טופס הכרת לקוח

האם גם אתם צריכים?

מה זה טופס הכרת לקוח? מי חייב לנקוט בנוהל הכרת לקוח? עבור מי קיים הטופס הייעודי להכרת הלקוח? מדוע הטופס שימושי עבור בעלי עסקים בתחומים שונים ומה הטופס חייב לכלול? האם לקוחות חייבים למלא את הטופס ולחתום עליו? האם אפשר להכין ולשלוח טופס הכרת לקוח דיגיטלי בעזרת מערכת יצירת טפסים מקוונים? 

ובכן, בעקבות תיקון מס' 13 לחוק איסור הלבנת הון, התשע"ד-2014 ולאור הוראות צו איסור הלבנת הון (חובות זיהוי, ניהול רישומים של נותן שירות עסקי למניעת הלבנת הון ומימון טרור), התשע"ה-2014, חלה חובה על נותני שירות עסקי, ובהם רואי חשבון ועורכי דין, לנקוט בנוהל הכרת לקוח עוד בטרם מתן השירות ללקוח. לאחר שנותן השירות מקבל את הטופס המצוי בתוספת הראשונה לצו, עליו לאמת את זהות הלקוח ולהעריך האם יש בשירות העסקי המבוקש סיכון למקרים כמו הלבנת הון ו/או מימון טרור.

עבור מי קיים טופס הכרת לקוח?

כדאי לדעת כי טופס הכרת לקוח, באנגלית KYC – Know Your Customer, הוא מסמך קריטי וחיוני עבור עסקים וארגונים. הטופס חיוני בעיקר עבור עסקים וארגונים בתחומים רגולטיביים, כלומר עבור נותני שירות עסקי בתחומים כמו בנקאות, ביטוח, עריכת דין, פיננסים ונדל"ן.

הטופס הייעודי להכרת הלקוח מאפשר לנותני שירות עסקי ולעסקים נוספים לאסוף מידע על הלקוחות שלהם, כולל פרטים אישיים מזהים, פרטים הנוגעים לתעסוקה ומידע נוסף, וכך העסק נותן השירות ממזער סיכונים פיננסיים ומונע הונאות ותרמיות שונות כמו פעילות לא חוקית כגון הלבנת הון או מימון טרור. בנוסף, הטופס מאפשר לנותני השירות להתאים את השירותים שלהם לצורכי הלקוח, והעסק עומד בדרישות הרגולטוריות שנקבעו בתיקון מס' 13 לחוק איסור הלבנת הון ובהוראות צו איסור הלבנת הון.

כמה הוא שימושי?

הליך הזיהוי והכרת הלקוח באמצעות מילוי טופס הכרת לקוח המצוי בתוספת הראשונה לצו הוא הליך שימושי וחיוני עבור עסקים ותאגידים, ובמיוחד עבור נותני שירות עסקי כמו עורכי דין, רואי חשבון, יועצים פיננסיים ועסקיים, בנקים, חברות ביטוח, חברות מימון וחברות בענף הנדל"ן.

הליך הזיהוי מחייב תהליך זיהוי פנים פרונטלי מול נותן השירות העסקי, וזאת על פי הוראות סעיף 6 לצו. יחד עם זאת, כיום ניתן לבצע הליך זיהוי באמצעות טכנולוגיות חדשניות, לכן מקובל לשלוח טופס הכרת לקוח דיגיטלי. לאחר שהלקוח ממלא  טופס דיגיטלי להכרת הלקוח, נותן השירות יכול לבצע זיהוי שאינו פנים מול פנים באמצעות שיחת וידאו בזום או בעזרת אמצעי טכנולוגי חזותי אחר.

חשוב לציין כי הטופס הייעודי להכרת הלקוח הינו חובה עבור נותני שירות עסקי בהתאם לתיקון בחוק, אך הטופס משרת היטב גם עסקים וארגונים המעוניינים להכיר טוב יותר את לקוחותיהם על מנת להתאים עבורם שירות איכותי ומותאם אישית.

מה אמור להכיל טופס הכרת לקוח?

באופן כללי, טופס הכרת לקוח הוא מסמך בן חמישה עמודים המכיל שני חלקים מרכזיים. חלק א' כולל פרטי זיהוי של היחיד או של התאגיד, מידע על עיסוקו של הלקוח, מידע האם השירות העסקי נועד עבור הלקוח או לנהנה אחר, בירור לעניין איש ציבור, הצהרת הלקוח וחתימתו.

חלק ב' לטופס הכרת לקוח מהווה אישור על ביצוע הזיהוי וכולל בסיומו אישור של נותן השירות העסקי בדבר עיון בנתוני הכרת הלקוח, לרבות חתימה של נותן השירות העסקי. חשוב לזכור כי ניתן לבצע זיהוי של הלקוח פנים מול פנים לפי סעיף 6 לצו או זיהוי שאינו פנים מול פנים לפי סעיף 7.

האם הוא חובה למילוי וחתימה?

נותן שירות עסקי חייב לפני מתן השירות ללקוח לוודא כי יש בידיו פרטי זיהוי של הלקוח או נהנה אחר מהשירות, בהתאם לנדרש בצו, בין אם במישרין ובין אם בעקיפין, וזאת על פי הקבוע בסעיף 8ב(ב)(1) לחוק איסור הלבנת הון.

החובה למלא ולחתום על הטופס הייעודי להכרת הלקוח מפורטת בצו איסור הלבנת הון, ונותן השירות העסקי אינו רשאי לתת שירות עסקי ללקוח ללא מילוי הטופס ועיון בפרטים, וללא נקיטת הליך זיהוי בהתאם להוראות.

מה היתרונות של טופס דיגיטלי להכרת הלקוח?

נותני שירות עסקי וכן עסקים וארגונים אחרים הזקוקים לנוהל הכרת לקוח, יכולים לשלוח טופס הכרת לקוח דיגיטלי. עסקים רבים מעוניינים להפחית סיכונים לכן הם אוספים מידע על הלקוח בטרם מתן שירות, על כן הטופס יכול לשרת היטב כל עסק, חברה, ארגון ותאגיד, לא רק נותני שירות עסקי.

בתוך כך, הטופס חיוני בעיקר עבור נותני שירות עסקי החייבים לנקוט בהליך זה לפי דין. כך לדוגמה, ניתן לשלוח טופס הכרת לקוח לעורך דין, רואה חשבון, יועץ מס וכד'. בעזרת מערכת יצירת טפסים מקוונים כמו מערכת חתימה ירוקה, ניתן להכין טופס דיגיטלי להכרת הלקוח ולשלוח אותו ישירות לנייד או למייל של הלקוח לצורך מילוי והוספת חתימה על מסמכים מרחוק.

האפשרות להוסיף חתימה על מסמכים אונליין מרחוק חוסכת זמן ומשאבים רבים לשני הצדדים, הן לנותן השירות העסקי והן ללקוחותיו. בנוסף לזאת, העבודה עם טפסים דיגיטליים משפרת את התהליך ומאפשרת לזהות את הלקוח בצורה מאובטחת ואמינה, והלקוחות של נותן השירות העסקי זוכים לחוויית שירות מתקדמת ונוחה, וכך גם חוסכים נייר ומפחיתים עלויות בעסק של נותן השירות.