התנהלו עם ניירת מרובה. מערכות אלו מציבות את הארגון בחזית החדשנות הטכנולוגית ומציעה יתרונות רבים.

מהו אישור מעסיק?

אישור מעסיק הוא מסמך רשמי המונפק לרוב על ידי מעסיק נוכחי או קודם, המאשר את פרטי ההעסקה של עובד. קיימים סוגים שונים של אישורי מעסיק, הנדרשים במגוון רחב של מצבים, כגון:

• הפסקת עבודה – המעסיק חייב להוציא אישור רשמי במקרים של הפסקת עבודה, כגון פיטורים או התפטרות של העובד, וכך העובד יכול להגיש תביעה לקבלת קצבאות שונות כמו דמי אבטלה. במצבים אלו נדרש המעסיק להוציא טופס 1514, המהווה אישור מעסיק לתובע דמי אבטלה.
• שינוי במצבו של העובד – במקרים מסוימים המעסיק נדרש להוציא אישור רשמי במצבים של שינוי במעמד העובד, לדוגמה יציאה לחל"ת (חופשה ללא תשלום).
• הוכחת הכנסה – האישור הרשמי משמש כהוכחת הכנסה עבור עובדים שכירים מול בנקים, רשות המיסים, ביטוח לאומי וגורמים רלוונטיים אחרים.
• תביעה לקבלת קצבאות – במצבים שבהם העובד השכיר מגיש תביעה לקבלת קצבה עליו להציג אישור רשמי מהמעסיק, לדוגמה במקרים של הגשת תביעה לקבלת קצבת זקנה או קצבת נכות.
• אישור לעצמאים – אישור רשמי על העסקת עובדים לצורכי מס, לדוגמה טופס 644 (הצהרת עובד למעסיק שני או למשלם הפנסיה המוקדמת).

חשוב לציין כי אישורי המעסיק הנפוצים ביותר הם:

• טופס 1514 – המעסיק חייב למלא ולהנפיק טופס 1514 עבור המוסד לביטוח לאומי, כדי לאפשר לעובד להיות זכאי לדמי אבטלה. זוהי חובה החלה על המעסיק על פי סעיף 8 לחוק הודעה מוקדמת לפיטורים ולהתפטרות. הטופס מהווה אישור רשמי מצד המעסיק על תקופת ההעסקה, סיבת הפסקת העבודה ושכר העבודה של מגיש התביעה.
• טופס 644 – זהו אישור המונפק ע"י המעסיק לעובד שכיר המועסק אצל שני מעסיקים או יותר בו זמנית, והוא מחייב חתימה של המעסיק המשני.

תהליך מילוי אישור מעסיק ושליחה מסורתית

עד לא מזמן, מעסיקים נאלצו להתמודד עם תהליך מתיש, מורכב ומסורבל למילוי ולהנפקת אישורי מעסיקים בשיטה הידנית והמסורתית. התהליך המסורתי כלל לרוב קבלת הטופס מגורם רלוונטי או הורדתו מהאינטרנט, הדפסה, מילוי ידני, חתימה פיזית, סריקה של המסמך המלא והחתום, ולבסוף שליחת עותק רשמי לעובד או העלאה לאתר של המוסד הרלוונטי, כמו הביטוח הלאומי.

התהליך המסורתי למילוי אישור של המעסיק כרוך בהתעסקות עם ניירת, הדפסות וסריקות, עיכובים משמעותיים, סיכון לטעויות אנוש במילוי הפרטים, קשיי אימות (תיעוד וחתימה) ותיעוד לקוי. כל אלו יוצרים תהליך מייגע ומועד לפורענות, עם מגוון רחב של בעיות וטעויות אפשריות.

הפתרון המודרני והחכם להוצאת אישור מעסיק

בעידן הטכנולוגי והחדשני של ימינו, קיימים פתרונות מתקדמים המאפשרים להנפיק אישורי מעסיק במהירות ובקלות, מבלי להסתבך עם ניירת, מילוי ידני העשוי לגרום לטעויות אנוש במילוי הפרטים, הדפסות וסריקות יקרות ומיותרות.

כיום, בעזרת מערכות ממוחשבות מתקדמות, כדוגמת "חתימה ירוקה", ניתן למלא ולהחתים על אישורי מעסיק בקליק מהיר. היתרונות המרכזיים של מערכת "חתימה ירוקה" כוללים:

• שליחה מיידית ונוחה – המערכת מאפשרת למעסיקים לשלוח את הטופס הדיגיטלי ישירות לעובד או לגורם רלוונטי אחר, בלחיצת כפתור וללא תלות במיקום הפיזי של המעסיק והעובד, לחתימה מרחוק במכשיר נייד או מחשב.
• חתימה מאובטחת ואימות זהות – המערכת המתקדמת יכולה לבצע אימות של זהות החותם על המסמך, ומבטיחה שהחתימה אותנטית, חוקית ומאובטחת.
• מעקב נוח אחר סטטוס חתימה – המערכת מספקת מענה מקצועי ואיכותי למעקב אחר סטטוס חתימות. באמצעות לוח הבקרה, ניתן לבדוק בזמן אמת את הסטטוס של כל מסמך, ובכך לייתר פניות חוזרות ונשנות.
• שמירת אישורים בענן – המערכת כוללת ארכיון דיגיטלי בענן, בו כל המסמכים נשמרים אוטומטית בענן, בצורה מאובטחת.
• עמידה בדרישות רגולטוריות ותקנות – המערכת עומדת בכל הדרישות הרגולטוריות והתקנים המחמירים ביותר. היא מוכרת על ידי רשויות המס.
• חיסכון בזמן ובמשאבים – אחד מהיתרונות המרכזיים של המערכת לעבודה עם מסמכים וטפסים דיגיטליים הוא התהליך הממוחשב והנוח, החוסך זמן עבודה יקר (לדוגמה עובדים, מעסיקים, מנהלי משאבי אנוש וחשבים), משאבים, עלויות הדפסה וציוד משרדי. בכך, המערכת מבצעת בפועל ייעול תהליכי עבודה באופן משמעותי.
• תהליך קל ונוח לעובדים – לא עוד הדפסות , סריקות או הגעה פיזית למשרדים כדי לחתום על טפסים, מעכשיו העובדים יכולים לחתום על הטפסים מרחוק בצורה נוחה ולא לבזבז על כך זמן מיותר.

איך זה עובד בפועל?

שלבי העבודה במערכת חתימה ירוקה להנפקת אישורי מעסיק הינם:

1. טעינת טופס אישור מעסיק כקובץ PDF דיגיטלי אל המערכת.
2. סימון שדות מילוי פרטים של העובד כמו שם ות.ז. ואיזור חתימה בקלות על הטופס

3. שליחת הטופס הדיגיטלי לעובד ו/או לגורם חותם (כמו מעסיק או מנהל) דרך מייל, SMS או וואטסאפ לחתימה בכל מקום.

4. לאחר חתימת המעסיק, הטופס החתום נשלח אוטומטית לכל הגורמים הרלוונטיים בארגון ן נשמר העתק דיגיטלי בארכיום המסמכים במערכת.

וזהו…הבטחנו תהליך דיגיטלי קצר ונוח לכל הצדדים וקיימנו.