ייעול תהליכי עבודה
בעולם העסקי התחרותי והדינמי של היום, ייעול תהליכים הינו קריטי ולא רק אופציה, מאחר שחברות וארגונים, כולל עסקים קטנים ובינוניים, חייבים לייעל ולשפר יכולות ותהליכים, לחסוך משאבים ולהתמקד בצמיחה. היכולת לבצע ייעול תהליכי עבודה בארגון מאפשרת לעסקים וחברות בכל סדר גודל לשפר ביצועים, לחסוך עלויות ומשאבים, להגדיל פרודוקטיביות ולעמוד ביעדי הצמיחה והמכירות. למעשה, ייעול ארגוני הוא המפתח להצלחה עסקית ולצמיחה מתמדת של הארגון.
המומחים של מערכת חתימה ירוקה הכינו מדריך בנושא ייעול תהליכים עסקיים בארגון. המדריך מספק מידע ועונה על שאלות מרכזיות כמו מהן המטרות בייעול תהליכים בארגון, מהם האתגרים, מהם השלבים המרכזיים ואיך מערכת מתקדמת טכנולוגית לניהול ויצירת מסמכים וטפסים דיגיטליים מסייעת בתהליך זה.
מה המטרות של שיפור וייעול תהליכים בארגון?
חשוב לציין כי ייעול תהליכים טומן בחובו שורה ארוכה של מטרות, מאחר ושזהו תהליך שנועד להשפיעה בצורה חיובית ומשמעותית על הצלחת העסק, החברה או הארגון. לתהליך זה יש מספר מטרות מרכזיות:
- שיפור והגברת יעילות ופרודוקטיביות – אחת מהמטרות המרכזיות לייעול תהליכי עבודה היא שיפור והגברת יעילות ופרודוקטיביות, בין היתר באמצעות ביטול צווארי בקבוק בארגון, ביטול שלבים מיותרים והתמקדות בנושאי הליבה על מנת להגדיל את הפרודוקטיביות והרווחיות.
- שיפור יעילות תפעולית – בעזרת ייעול תהליכי עבודה ניתן לשפר את היעילות התפעולית, תוך ניצול אופטימלי של המשאבים הקיימים, בדגש על כוח אדם, זמן עבודה, טכנולוגיה והקצאת משאבים מיטבית.
- שיפור השירות ושביעות רצון הלקוחות – שיפור וקיצור זמני ביצוע של תהליכי העבודה בארגון מייעלים את השירות הניתן ללקוחות העסק או הארגון ומגביר את שביעות רצונם של הלקוחות הקיימים והחדשים.
- בקרת איכות – הגדרת נהלים והטמעת תהליכי בקרה, בין היתר באמצעות כלי אוטומציה, ממזערת טעויות אנוש ומשפרת את איכות המוצרים ו/או השירותים המסופקים ללקוחות העסק.
- שיפור בתגובת הארגון לשינויים – העולם העסקי הדינמי והתחרותי משתנה ללא הרף, לכן שיפור תהליכים בארגון מאפשר לארגון להסתגל במהירות לשינויים בשוק, כולל תגובה מהירה לשינויים טכנולוגיים, דרישות שוק משתנות, רגולציה ועוד.
- שיפור בתהליך קבלת ההחלטות – מטרה מרכזית נוספת המאפשרת לארגון לשפר ולייעל את תהליכי קבלת ההחלטות, ומקבלי ההחלטות יכולים לקבל החלטות מושכלות המבוססות על נתוני אמת עדכניים.
- שיפור בשביעות רצון העובדים – ייעול תהליכי עבודה משפר את שביעות רצונם של העובדים ומבטיח סביבת עבודה נעימה לכן המוטיבציה של העובדים גוברת והארגון נמנע מנטישת עובדים איכותיים.
מה האתגרים המרכזיים בייעול תהליכים?
ייעול ושיפור תהליכים בארגון מבטיח יתרונות רבים, אך ישנם לא מעט אתגרים וחשוב להתמודד איתם נכון כדי שהתהליך יצליח:
- השקעה ראשונית ומשאבים מוגבלים – תהליך ייעול בארגון הינו ממושך ודורש השקעה ראשונית גבוהה יחסית, בין אם בטכנולוגיות מתקדמות ובין אם בייעוץ חיצוני, הדרכות והטמעת מערכות חדשות. נדרשים משאבים לצורך אפקטיביות התהליך ואם יש משאבים מוגבלים התהליך צפוי להיות מאתגר.
- התנגדות עובדים ומנהלים – התנגדות מצד עובדים ומנהלים לשינויים בארגון מונעת שיפור יכולות בעבודה ומפחיתה את האפקטיביות של ייעול התהליכים.
- חוסר ידע וכלים – כדי שייעול תהליכים יצליח וייעשה בדרך מקצועית נדרש ידע בניהול פרויקטים, הכרות ועבודה נכונה עם כלים לייעול ולשיפור תהליכים, יכולות ניתוח וזיהוי התהליכים שיש לשפר, מנהיגות שתאפשר את הטמעת התהליך בארגון והכשרה מקצועית של אנשי המפתח בארגון.
- מדידה ובקשה – יש להגדיר מדדי KPI ברורים ולשפר את יכולות הניטור, המעקב והבקרה אחר הצלחת התהליך, וחשוב להפיק לקחים ולהגיע לתובנות כדי לבצע שינויים בהתאם לצורך.
שלבים מרכזיים בייעול תהליכים
- זיהוי מטרות, הגדרת מדדים ואיסוף מידע.
- מיפוי תהליכים קיימים בארגון, בדגש על תהליכי עבודה, צווארי בקבוק ובעיות קיימות.
- תכנון תהליך הייעול ופישוט תהליכים הגורמים לצווארי בקבוק ולחוסר יעילות.
- הטמעת פתרונות לרבות כלי אוטומציה וטכנולוגיות הנדרשים לייעול התהליכים בארגון.
- יישום השינויים תוך ניטור, מעקב, בקרה וניתוח מדדי KPI.
- מעקב ובקרה אחר התוצאות, הפקת לקחים והתאמת שינויים בהתאם לצורך.
מי בעלי התפקידים שתהליכי העבודה נוגעים אליהם?
ייעול תהליכים בארגון נוגע בעיקר לבעלי התפקידים הבאים: הנהלה בכירה ומקבלי ההחלטות בארגון, ראשי מחלקות ואגפים, מנהלי פרויקטים ומנתחי מערכות, בכירים במחלקת משאבי אנוש, עובדים ומנהלים במחלקות תפעול, מכירות ושירות לקוחות.
איך ייעול תהליכים קשור למערכת חתימה ירוקה?
אחד מהפתרונות הטכנולוגיים המתקדמים לייעול תהליכים בארגון הוא עבודה עם מערכת חתימה ירוקה, כלומר עבודה עם מסמכים וטפסים דיגיטליים. המערכת המתקדמת מאפשרת ללקוחות ולספקים לחתום מרחוק על מסמכים חשובים כמו הזמנת עבודה, הזמנות רכש או והזמנה לרכישת מוצר, לערוך סבבי חתימות בקלות, לחסוך עלויות ומשאבים, לקצר זמני תגובה, לפשט תהליכים ולשפר את השירות ללקוחות.