טופס מקוון

טופס מקוון הוא טופס דיגיטלי לכל דבר ועניין, זהו מסמך שעבר באמצעות תוכנה ייעודית לפורמט דיגיטלי נוח למילוי ושימושי. ניתן לשלוח את הטופס בקלות כדי להחתים ולמלא פרטים שונים על ידי לקוחות העסק, ספקים, עובדים, מנהלים ועוד. בעזרת המערכת המתקדמת של חתימה ירוקה גם אתם יכולים להפוך בקלות מסמכי וורד ו-PDF לטופס דיגיטלי מקוון, ולשלוח את המסמכים ישירות לדואר האלקטרוני של הנמען, ואפשר לשלוח את הטפסים המקוונים גם באמצעות וואטסאפ והודעות טקסט (SMS) אל כל מכשיר נייד.

לאחר שהלקוח או נמען אחר משלים את מילוי הטופס וחותם עליו, המסמך החתום נכנס אוטומטית אל הארכיון במערכת ואתם יכולים לעשות בטופס את השימוש הרלוונטי עבורכם ולאתר את המסמך בקלות בעת הצורך.

כדאי לדעת כי טופס מקוון מבטיח יתרונות רבים לעסקים ולארגונים שונים, במיוחד כיום, וניתן להשתמש גם בטפסים דיגיטליים המאושרים על ידי רשויות המדינה כדוגמת טופס 101 מקוון, טופס 116 מקוון למס הכנסה, טופס דיגיטלי להרשאה לחיוב חשבון בנק להוראת קבע ועוד.

מהם היתרונות של טפסים מקוונים על טפסי נייר?

המעבר למערכת טפסים מקוונים מייעלת את העבודה בארגון, משפרת את איכות השירות ללקוחות, ספקים ועובדים, חוסכת עלויות ובירוקרטיה, מונעת טעיות אנוש ונתונים שגויים, מאפשרת שחזור מידע מהיר ומדויק וגם ותורמת גם לשמירה על הסביבה.

בין היתרונות הברורים של טופס מקוון ניתן למצוא את הנושאים הבאים :

• הטפסים הדיגיטליים חוסכים את השימוש בניירות, מעטפות ובולים וחותכים בעלויות משלוח ודואר.
• הימנעות מטעויות אנוש והקלדת נתונים שגויה.
• תדמית של עסק ירוק השומר על הסביבה.
• ייעול העבודה בעסק או בארגון וחיסכון משמעותי בהוצאות כמו אחסון, תפעול, כוח אדם וכו'.
• קיצור תהליכי החתמה לקוחות, ספקים וכו', אין צורך לתאם פגישה כדי להחתים את הלקוח על המסמך או לשלוח את המסמך באמצעות שליח.
• שמירה על סדר וארגון וניהול ארכיון ממוחשב, המסמכים שמורים בענן ואינם נעלמים.
• חוויית שירות מתקדמת ואיכותית ללקוחות העסק או הארגון.
• כלי אוטומציה יעיל וחשוב לפעילות השוטפת בארגון.
• אפשרות לבצע סבב חתימות מהיר, לדוגמה החתמת מנהלים, עובדים, בעלי מניות או דירקטורים על מסמך חשוב.
• תמיכה בתהליכי גיוס עובדים באופן קל, מקצועי ומהיר.

איך לבחור מערכת טפסים מקוונים?

בשנים האחרונות צצו חברות שונות המציעות מערכת ליצירת טפסים דיגיטליים ומקוונים, לכן ניתן להתנסות בכמה מערכות כדי לבדוק איזה פתרון הכי נוח ומתאים לצרכים הייחודיים שלכם ולתהליכי העבודה בעסק או בארגון. מערכת חתימה ירוקה נחשבת למובילה בתחום, המערכת הושקה בשנת 2018 ובתקופת הקורונה רבים בחרו בה בגלל נוחות השימוש, הממשקים הידידותיים, העלות המשתלמת, מגוון הטפסים המקוונים המוכנים לשימוש (בתשלום נוסף), התמיכה הטכנית הזמינה ועוד.

כדי לבחור נכון מערכת לטפסים מקוונים כדאי לבחור תוכנה המאפשרת תקופת ניסיון לחודש לפחות ללא עלות או התחייבות מצדכם. בתקופת ההתנסות יש להתרשם מקלות בניית טופס דיגיטלי גם לאנשים שאינם מיומנים, ושיש מערך הדרכה ותמיכה מלא וזמין. בנוסף, יש לבדוק האם המערכת מתממשקת עם תוכנות ומערכות אחרות, ותמיד כדאי להשוות מחירים ועלויות בין השירותים השונים.

סוגי טפסים שימושיים במיוחד

הטפסים המקוונים השימושיים ביותר הם הטפסים הבאים:

• טופס 101 מקוון להחתמת עובדים המתחילים לעבוד אצל המעסיק.
• טופס 116 מקוון לתיאום מס על ידי פקיד השומה במס הכנסה.
• טופס 1301 (דוח שנתי למס הכנסה).
• טופס פרטי חשבון בנק מקוון.
• טופס הרשאה לחיוב חשבון בנק.
• ייפוי כוח (עורכי דין).
• חוזה שכירות/חוזה רכישה (נדל"ן).
• טופס הצהרת בריאות.
• טופס פתיחת ספק
• הצעת מחיר דיגיטלית
• תעודת רכש / משלוח

למי מתאים מערכת להפקת ולניהול טפסים מקוונים?

המערכת טפסים מקוונים מיועדת לכל העסקים, קטנים וגדולים כאחד, לבעלי מקצועות חופשיים, פרילנסרים, משרדי ממשלה, עמותות ועוד. חשוב לציין כי מערכת חתימה ירוקה מתאימה במיוחד לתעשיות הבאות:

• רואי חשבון.
• עורכי דין.
• נדל"ן.
• פיננסים.
• משאבי אנוש.
• ביטוח ופנסיה.
• אקדמיה וחינוך.
• רכב.
• אחזקה וניקיון.
• אנרגיה.
• הפקות ובידור.
• תיירות.
• תעשייה וייצור.

כל עסק המחתים לקוחות וספקים יעשה שימוש רב במערכת, ולמעשה המערכת מתאימה לכל העסקים והארגונים ויכולה לייעל את העבודה, לשפר את שירות הלקוחות, לנהל ארכיב נוח של המסמכים המקוונים ולחסוך בעלויות.

כדאי לדעת כי ארגונים ועסקים רבים החלו להשתמש בטפסים המקוונים לאור התפרצות הקורונה בישראל בשנת 2020. כיום, הטכנולוגיה התפתחה והתקדמה מאוד, ומערכת חתימה ירוקה כוללת כלי אוטומציה ופיצ'רים חדשים המותאמים לתהליכי העבודה של היום. כמו כן, המודעות ליעילות העבודה עם טפסים מקוונים גברה, לכן עוד ועוד עסקים וארגונים מצטרפים למהפכת הטפסים הדיגיטליים המאפשרת להם להחתים לקוחות מרחוק, ללא צורך בפגישה פיזית או בשליחת המסמך על ידי שליח. הצטרפו גם אתם למהפכה הדיגיטלית ותיהנו מכל היתרונות של מערכת הטפסים המקוונים.

יתרונות של טופס מקוון דרך מערכת חתימה ירוקה

מערכת חתימה ירוקה מייעלת, משפרת ומדייקת את תהליכי העבודה בארגון באופן משמעותי. באמצעות טפסים מקוונים, היא מבטיחה התאמה מלאה לצרכים העסקיים, ומאפשרת זרימת מידע חלקה ואפקטיבית בכל מחלקה.

נקודות מפתח ומאפיינים מרכזיים של מערכת חתימה ירוקה:

• טפסים דיגיטליים רספונסיביים המותאמים לסמארטפונים.
• המרה קלה ומהירה של טפסי ומסמכי וורד או PDF, והוספת חתימה דיגיטלית.
• ארכיון דיגיטלי מאובטח.
• ממשק ידידותי למשתמש.
• התממשקות למגוון רחב של מערכות ממוחשבות בארגונים.
• המערכת עומדת בתקנות הגנת הפרטיות של משרד המשפטים.
• אפשרות ליצור טופס לסבב חתימות מהיר ויעיל.
• עבודה יעילה עם תבניות מסמכים.
• ניהול מסמכים מאובטח.
• הטמעת אוטומציה בעסק.

מערכת חתימה ירוקה חוסכת זמן יקר מאחר שהיא מאפשרת יצירת מסמך מקוון קבוע, כלומר יצירת תבנית לשימוש רב פעמי, המותאמת לצרכי העסק:

לאחר סיום עריכת התבנית ושמירתה, חוזרים לעמוד הראשי במערכת ובוחרים האם מעוניינים לשלוח את הטופס לסבב חתימות או שליחה רגילה, ויש ללחוץ על כפתור בחירת תבנית:

איך אנחנו מועילים לארגונים ועסקים?

בשורה התחתונה, מערכת חתימה ירוקה משתלבת באופן מלא בתהליכי העבודה של חברתכם, מתממשקת בקלות עם מערכות נוספות, וכוללת ארכיון דיגיטלי נגיש, מאובטח ומסודר.

המערכת המתקדמת מספקת כלים חדשניים באמצעותם תוכלו לחסוך זמן יקר, להימנע מטעויות אנוש ולשפר את תפוקת העובדים. כך תוכלו להתמקד בנושאי הליבה בעסק, לחסוך עלויות, לשפר ביצועים ולהציע ללקוחות שירות חדשני ומתקדם המותאם לצרכים של השוק.