זיוף חתימה – מניעה על ידי פתרון טכנולוגי

המעבר לעולם הדיגיטלי שינה מהיסוד את העולם העסקי ותהליכי העבודה בארגונים, והוא משפיע על כל תחומי החיים. עסקים, ארגונים ומוסדות עוברים כיום באופן גורף למסמכים דיגיטליים, המאפשרים נוחות, יעילות וחיסכון בזמן. יחד עם היתרונות הללו, עלו גם אתגרי אבטחה חדשים ומשמעותיים. בשנים האחרונות ישנה עלייה מתמדת בניסיונות הונאה וזיוף חתימה ברשת האינטרנט, לכן תהליך בדיקת האותנטיות של מסמכים וחתימות הוא הכרחי וקריטי.

דמיינו שאתם מקבלים חוזה דיגיטלי או מסמך משפטי חתום דיגיטלית – איך תדעו שהחתימה אותנטית ולא קיימת זיוף חתימה? האם המסמך מוגן מפני שינויים? האם ניתן לסמוך על מה שאתם רואים על המסך? מדריך זה יספק לכם את כל הכלים והידע כדי להתמודד עם האתגרים הללו ולהבטיח את הביטחון העסקי והמשפטי למסמכים וטפסים דיגיטליים שבהם אתם עושים שימוש בעבודה ובחיים האישיים.

מהי חתימה אלקטרונית? הבחנה בין הרמות השונות של אבטחה

חתימה אלקטרונית היא אמצעי לגיטימי לזיהוי ולאישור מסמכים דיגיטליים, אך חשוב לדעת שלא כל החתימות הדיגיטליות שוות, ולמעשה זהו מונח רחב הכולל מגוון טכנולוגיות וסוגים של חתימות דיגיטליות. למעשה, קיימת היררכיה ברורה של רמות אבטחה לכל סוג של חתימה אלקטרונית, ולכל אחת משקל משפטי שונה ובדרכה מונעת זיוף חתימה:

• חתימה רגילה :(Basic Electronic Signature) זוהי הרמה הבסיסית ביותר, הכוללת ציור חתימה עם העכבר, הקלדת שם או הטמעת תמונה של חתימה על המסמך. חתימה זו קלה מאוד לזיוף, אין לה כמעט משקל משפטי, והיא עלולה לשמש במקרים רבים כראיה נסיבתית בלבד.
• חתימה מתקדמת ומאובטחת :(Advanced Electronic Signature) חתימה זו מקושרת באופן ייחודי לחותם ומאפשרת את זיהויו. היא מזהה כל שינוי שנעשה במסמך לאחר החתימה, אך אינה מגובה בהכרח על ידי "גורם מאשר" מוכר בחוק.
• חתימה אלקטרונית מאושרת :(Qualified Electronic Signature) זוהי הרמה הגבוהה ביותר של חתימה דיגיטלית. היא מבוססת על תשתית מפתח ציבורי (PKI) ותעודה שהונפקה על ידי גורם מאשר המוכר בחוק (כמו חברת חתימה ירוקה). לחתימה זו יש מעמד משפטי זהה לחתימה ידנית, והיא מספקת את רמת ביטחון גבוהה במיוחד מפני זיופים או שינויים במסמך.

כיצד ניתן לזייף חתימה דיגיטלית?

זייפנים וגורמים עבריינים, כמו גם גורמי טרור, משתמשים במגוון שיטות כדי לעקוף את מנגנוני האבטחה הקיימים וכדי לזייף חתימות דיגיטליות. שיטות הזיוף הנפוצות ביותר הן:

• שימוש בתעודה מזויפת: זייפן מנוסה יוצר תעודת חתימה בעצמו (Self-Signed) שאינה מגובה על ידי גורם מאשר מוכר. חתימה כזו נראית לכאורה תקינה, אך אין לה כל תוקף משפטי וניתן לזהות אותה בבדיקה פשוטה.
• שינוי המסמך לפני החתימה: במסמכים מורכבים, יכול לקרות מצב שבו זייפן משנה חלק מהמסמך לפני החתימה, מבלי שהחותם התמים יהיה מודע לכך.
• גניבת אמצעי החתימה: השתלטות על המחשב, הטלפון או הכרטיס החכם של החותם היא דרך נפוצה לבצע זיוף חתימה, על ידי התחזות ולחתום בשם מישהו אחר.
• שילוב חתימה גרפית בלתי מאומתת: הדבקה פשוטה של תמונה של חתימה על גבי מסמך PDF, ללא כל מנגנון הצפנה או אימות מאחוריה. זהו אחד הזיופים הנפוצים והקלים ביותר לביצוע ולזיהוי, ולחתימה הגרפית הבלתי מאומתת אין תוקף טכני או משפטי.

הפתרון: שימוש בחתימה מאושרת ומוגנת

בעידן הדיגיטלי של היום, שבו מסמכים אלקטרוניים הפכו לחלק בלתי נפרד מהחיים העסקיים והאישיים, אימות זהות ושלמות המסמך הינו קריטי מתמיד. חתימה דיגיטלית היא מענה טכנולוגי מתקדם שמהווה את המקבילה האלקטרונית לחתימה פיזית (ידנית), והיא משלבת יכולות אבטחה וזיהוי משופרות ועדיפות בהרבה.

מערכת "חתימה ירוקה", כדוגמה, מציעה פתרון אמין ויעיל העומד בדרישות "חוק חתימה אלקטרונית" הישראלי, ומבטיחה את העקרונות המרכזיים הבאים, כדי למנוע זיוף חתימה:

1. אימות זהות: זיהוי מוחלט של זהות החותם, המונע התחזות.
2. שלמות המסמך: כל שינוי במסמך לאחר החתימה מזוהה באופן מיידי.

פתרונות אלה משלבים לעיתים קרובות אימות רב-שלבי (MFA), כמו קוד חד-פעמי (OTP) הנשלח לנייד, ומספקים תיעוד מלא (Audit Trail) של כל שלבי החתימה, המתעד כל פעולה, מוסיף שכבת אבטחה חיונית וקריטית למניעת התחזות.

מתי הכרחי לבצע בדיקת זיוף חתימה דיגיטלית?

הצורך בבדיקת זיוף חתימה דיגיטלית קיים בכל התעשיות, ולמעשה בכל פעולה עסקית, משפטית או פיננסית שבה חייבים לבדוק את שלמות המסמך הדיגיטלי וזהות החותמים. הדבר קריטי במיוחד במסגרת עסקאות פיננסיות כמו חתימה על חוזה הלוואה מגוף פיננסי מסוים, הליכים משפטיים כמו חוזים ותצהירים שונים, קבלת אישורים רגולטוריים לעסק, מסמכי ניהול חשובים לדוגמה פרוטוקול של ישיבות ההנהלה או חברי הדירקטוריון, הגשת מסמכים במסגרת מכרזים לגופים ממשלתיים וציבוריים ועוד.

בתוך כך, בדיקת חתימה דיגיטלית היא לא עניין שרירותי, אלא צורך קריטי בתעשיות ומצבים מסוימים:

• הליכים משפטיים וחוזים: חתימה על חוזים, תצהירים, ייפוי כוח, כתבי טענות, הסכמי גישור ומסמכי נוטריון.
• עסקאות פיננסיות: מסמכים בנקאיים, פתיחת תיק לקוח, הסכמי הלוואה, הסכמי השקעה או מסמכי ביטוח.
• מכרזים: הגשת הצעות ומסמכים למכרזים ממשלתיים וציבוריים, שבהם נדרשת חתימה מאובטחת.
• אישורים רגולטוריים: הגשת מסמכים לרשויות המדינה כגון רשות המיסים, רשם החברות ורשם הקבלנים.
• מסמכים תאגידיים: פרוטוקולים של ישיבות דירקטוריון, אישור דוחות כספיים או החלטות הנהלה.

איך מזהים זיוף חתימה? מדריך מעשי לבדיקת מסמכים

כדי לבדוק את אמינות המסמך באופן עצמאי, לדוגמה בדיקת מסמך PDF שנחתם, עליכם לבצע את הצעדים הבאים:

1.פתיחת "חלונית החתימות" :(Signature Panel) רוב התוכנות המודרניות לקריאת מסמכי PDF כוללות חלונית חתימות. באפשרותכם לפתוח קובץPDF בתוכנת Adobe Acrobat Reader, ובצד שמאל של המסך תופיע חלונית עליה יש ללחוץ. במידה והמסמך חתום, החתימה תופיע עם חיווי ויזואלי. לחיצה על פרטי החתימה תציג בפניכם את התעודה הדיגיטלית שבה תמצאו את שם החותם, תאריך תפוגה ושם הגורם המאשר.

2. זיהוי החיווי הוויזואלי: החלונית תציג לכם אייקון קטן ליד החתימה.

• וי ירוק: חתימה תקינה ומהימנה.
• סימן קריאה צהוב או איקס אדום: החתימה בעייתית. סימן קריאה יכול להעיד על בעיית תוקף של התעודה, ואילו איקס אדום מעיד על בעיה חמורה כמו חתימה לא מאושרת או שינוי של המסמך.

3. בדיקת פרטי התעודה: לחצו על החתימה כדי לפתוח את חלון הפרטים. שם תוכלו לבדוק:

• זהות הגורם המאשר :(Issuer) ודאו שהחתימה הונפקה על ידי גורם מוכר ואמין, למשל, חברה המופיעה ברשימת הגורמים המאשרים של המדינה.
• תוקף התעודה: ודאו שהתעודה עדיין בתוקף. תעודה שפג תוקפה עלולה לפסול את המסמך.
• שלמות המסמך: חפשו התרעות על שינויים במסמך שנעשו לאחר החתימה. המערכת תציג התרעה ברורה על כך.
• בדיקת התאמה: ודאו שהשם המופיע בתעודה תואם לשם החותם בפועל על גבי המסמך.

4. במקרה של ספק: אם אתם מזהים בעיה כלשהי, אל תסתמכו על המסמך. צרו קשר עם השולח בערוץ תקשורת חלופי כמו טלפון, וודאו את אמינותו.

כלים דיגיטליים לבדיקת זיוף חתימה במסמכים בארגון

חשוב לציין כי ארגונים המתמודדים עם נפח עצום של מסמכים דיגיטליים חתומים יכולים לייעל את התהליך באופן משמעותי בעזרת מערכות אוטומטיות לאימות ולניהול חתימות. כלים חכמים אלו סורקים ומאמתים באופן מרוכז כל מסמך PDF חתום שנכנס לארגון. המערכת מזהה באופן מיידי כל חריגה או ניסיון זיוף ומתריעה עליה. בנוסף, מערכות אלו יכולות להתממשק למערכות הליבה של הארגון, כמו CRM או ERP , ובכך להבטיח שרק מסמכים תקינים ומאומתים יתקבלו להמשך תהליכי העבודה בארגון.

כיצד למנוע זיופים מראש?

גישה פרואקטיבית היא המפתח למניעת זיוף מסמכים דיגיטליים חתומים. בארגונים, מומלץ לאמץ את הכלים הבאים כדי להבטיח את אמינות המסמכים:

הטמעת אימות רב-שלבי :(MFA) דרישה לקוד חד-פעמי (OTP) הנשלח לנייד כחלק מתהליך החתימה מספקת שכבת הגנה קריטית.

• שמירה על תיעוד מלא :(Audit Trail) ודאו שהמערכת בה אתם משתמשים מתעדת כל פרט ופעולה במהלך תהליך החתימה באופן שאינו ניתן לשינוי.

ההשלכות המשפטיות של זיוף חתימה אלקטרונית

זיוף חתימה דיגיטלית הוא לא רק בעיה טכנית, אלא עבירה חמורה. חוק חתימה אלקטרונית, התשס"א-2001 והמקבילה האירופאית לחוק זה שנקבעה ברגולציית eIDAS, מתייחסים למעמד המשפטי של חתימה אלקטרונית. לכן, חשוב לדעת כי זיוף חתימה על מסמך יכול להוביל לביטול חוזים, לחשוף את הארגון לתביעות נזיקין, לגרום לאובדן כספי ניכר ובמקרים חמורים אף להוביל לאחריות פלילית של המזייף.

בדיקת חתימה דיגיטלית – צעד הכרחי באבטחת מידע

לסיכום, חתימה דיגיטלית היא כלי יעיל, נוח ומהיר, אך רק כאשר משתמשים בו נכון. אימוץ פתרונות מאושרים וביצוע בדיקות שגרתיות אינם מותרות, אלא צעד הכרחי להבטחת האמינות העסקית וההגנה המשפטית בעולם המודרני. על ידי הבנת ההבדלים בין הרמות השונות של החתימה ויישום הנחיות הבדיקה, תוכלו להגן על עצמכם ועל הארגון שלכם מפני נזקים פוטנציאליים, ולשפר את אבטחת המידע בארגון.