סוגי חתימות – מילון מושגים

בעלי עסקים, תאגידים ויחידים, כל אלו ועוד משתמשים בסוגים שונים של חתימות על מסמכים, החל מחתימה ידנית רגילה, דרך חתימה אלקטרונית ועד חתימה אלקטרונית מאובטחת או מאושרת. כיום, עוד ועוד בעלי עסקים ועצמאים בכל תחומי העיסוק, משתמשים במערכת דיגיטלית מתקדמת, חכמה וחדשנית לניהול, עריכת ושליחת מסמכים וטפסים דיגיטליים לחתימה מרחוק, לכן כדאי להכיר את סוגי החתימות ולהבין את ההבדלים ביניהם.

חשוב לציין כי חוק חתימה אלקטרונית, התשס"א-2001, מסדיר את השימוש הנפוץ כיום של חתימה דיגיטלית. החוק הייעודי מבחין בין 3 סוגים שונים של חתימה אלקטרונית, ולכל סוג של חתימה נקבעו כללים ייחודיים ודרישות רגולטוריות ספציפיות. כדי לעשות סדר בנושא ולהבין אילו סוגי חתימות קיימים ומה ההבדלים ביניהם, המומחים של מערכת חתימה ירוקה הכינו עבורכם מילון מושגים.

סוגים עיקריים של חתימות על מסמכים

כאמור, יש סוגים שונים של חתימות על מסמכים, ולכל חתימה יש רמת אבטחה שונה ומאפיינים ייחודיים. לפניכם פירוט על סוגי החתימות העיקריים:

חתימה בכתב יד – חתימה נפוצה ומוכרת לכל אדם, מאחר שזו חתימה רגילה בכתב יד על גבי המסמך הפיזי, וזו חתימה הנחשבת לפשוטה לביצוע אך חשוב לזכור כי קל יחסית לזייף חתימות רגילות בכתב יד.

חתימה דיגיטלית / אלקטרונית – חתימה דיגיטלית היא סוג של חתימה אלקטרונית הכוללת מידע או סימן אלקטרוני המוצמד למסר האלקטרוני. בחתימה מסוג זה עושים שימוש בקריפטוגרפיה (הצפנה) לצורך אימות זהות החותם על המסמך ועל מנת לוודא את שלמות המסמך. הסימון שמוצמד או נקשר למסר האלקטרוני יכול להיות תוכנה ייעודית, סריקה של חתימה בכתב יד או סימן כלשהו באמצעות עט דיגיטלי או משטח ייעודי לרישום דיגיטלי. כל שינוי במסמך או בזהות החותם מתגלה באופן מיידי.

חתימה אלקטרונית מאובטחת – חתימה אלקטרונית העומדת בדרישות אבטחה גבוהות ומחמירות יותר בהשוואה לחתימה דיגיטלית רגילה, כאשר אמצעי החתימה נמצא בשליטה בלעדית של החותם על המסמך, ולרוב יוצרים חתימה מסוג זה באמצעות אמצעי חתימה מאובטח כמו כרטיס חכם. זו חתימה מאובטחת ברמה גבוהה וקשה לזייף אותה.

חשוב לציין כי חתימה אלקטרונית מאובטחת היא חתימה דיגיטלית שמתקיימים בה כל התנאים הבאים:

• החתימה ייחודית לבעל אמצעי החתימה.
• החתימה הופקה באמצעות אמצעי חתימה הניתן לשליטתו הבלעדית של בעל אמצעי זה.
• החתימה מאפשרת לזהות אם בוצע שינוי במסמך האלקטרוני לאחר הוספת החתימה על המסמך.

חתימה אלקטרונית מאושרת – זו החתימה האלקטרונית ברמת האבטחה הגבוהה ביותר, ולכל חתימה מסוג זה מתלווה תעודת אלקטרונית המונפקת על ידי הגורם המאשר, ולתעודה זו יש תפקיד באימות תקפות החתימה כך שהחותם אינו יכול להתכחש אליה. החתימה האלקטרונית המאושרת מונפקת על ידי גורם מאשר המוסמך להנפיק תעודות אלקטרונית מטעם משרד המשפטים, ומקבל התעודה נדרש לעבור תהליך הזדהות מקדים לפני הנפקת התעודה. לכן, זו חתימה שאינה אפשרית להכחשה ולזיוף והיא תקפה גם בבתי המשפט.

דוגמאות לשימוש בחתימה אלקטרונית

בשנים האחרונות השימוש בחתימה אלקטרונית הינו נרחב ומגוון מאוד, לכן עסקים, חברות, עצמאים, רשויות ותאגידים שונים עושים שימוש רב בחתימות דיגיטליות מסוגים שונים. דוגמאות לשימוש בחתימה אלקטרונית:

• שליחת קבלה דיגיטלית באמצעות דואר אלקטרוני המחייבת חתימה אלקטרונית מאושרת או מאובטחת על המסמך.
• הוספת חתימה אלקטרונית מאושרת של המעסיק על טופס 101 מקוון שמילא העובד.
• חתימה דיגיטלית על מסמך ייפוי כוח דיגיטלי.

חשוב לדעת

בעלי עסקים רבים מתבלבלים בין סוגי החתימות הדיגיטליות השונות לכן חשוב להכיר את האפשרויות הקיימות ולהבין את ההבדלים בין סוגי החתימות. הרמה הבסיסית והפשוטה ביותר היא כמובן חתימה ידנית, כלומר חתימה גרפית שאדם חותם על גבי המסמך, אך רמת הבטיחות והוודאות בחתימה זו נמוכה מאוד מאחר שקל לזייף חתימה בכתב יד.

חתימה דיגיטלית מאובטחת נחשבת לאמינה ובטוחה יותר מאחר שהיא מאובטחת באמצעות קוד הצפנה שמייצג את החותם. החתימה הדיגיטלית המאובטחת נועלת את המסמך בפני שינויים לכן אם מנסים לשנות את המסמך ניתן לזהות זאת.

חתימה דיגיטלית מאושרת דומה לחתימה מאובטחת מבחינה טכנית אך היא מונפקת רק על ידי ספק מורשה מטעם המדינה, ולרוב משתמשים בחתימה זו שמציעה את רמת האבטחה הגבוהה ביותר, לפי דרישות רגולטוריות כמו הגשת מסמך חשוב לבית המשט, הוצאת מרשם רפואי וכו'.

מערכת חתימה ירוקה

הדרך היעילה והנוחה ביותר לעבוד עם מסמכים וטפסים דיגיטליים היא באמצעות מערכת חתימה ירוקה. המערכת המתקדמת עומדת בכל הדרישות שנקבעו ומותאמת לתהליכי עבודה בסקטורים רבים ושונים, וניתן לסנכרן אותה עם מגוון מערכות ופלטפורמות כמו תוכנות CRM, תוכנות ניהול ארגוניות ועוד. המערכת החכמה כוללת אפשרות לבניית טפסים דיגיטליים ועבודה עם מסמכי PDF, והמערכת מומלצת לכל העסקים ומציעה יתרונות רבים.