חוזה דיגיטלי

הטכנולוגיות החדשניות משנות את כל היבטי החיים, וכיום גם תהליך החתימה על מסמכים וטפסים חשובים עובר מהפכה דיגיטלית וירוקה.

אם אתם מחפשים מערכת מתקדמת ליצירת ולעריכת טפסים מקוונים וחוזים דיגיטליים ומעוניינים לשדרג את העבודה בעסק שלכם ולהגדיר תהליכי עבודה באופן אוטומטי באמצעות מעבר לטפסים דיגיטליים כדאי לכם להכיר את חברת חתימה ירוקה, החברה המובילה מציעה מערכת טפסים מקוונים בענן המאפשרת לכם ליצור חוזה דיגיטלי בקלות ולהחתים לקוחות וספקים מרחוק.

המערכת החדשה של חתימה ירוקה מאפשרת לכם להקים מסמכים מסוגים שונים, בקליק מהיר. ניתן לשמור תבניות במערכת, להוסיף ולסמן שדות למילוי במסמך, לעצב את המסך בהתאם לצרכי העסק והמיתוג, ויש אפשרות לשלוח את המסמך, למשל חוזה דיגיטלי לחתימה, לאיש קשר יחיד או לקבוצה של אנשי קשר במייל ו/או בסלולר. המשיכו לקרוא על המשמעות של חוזה דיגיטלי, היתרונות שהוא מביא ותהליך הבנייה.

מהו חוזה דיגיטלי ומדוע הוא חיוני?

באופן כללי, חוזה דיגיטלי הינו מסמך עסקי חשוב, שיכול להיות גם מסמך בעל תוקף משפטי מחייב, הנחתם ומנוהל באופן אלקטרוני, ללא הדפסת המסמך וללא שימוש בנייר. החוזה הדיגיטלי הוא הסכם כתוב ומפורט בין שני צדדים כולל תיאור תנאים והגבלות של מערכת היחסים בין שני הצדדים הכפופים לחוזה. החוזה הדיגיטלי מאפשר חתימה מרחוק, כלומר חתימה דיגיטלית מאובטחת העומדת בדרישות החוק, והעבודה עם חוזים מקוונים נועדה להחליף את שיטות העבודה המסורתיות והמסורבלות יותר, לייעל את תהליכי העבודה, לחסוך משאבים ועוד.

בעולם העסקי המודרני, הדינמי והתחרותי שבו זמן שווה כסף וקיימות מהווה ערך מרכזי ועליון בקרב ארגונים, לכן המעבר לשימוש בחוזה דיגיטלי הוא לא מטעמי נוחות אלא הכרח עסקי החשוב גם מבחינת השמירה על הסביבה. העבודה עם חוזה דיגיטלי לחתימה מרחוק הפכה לפעולה נפוצה בעולם הדיגיטלי של היום, וכך עסקים וארגונים יכולים ליצור ולנהל מסמכים וטפסים מקוונים בקלות.

מהם היתרונות המרכזיים של חתימה על חוזה דיגיטלי?

עסקים וארגונים רבים עובדים עם חוזים דיגיטליים בגלל היתרונות הרבים והמהותיים של חתימה על חוזה דיגיטלי, הן בפן העסקי והן בפן הסביבתי. היתרונות הבולטים הינם:

1. ייעול תהליכי עבודה – העבודה עם חוזה דיגיטלי לחתימה מרחוק מהירה ויעילה מאוד, מאחר שאין צורך להמתין לשליחים כדי לחתום על חוזה מסוים, להדפיס את החוזה ולסרוק אותו בחזרה. בלחיצת כפתור ניתן לשלוח את החוזה הדיגיטלי לנמען אחד או למספר נמענים, והחוזה החתום נשלח חזרה בזמן קצר וכך ניתן לייעל תהליכים בארגון ולקצר את הזמן הנדרש לסגירת עסקאות, הזמנות ועוד.
2. חיסכון במשאבים – עבודה עם מערכת מתקדמת כמו חתימה ירוקה מבטיחה חיסכון משמעותי במשאבים וניתן לקצץ את עלויות ההדפסה, דיו, נייר, שליחויות וארכיב פיזי. החיסכון המצטבר יכול להגיע לסכומים משמעותיים מאוד, במיוחד בקרב ארגונים ועסקים בעלי נפח פעילות גבוה.
3. אבטחה גבוהה – פלטפורמה לצורך בניית חוזה דיגיטלי ועבודה עם מסמכים מקוונים מבטיחה אבטחת מידע ברמה גבוהה במיוחד, מאחר שאלו מערכות מתקדמות העומדות בתנאי הרגולציה והחוק, והן כוללות יכולות הצפנה מתקדמות, אימות זהות קפדני ושימוש בטכנולוגיות מאובטחות לחתימה אלקטרונית. קשה לזייף חוזים דיגיטליים וניתן לעקוב אחר שינויים שבוצעו בהם, לכן אלו מסמכים אמינים ומאובטחים יותר.
4. תוקף משפטי – לחוזה הדיגיטלי יש תוקף משפטי מחייב בישראל בהתאם לחוק חתימה אלקטרונית, תשס"א-2001, יחד עם זאת תמיד יש להתייעת עם הגורמים המשפטיים בארגון כדי לקבל מה את הייעות המשפטי הרלוונטי לסוגי מסמכים וחוזים שונים.
5. נוחות ונגישות בכל זמן ומכל מקום – אחד מהיתרונות הבולטים של חתימה על חוזה דיגיטלי הוא האפשרות לחתום על המסמך החיוני מכל מקום בעולם ובכל זמן. לכן, זהו פתרון המאפשר גמישות מרבית לארגונים ולעסקים והלקוחות זוכים לשירות נוח, יעיל, מתקדם וחדשני. יש אפשרות לעבוד עם חוזים דיגיטליים למטרות שונות ולצרכים כמו הסכם עבודה, הצעות מחיר, הזמנות רכש, טופסי 101, חוזה לקליטת עובד חדש ועוד.
6. פתרון ירוק – המעבר לחתימה ירוקה ועבודה עם חוזים ומסמכים דיגיטליים תורמים להפחתה משמעותית בצריכת נייר ומביאה לצמצום בכריתת העצים ולהפחתת טביעת הרגל הפחמנית. זו אפשרות מצוינת עבור עסקים וארגונים לתרום לשמירה על הסביבה ולהצטייר כארגון ירוק.
7. מעקב ובקרה – העבודה עם חוזים דיגיטליים מאפשרת מעקב ובקרה בצורה נוחה ויעילה, וכל המסמכים שמורים בארכיון ממוחשב, ללא קלסרים וארכיב פיזי.

בניית חוזה דיגיטלי – תהליך פשוט ואינטואיטיבי

כדאי לדעת כי תהליך בניית חוזה דיגיטלי באמצעות מערכת מתקדמת כמו חתימה ירוקה הוא תהליך פשוט ואינטואיטיבי. השלבים העיקריים לבניית חוזה דיגיטלי לחתימה מרחוק:

• העלאת מסמך (וורד, PDF) לפלטפורמה או יצירת מסמך חדש.
• הגדרת שדות בחוזה שבהם יש למלא תאריך, שם, פרטים נוספים וחתימה.
• שליחת החוזה הדיגיטלי לנמענים, כולל אפשרות לבצע סבב חתימות של כמה חותמים על החוזה
• חתימה על החוזה הדיגיטלי מרחוק (הנמען מקבל התראה על מסמך לחתימה).
• קבלת המסמך החתום בחזרה אל השולח ושמירה בארכיב ממוחשב בענן.

לסיכום, עסקים וארגונים רבים עובדים עם חוזים ומסמכים דיגיטליים וזו מגמה עולמית ההולכת ומתחזקה עם השנים. מערכת חתימה ירוקה מציעה פתרון מקיף ומקצועי העונה על הצרכים העסקים והסביבתיים בעידן הדיגיטלי המודרני של היום, והיא מאפשרת ליהנות מיתרונות רבים, לכן כדאי גם לכם לרכוש מנוי למערכת ולהצטרף למהפכה הדיגיטלית.