מה זה MAKE?

MAKE, הידועה בשמה הקודם Integromat, היא כלי אוטומציה עוצמתי המאפשר לחבר בין אפליקציות, מערכות מידע, תוכנות ושירותים שונים, ליצירת תהליכים אוטומטיים מורכבים בין ותוכנות שונות – ללא צורך בכתיבת קוד. הפלטפורמה משמשת כגשר דיגיטלי שמאפשר לבצע תהליכים דיגיטליים מקלה אל קצה, תוך עירוב של מערכות ותוכנות שונות לביצוע משימה, לדוגמה על ידי הגדרת טריגרים (גורמים) ופעולות, ובכך חוסך זמן יקר ומגביר את היעילות הארגונית.

חשוב לדעת כי MAKE מציע ממשק ויזואלי ידידותי ונוח למשתמש, המאפשר ליצור אוטומציות מורכבות, וזהו הכלי האולטימטיבי לעסקים המעוניינים לייעל את זרימות העבודה שלהם. הפלטפורמה המתקדמת מאפשרת ליצור בקלות תהליכים אוטומטיים על ידי הגדרת טריגרים ופעולות, בצורה נוחה, פשוטה וברורה, על ידי גרירה ושחרור של רכיבים שונים.

כלי האוטומציה המתקדם מסייע לבעלי עסקים קטנים ובינוניים, למנהלי תפעול, למנהלי שיווק ולכל מנהל או גורם אחר המעוניין לחסוך זמן ולהגביר יעילות ארגונית. הכלי העוצמתי מונע תסכול רב שמוכר היטב לבעלי עסקים ומנהלי תפעול ושיווק, בגלל בזבוז זמן יקר על משימות חוזרות וסיזיפיות, כמו הוספת רשומה חדשה לקובץ ב-Google Sheets בכל פעם שאדם נרשם לניוזלטר, עדכון פרטי לקוח במערכת CRM, יצירת ועדכון אירוע חדש בלוח השנה של גוגל לאחר הוספת משימה ב-Trello, מעקב אחר סטטוס חתימות בארגון ועוד.

כל הפעולות האלה, ועוד רבות אחרות, שהן קריטיות להצלחת העסק, גוזלות זמן, אנרגיה ומשאבים שהיו יכולים להיות מושקעים במשימות הליבה בארגון, למשל מכירות, פיתוח, מחקר ועוד. MAKE מחליפה משימות ידניות חוזרות בתהליכים אוטומטיים,, למשל קליטת לידים מהמייל או מטופס בפייסבוק ישירות לגוגל שיטס.

איך MAKE עובד?

הפלטפורמה של MAKE פועלת על פי מודל לוגי של תרחישים (Scenarios) שתפקידם להגדיר זרימת עבודה. כל תרחיש הוא תהליך אוטומציה שלם ועל מנת להבין כיצד הפלטפורמה עובדת חשוב להכיר את המושגים הבסיסיים הבאים:

• תרחיש (Scenario) – תהליך אוטומציה מלא ושלם.
• טריגר (Trigger) – הפעולה להתחלת התהליך, לדוגמה מילוי טופס.
• מודול (Module) – פעולה המתבצעת במהלך התהליך, לדוגמה שליחת הודעה.
• ראווטר (Router) – פיצול התהליך למספר מסלולים שונים בהתאם לתנאים ולסינון המוגדרים מראש. לדוגמה, שליחת לידים המגיעים מטופס בפייסבוק למייל הנכון של אחד מסניפי הרשת.
• פעולה (Operation) – כל פעולה המתבצעת בפועל באמצעות הפעלת טריגר במערכת.

כדאי לדעת כי באמצעות פלטפורמת MAKE ניתן לבצע שני סוגים של פעולות:

• טריגרים – יצירת האירוע להתחלת התהליך האוטומטי, במילים אחרות הטריגר הוא האות שגורם למערכת לפעול. לדוגמה, ליד חדש שנכנס למערכת מטופס ייעודי באתר או מדף נחיתה.
• פעולות – משימות המבוצעות בעקבות הפעלת הטריגר, לדוגמה יצירת כרטיס לקוח ושמירת פרטי הלקוח במערכת CRM, שליחת מסרון או מייל תודה ללקוח שנרשם לרשימת דיוור של העסק וכו'.

דוגמאות שימושיות לאוטומציה עם MAKE

פלטפורמת MAKE מאפשרת לכם לחבר בין מערכות שונות בצורה ברורה, יעילה ופשוטה. הפלטפורמה יכולה לשדרג את העסק שלכם במגוון רחב של תחומים ולייעל את התהליכים העסקיים בדרך משמעותית ומותאמת אישית לצרכי העסק, וזאת ללא צורך בכתיבת קוד.

הכלי המתקדם והיעיל מאפשר לבעלי עסקים, מנהלי שיווק ומנהלי תפעול להכניס אוטומציה לתהליכים פשוטים או מורכבים בארגון, ולחסוך זמן עבודה יקר. לפניכם מספר דוגמאות לשימושים נפוצים ליצירות אוטומציות שישדרגו את העסק שלכם:

• חיבור לידים למערכת CRM בעסק.
• חיבור לידים למערכת דיוור חיצונית.
• שליחה אוטומטית של הודעות וואטסאפ ומסרונים ללקוחות בעקבות קבלת לידים ממערכות שונות.
• רישום אוטומטי של לקוח חדש במערכת CRM שהשלים סליקת אשראי במערכת הנהלת חשבונות בענן.
• הקמה ושליחת הצעת מחיר ללקוח.
• קליטת נתונים בגוגל שיטס לאחר קבלת פנייה מטופס בגוגל, ושליחת מייל תודה אוטומטי ללקוח.

לפלטפורמה המתקדמת של MAKE יש יתרונות משמעותיים לעסקים, מאחר שהיא יכולה להפוך תהליכים עסקיים ותפעוליים לאוטומטיים, בצורה יעילה ומדויקת, ללא צורך בידע ובכתיבת קוד:

1. ייעול תהליכים וחיסכון בזמן: אחד מהיתרונות המרכזיים של כלי האוטומציה הוא היכולת לבטל עבודה ידנית וחוזרת. במקום שמנהלי שיווק, מכירות או תפעול יעבירו נתונים ידנית ממערכת אחת לאחרת, MAKE עושה זאת באופן אוטומטי. כלומר, העסק יכול ליצור אוטומציה של זרימת עבודה ולחסוך בשעות עבודה.
2. דיוק ואמינות נתונים: המערכת מבטיחה דיוק ואמינות נתונים מאחר שהיא מצמצמת טעויות אנוש, ובנוסף המידע בעסק יהיה תמיד עדכני ומדויק, לכן מקבלי ההחלטות ואנשי מחלקת המכירות בעסק יכולים לקבל החלטות מושכלות המבוססות על נתונים עדכניים.
3. גמישות, מורכבות ואינטגרציה: המערכת מציעה גמישות בהשוואה לכלים מתחרים, ומאפשרת ליצור תרחישים מורכבים במיוחד. המערכת מציעה ממשק ויזואלי ידידותי למשתמש עם אפשרות גרירה ושחרור וכן מפות ויזואליות נוחות, לכן זהו פתרון נגיש ונוח גם למי שאינו מתכנת. כמו כן, ניתן להגדיר פילטרים ליצירת תנאים מורכבים, והפלטפורמה תומכת באלפי מערכות ואפליקציות, לכן ניתן לבצע אינטגרציה עם כלים רבים, ובהם כמובן מערכת חתימה ירוקה.
4. שיפור חוויית הלקוח: יצירת אוטומציה בעסק משפיעה ישירות על הקשר עם לקוחות העסק, וניתן באמצעות המערכת ליצור תרחיש לתגובה מיידית כאשר ליד חדש נכנס, להגדיר תהליכים אוטומטיים לשליחת הודעות מותאמות אישית, לשלוח תזכורות בזמן הנכון, וכך העסק משפר תדמית, משדר מקצועיות ומציע חוויית לקוח טובה בהרבה.
5. חסם כניסה נמוך: המערכת מתאימה לעסקים קטנים ובינוניים ומאפשרת להם ליהנות מאוטומציה מתקדמת בעסק, ללא השקעות יקרות בפיתוח וכתיבת קוד.

אוטומציה ייעודית: אינטגרציה בין MAKE לחתימה ירוקה

MAKE משמשת לאוטומציה של מגוון רחב של תהליכים הקשורים כמו תהליכי חתימה דיגיטלית ובניית טפסים דיגיטליים במערכת חתימה ירוקה (2Sign), והשימוש ב=MAKE חוסך זמן יקר ומפחית טעויות אנוש:

• יצירת טיוטת הסכם אוטומטית: בכל פעם שממלאים טופס לידים באתר של העסק שלכם,MAKE יכולה ליצור טיוטת הסכם "חתימה ירוקה" בגוגל דוקס או וורד, תוך שילוב אוטומטי של פרטי הלקוח (שם, מייל, כתובת) ישירות לתוך ההסכם.
• שליחת תזכורות אוטומטיות: אם שכחתם לשלוח תזכורת ללקוח, פעולה סיזיפית שאתם עלולים לפספס, המערכת יכולה לשלוח תזכורות אוטומטיות במייל או ב SMS-ללקוחות שלא חתמו על ההסכם תוך X ימים.
• עדכון סטטוס אוטומטי: כאשר לקוח חותם על הסכם. "חתימה ירוקה" באמצעות הפלטפורמה מעדכנת אוטומטית את סטטוס העסקה ל "Closed Won"- במערכת הCRM – בעסק שלכם, כך שצוות המכירות תמיד מעודכן.
• ארכיב והתחלת תהליך: לאחר שההסכם נחתם, המערכת שומרת את המסמך החתום באופן אוטומטי בתיקייה ייעודית בגוגל דרייב או בדרופבוקס, ומפעילה תהליך המשך אוטומטי, לדוגמה שליחת מייל תודה ללקוח או יצירת משימה למחלקת כספים.

איך מתחילים לעבוד עם make?

התחלת העבודה עם MAKE פשוטה ואינטואיטיבית. כיוון שהמערכת עובדת עם ממשק ויזואלי, אין צורך בידע טכני.

1.פתיחת חשבון: רישום מהיר ופשוט למערכת. MAKE מציעה תוכנית חינמית שמספיקה לרוב המשתמשים המתחילים וכוללת עד 1,000 פעולות ו-2 תהליכים פעילים, ויש מסלולים בתשלום לפי שימוש.

2. יצירת תרחיש ראשון: לאחר ההתחברות למערכת לוחצים בלוח הבקרה על האפשרות "בניית תרחיש (Scenario)", ולאחר מכן בוחרים טריגר או פעולה.

3. יצירת טריגר להפעלת התרחיש: יצירת הטריגר במערכת, לדוגמה מעקב אחר מיילים הכוללים לידים חדשים או שמירת מייל בגוגל שיטס כשורה חדשה. יש מגוון טריגרים שהמערכת מאפשרת להגדיר.

4. יצירת ACTION והגדרת פרמטרים: לאחר הגדרת הטריגר ניתן להגדיר פעולה, ויש להגדיר פרמטרים מתוך הטריגר שיצרתם. לדוגמה הוספת לקוח לרשימת תפוצה הנשלחת בדיוור ישיר או יצירת מסמך במודול הכנסות ושליחתו במייל.

מדריך לחיבור make למערכת "חתימה ירוקה

אינטגרציה עם MAKE מאפשרת לחבר את מערכת "חתימה ירוקה" למאות מערכות אחרות שהעסק שלכם כבר משתמש בהן.

1. בניית תרחיש: בלוח הבקרה הוויזואלי של MAKE בוחרים באפשרות Create new scenario ולאחר מכן בוחרים בטריגר או בפעולה.
2. חיפוש מערכת 2Sign: בחיפוש האפליקציות בוחרים ב-2sign, השם של חתימה ירוקה במערכות האוטומציה, לאחר רכישת מנוי מחתימה ירוקה. רכישת אפליקציית MAKE דרך מוקד המכירות של חתימה ירוקה, מעבר למנוי עצמו למערכת הטפסים הדיגיטליים, כוללת התקנה של האפליקציה ולאחר מכן ניתן לבחור בחיפוש האפליקציות במערכת.
3. בחירת הטריגר או הפעולה: כדי לאפשר למערכת חתימה ירוקה להפעיל תהליך רצוי יש לבחור בטריגר הרצוי, לדוגמה Document Signed כאשר לקוח חתם. אם רוצים שחתימה ירוקה תבצע פעולה בוחרים בפעולה הרצויה, לדוגמה "שלח מסמך לחתימה" (Send Document for Signature ).
4. חיבור חשבון: ביצירת החשבון מומלץ להתייעץ עם איש אינטגרציות מנוסה, כעת בוחרים באופציה "Create a Connection" ומזינים את פרטי ההתחברות למערכת חתימה ירוקה, לרוב באמצעות מפתח API המופץ על ידי חתימה ירוקה למטרות אינטגרציה, כדי לחבר את המערכות בצורה מאובטחת.

דוגמה לתהליך אוטומטי בין חתימה ירוקה למערכת CRM

תהליך זה מייעל את תהליך הקליטה (Onboarding) של לקוח חדש:

• טריגר: איש מכירות מסמן לקוח חדש כ "Deal Won"-(עסקה נסגרה) במערכת ה-CRM.
• פעולה: MAKE מופעלת ויוצרת אוטומטית טיוטת חוזה, תוך שילוב נתוני הלקוח, ושולחת את המסמך ללקוח באופן מיידי דרך "חתימה ירוקה" לחתימה דיגיטלית.

תרחיש זה יכול לעבור על כל הרשומות בגוגל שיטס ולשלוח מסמך לחתימה, לרבות הוספת לינק למסמך המיועד לחתימה בקובץ בגוגל שיטס.

בשלב מאוחר יותר, ולאחר החתימה על המסמך המקוון, אותה שורה בגוגל שיטס, תכיל גם את הלינק למסמך החתום.

יתרונות האינטגרציה והחיבור בין MAKE ל"חתימה ירוקה":

• ייעול תהליכי Onboarding – לקוחות ועובדים חדשים מתחילים תהליך אונבורדינג בצורה מיידית, חלקה וללא עיכובים אנושיים.
• חיסכון משמעותי ומוכח בזמן תפעולי – משימות חוזרות כמו שליחת חוזים, תזכורות ושמירת מסמכים מתבצעות אוטומטית, מה שמפנה עשרות שעות עבודה בחודש.
• צמצום עבודה אדמיניסטרטיבית וטעויות אנוש – הנתונים מוזנים ומתעדכנים אוטומטית במערכות, ללא צורך בהעתק/הדבק או במעקב ידני.
• קיצור מחזורי מכירה – תהליכים אוטומטיים מבטיחים שלקוחות מקבלים חוזים ותזכורות בזמן אמת, מה שמאיץ סגירת עסקאות ומשפר המרות.
• שיפור חוויית הלקוח – תגובות מיידיות, תזכורות אוטומטיות ושירות מקצועי מגבירים שביעות רצון ונאמנות.
• מעקב וניהול מסודר – כל הנתונים והסטטוסים מתעדכנים בזמן אמת במערכת CRM מרכזית, והמסמכים נשמרים בצורה מאורגנת ונגישה.
• שקיפות והחלטות מבוססות נתונים – מידע תמיד עדכני מאפשר למנהלים ולצוותי מכירות לקבל החלטות מושכלות ומהירות.
• צמיחה ללא הגדלת משאבים – האוטומציה מאפשרת להרחיב פעילות עסקית בלי להעמיס על כוח האדם או עלויות נוספות.

למי זה מתאים?

MAKE הוא כלי אוטומציה אידיאלי עבור:

• עסקים קטנים ובינוניים: עסקים שצריכים להיות זריזים ויעילים, אך אינם יכולים להרשות לעצמם להשקיע אלפי שקלים בפיתוח תוכנה מותאם אישית.
• צוותי שיווק ומכירות: צוותים שצריכים להעביר נתונים בין מערכות במהירות, לקצר את זמן התגובה ללידים ולייעל את פאנל המכירות.
• פרילנסרים ואנשי תפעול: כל מי שמבצע משימות חוזרות ורוצה להשתחרר מהן.

חשוב להדגיש כי אין צורך בידע טכני או בכתיבת קוד כדי להשתמש בפלטפורמה. הממשק הנוח והוויזואלי הופך את יצירת האוטומציה לנגישה לכל אחד.

הפלטפורמה המתקדמת של MAKE משנה את כללי המשחק ומסייעת לעסקים, לפרילנסרים ולמנהלי תפעול ושיווק, להפוך תהליכים יקרים ומורכבים לאוטומטיים ומהירים. השילוב בין חתימה ירוקה ל-MAKE הוא דוגמה מושלמת לאופן שבו שתי מערכות עובדות יחד בכדי לייעל תהליכים עסקיים וארגוניים ולשלב אוטומציות בפעילות העסק.

בשורה התחתונה – האינטגרציה עם מערכת חתימה ירוקה יוצרת תהליכים מהירים, מדויקים וחכמים יותר – שמביאים לחיסכון ישיר במשאבים, לשיפור חוויית הלקוח ולהאצת הצמיחה העסקית, כלומר יותר הכנסות בשורת הרווח.

שאלות נפוצות