אישור ניהול ספרים וניכוי מס במקור

מה חשוב לדעת כל אישור ניהול ספרים וניכוי מס במקור?

מהו ניכוי מס במקור? איך משיגים אישור ניהול ספרים וניכוי מס במקור? מי קובע את שיעור הניכוי ולפי מה והאם יש אפשרות לקבל פטור או להקטין את שיעור ניכוי המס במקור? מי חייב לבצע ניכוי מס במקור והאם לאחר פתיחת עסק קטן בתור עוסק פטור מקבלים פטור מחובת הניכוי? המומחים של מערכת חתימה ירוקה הכינו מדריך בנושא ועונים על השאלות הנפוצות ביותר שלכם.

רקע כללי

בעלי עסקים במדינת ישראל, כולל עוסק מורשה או פטור, חייבים להקפיד על התקנות והחוקים, ועליהם להישמע להוראות של רשויות המס השונות. החוקים בישראל מחייבים את בעלי העסקים לנהל את פנקסי החשבונות, לרשום כל הוצאה והכנסה, לתעד את העסקאות ולדווח עליהן, להוציא חשבוניות מס וקבלות בהתאם לפקודה, להגיש דיווחים ולשלם בזמן למס הכנסה ומע"מ.

החובה לנהל ספרים חלה על כל בעלי העסקים, וחובת הניכוי במקור חלה רק על חלק מהעצמאים והחברות. כדאי לדעת כי החל משנת 2017 עוסק פטור חדש אינו חייב יותר בניכוי מס במקור וזאת כדי להקל על העוסקים הזעירים. ברוב המקרים יש לשלוח אישורי ניכוי מס במקור ניהול ספרים לספקים ולעסקים שהעוסק או החברה מספקים להם שירות או מוצר כלשהו, כאשר האישור לניהול ספרי העסק נועד להבטיח כי העסק עובד בצורה חוקית ותקינה, בהתאם לתקנות של רשות המיסים, ואישור הניכוי במקור נועד להבטיח את תשלומי המס לרשות המיסים, בדיוק כמו פנקס המקדמות למס הכנסה.

חשוב לדעת כי במקרה שלספק אין אישור בתוקף, האחריות החוקית המיידית לנכות את המס ולהעבירו לרשויות המס חלה על הלקוח המשלם. הלקוח חייב לבדוק את סטטוס הספק בכל עסקה חדשה, לפני העברת כל תשלום, על מנת להבטיח שהוא עומד בכללי ניהול הספרים וניכוי המס. מדובר בחובת בדיקה אקטיבית, ואי עמידה בה עלולה להטיל סיכון כספי משמעותי על הלקוח המשלם.

לאחר קבלת האישורים כדאי לשמור אותם במחשב ולהעלות אותם למערכת חתימה ירוקה המאפשרת לשלוח טפסים מקוונים ולעבוד בנוחות עם מסמכים דיגיטליים, או להעלות את האישורים למערכת הנה"ח המסונכרנת עם חתימה ירוקה. כך ניתן בקליק מהיר לשלוח את האישורים למקבלי השירות שחייבים לקבל מנותן השירות אישורי ניכוי מס במקור ניהול ספרים.

מהו ניכוי מס במקור?

אישור ניכוי מס במקור הוא מסמך המופק על ידי פקיד השומה ברשות המיסים. המהות של ניכוי במקור היא להבטיח את גביית המס מעסקים ומחברות, כמו מקדמות מס הכנסה. ראוי לציין כי החובה לנכות חלה על הגורם המשלם, ויש לנכות באופן מלא או חלקי את שיעור המס הקבוע באישור מתוך התשלום לעסק המוטב.

בפועל, הגורם המשלם מפחית את שיעור המס שנקבע באישור מתוך סך התשלום שעליו להעביר לספק (מוטב), במסגרת העסקה, ועליו להעביר את המס לרשות מס הכנסה. לכן, העסק מקבל תשלום שמגיע לו לאחר ניכוי המס, והאישור שיש לשלוח לגורם המשלם מעיד כי העסק משלם את המס במסגרת הדוחות השוטפים.

חשוב לציין כי במקרה של עוסק שאין לו אישור על ניכוי מס במקור, על הגורם המשלם (לקוח שהזמין שירות או מוצר) לנכות סכום מקסימלי הקבוע ע"פ תחומי העיסוק במשק, כאשר לרוב נקבע כי שיעור הניכוי המקסימלי הוא עד 30%.

הלקוח, שתפקידו לנכות את המס, נושא באחריות מול רשויות המס, ולמעשה הוא משמש כמעין "שומר סף". אם הלקוח אינו מנכה מס כנדרש מספק שאין לו אישור, הוא חשוף לסיכון פיננסי, מאחר שרשות המיסים יכולה לחייבו בסכום המס שלא נוכה, בתוספת ריבית, הצמדה וקנסות מנהליים. כלומר, המס שלא נוכה מהספק עלול לצאת מכיסו של הלקוח המשלם, וזאת ללא תלות ביכולתו לגבות את סכום הניכוי לאחר מכן מהספק.

מהו אישור ניהול ספרים?

באופן כללי אישור ניהול ספרים הוא מסמך מטעם רשות המיסים המאשר כי העסק פועל לפי החוק ובצורה תקינה. ברוב המקרים יש לספק לגורם המשלם אישור ניהול ספרים מאחר והחוק מחייב עסקים וארגונים שונים לבדוק האם יש לספק אישור בתוקף על ניהול ספרים. בדרך כלל הדרישה לבדוק אישור ניהול ספרים חלה על חברות גדולות או ארגונים גדולים, ובהם גם גופים ציבוריים. ראוי לציין כי גופים ציבוריים וחברות גדולות דורשים מהספקים שלהם לקבל אישורי ניכוי מס במקור וניהול ספרים כתנאי להעברת התשלום, לכן כדי להימנע מעיכוב בקבלת התגמול חשוב להקפיד על ניהול ספרי החשבונות כנדרש בחוק.

במילים אחרות, אישור על ניהול ספרים מעיד כי העסק פועל על פי החוק ומנהל את ספרי החשבונות בהתאם להוראות שנקבעו בתקנות מס הכנסה (ניהול ספרי חשבונות) ובתקנות מס ערך מוסף (ניהול פנקסי חשבונות). החובה לנהל את ספרי החשבונות בעסק חלה על כלל העוסקים והחברות, לרבות עוסק מורשה או עוסק פטור.

איך משיגים אישור ניהול ספרים?

הדרך המהירה והיעילה ביותר להשיג אישור ניכוי מס במקור ניהול ספרים היא באמצעות אתר רשות המיסים. השירות ניתן ללא עלות ומיועד למשלמים החייבים בניכוי ולכל בעלי העסקים והחברות מקבלי התשלום.

יש להיכנס למערכת המקוונת באתר רשות המיסים, להזדהות ולשלוח בקשה לקבלת האישור המתאים. בממשק הכניסה למערכת יש לבחור בין מידע למקבל התשלום (אישור לתיק והזדהות לפי מספר העוסק), לבין מידע למשלם, על מנת להפיק את האישורים הרלוונטיים.

דוגמאות לניכוי מס במקור

ניכוי מס במקור על ידי המעסיק:

המעסיקים נדרשים לנכות מס במקור משכר העובדים, ועליהם להעביר את הסכום שנוכה ישירות לרשות המיסים, במקום העובדים. כך העובדים נמנעים מביורוקרטיה מתישה והם אינם צריכים לבצע תיאום מס ולנהל תיק ברשויות המס.

ניכוי במקור בעת תשלום לספק:

חלק מהעסקים המקבלים שירות או רוכשים מוצר מספק מסוים נדרשים לבדוק אישורי ניכוי מס במקור ניהול ספרים על מנת להעביר את התשלום למוטב, לאחר ניכוי מס בהתאם לקבוע באישור, אלא אם יש למוטב אישור הפוטר אותם מחובת הניכוי. לדוגמה: נניח ושיעור הניכוי שנקבע לעסק עומד על 20% ומקבל השירות קיבל חשבונית בסכום של 10,000 ₪. במצב זה העסק שקיבל את השירות חייב לנכות 20% מהתשלום לכן הוא יעביר לנותן השירות (מוטב) 8,000 ₪ ואת ההפרש עליו להעביר למס הכנסה על שמו של המוטב.

ניכוי מס במקור מעוסק מורשה בהיעדר אישור:

נניח שאתם עוסק מורשה והעסק שלכם מציע שירות לבניית אתרים. אם לקוח הזמין מכם שירות לבניית אתר בסכום של 18,000 ₪, והוא צריך לשלם לכם חשבונית מס בסכום זה ואין לכם אישור, מחובתו של הלקוח לנכות מס בשיעור מקסימלי בגובה 30%, ובמקרה זה הוא יעביר לחשבון הבנק שלכם סכום בגובה 12,600 ₪ ו-5,400 ₪ נוספים עליו להעביר לרשויות המס.

ניכוי מס רווח הון:

הבנקים נדרשים לנכות מס במקור על רווחי הון, דיבידנדים וניירות ערך. הניכוי חל על הרווח בלבד. ניכוי מס מרווחי הון חל גם על חברות הביטוח ובתי ההשקעות.

ניכוי במקור על מענקים וזכיות:

ניכוי מס יחול במקרים מסוימים גם על מענקי פרישה, דמי שכירות, רווחים שהופקו מהגרלות ופרסים ועוד.

גופים ציבוריים:

גופים ציבוריים כמו בתי חולים, רשויות מקומיות וכד', נדרשים לנכות מס במקור.

מצבים נפוצים של ניכוי מס במקור

עסקים – המצב הנפוץ ביותר לניכוי מס במקור הוא כאשר עסק החייב בניכוי מספק שירות או מוצר ללקוח, ומקבל השירות חייב לנכות מס מהתשלום למוטב ולהעביר את הסכום שנוכה לרשות המיסים.

שוק ההון – הבנקים חייבים לנכות מס במקור מהלקוחות שלהם בעת מכירת ניירות ערך וקבלת דיבידנדים.

משכירי דירות – תקנות המס קבועות שיש לנכות מס במקור מתשלום דמי השכירות לבעלי הנכס.

מעסיקים (ניכוי מס משכר העובדים) – הניכוי במקור חל על רוב המעסיקים ועליהם לנכות את המס משכר העובדים ולהעביר את הסכום למס הכנסה.

מי קובע את שיעור הניכוי וכיצד הם נקבעים?

פקיד השומה במס הכנסה קובע את שיעור ניכוי המס במקור. שיעור הניכוי נקבע על פי פרמטרים שונים כגון: ענף ותחום העיסוק, צפי הכנסות, ותק העסק או החברה, סוג ההכנסה (אקטיבית או פסיבית) ועוד.

מי חייב בניכוי מס במקור?

צו מס הכנסה (קביעת תשלומים בעד שירותים או נכסים כהכנסה) תשל"ז-1977, בשילוב תקנות מס הכנסה (ניכוי מתשלומים בעד שירותים או נכסים), תשל"ז-1977, קובעים את חובת הניכוי במקור מתשלומים עבור שירותים ו/או נכסים. ברשימת העסקים שחייבים לנכות מס במקור ניתן למצוא את העסקים והארגונים הבאים:

• נישום יחיד החייב בהנהלת חשבונות כפולה מכוח הוראות ניהול ספרים.
• חברה בע"מ בעלת מחזור הכנסות (כולל הכנסות מחברות בנות) מעל 5.3 מיליון ₪ (נכון ל-2021).
• המדינה וגופים שדינם כמו המדינה, כולל רשויות מקומיות, בנק ישראל, ביטוח לאומי, חברות ממשלתיות ועוד.
• מוסדות כספיים לפי הגדרתם בחוק המע"מ, לרבות בנקים, חברות ביטוח, בתי השקעות.
• בתי חולים וקופות חולים.
• מוסדות להשכלה גבוהה.

האם ניתן לקבל פטור מניכוי מס במקור?

ניתן לפנות לפקיד השומה ולבקש פטור או הקלה מחובת ניכוי המס במקור. פקיד השומה יעניק  לרוב  פטור מניכוי במקור לעסקים שהגישו לפחות דוח שנתי אחד או שניים, כל עוד אין לעסק חובות או איחורים בהגשת דיווחים ובתשלומים. כמו כן, ניתן לקבל פטור לבעלי מקצוע וסוגי עיסוק שאינם חייבים בניכוי במקור לפי חוק, ובעת פתיחת עסק קטן (עוסק פטור) מקבלים פטור מראש.

איך עושים את זה בצורה נכונה?

חברות, עסקים וארגונים שונים, כל אלו ועוד דורשים מהספקים שלהם לשלוח להם אישור ניהול ספרים וניכוי מס במקור. את האישורים ניתן להוריד מאתר רשות המיסים ואחת לתקופה כדאי לבדוק כי האישורים בתוקף. רצוי לשמור את האישורים החשובים במערכת חתימה ירוקה כדי לשלוח אותם בקלות לכל מקבלי השירות הזקוקים לאישורים אלו כדי לפתוח תיק ספק ולהעביר תשלום לנותן השירות.