איך יוצרים חתימה דיגיטלית?
בעידן המודרני שבו עסקים וארגונים רבים מעבירים מסמכים וטפסים מקוונים בין מערכות המחשוב והמכשירים הסלולריים – קיים צורך בטכנולוגיה המאפשרת לחתום על מסמכים מכל מקום ובכל זמן, מבלי הצורך להדפיס, לחתום ידנית, לסרוק ולשלוח חזרה. מערכת חתימה ירוקה היא הפתרון המתקדם, החכם והיעיל ביותר לניהול ולשליחת מסמכים לחתימה מרחוק, הפלטפורמה הדיגיטלית כוללת ממשק ידידותי לבניית טפסים דיגיטליים חכמים, בקלות ובמהירות.
חתימה דיגיטלית מאושרת על ידי הרשויות. טכנולוגיה זו מאפשרת לזהות ולאשר מסמכים דיגיטליים בצורה מאובטחת ויעילה. היא מחליפה את החתימה הידנית על מסמכים או את חותמת העסק. חתימה ירוקה מייעלת ומקצרת משמעותית תהליכי עבודה בארגון, ועוזרת לבעלי עסקים לנהל ביעילות את החברה, מאחר שהיא משאירה יותר זמן לעסוק בנושאי הליבה ולעשות עסקים.
צעדים ליצירת חתימה דיגיטלית
להלן השלבים הכלליים ליצירת חתימה דיגיטלית באמצעות כלים דיגיטליים סטנדרטיים:
- פתיחת המסמך: בשלב הראשון עליכם לפתוח את הקובץ המיועד לחתימה באמצעות תוכנה ייעודית המאפשרת עריכת מסמכים.
- איתור כלי החתימה: באמצעות הממשק החכם ותפריטי המערכת, יש לאתר את האופציה להוספת חתימה דיגיטלית על המסמך שפתחתם.
- יצירת החתימה: באפשרותכם ליצור את החתימה באחת מהדרכים הבאות:
- הקלדה: הקלדת השם המלא או ראשי התיבות שלכם.
- ציור: ניתן ליצור את החתימה באמצעות ציור, בעזרת שימוש בעכבר או עם האצבע במסך מגע.
- העלאת חותמת העסק: אפשרות נוספת ליצירת החתימה היא טעינת קובץ תמונה של חתימה סרוקה.
4. מיקום ושמירה: בסיום שלב יצירת החתימה הדיגיטלית, עליכם למקם אותה במיקום הרצוי על המסמך הפתוח ולשמור את הקובץ.
יצירת חתימה דיגיטלית בצורה יעילה ומקצועית במערכת חתימה ירוקה
השיטות ליצירת חתימה שהוצגו לעיל עשויות לספק פתרון מהיר, אך הן חסרות את רמת האבטחה, התיעוד והעמידה בתקנות ובדרישות החוק הדרושות לעסק שלכם. זהו תהליך מסורבל וארוך שגוזל זמן יקר, עלול להוביל לטעויות ואף אינו עומד בדרישות החוק. מערכת חתימה ירוקה מציעה פתרון מתקדם ויעיל ליצירת חתימה דיגיטלית מאובטחת בהתאם לדרישות החוק, היא משפרת את התהליך בצורה דרמטית, ובנוסף לזאת היא מציעה שכבת הגנה נוספת על המסמכים החשובים של הארגון שלכם.
כדי להשתמש במערכת המתקדמת ולשלוח מסמכים לחתימה מרחוק, עליכם לרכוש מנוי המתאים לצרכי העסק.
שימושים נפוצים בעסק עם חתימה דיגיטלית
כאמור, החתימה הדיגיטלית מאושרת ע"י הרשויות, ולמעשה היא מחליפה את החתימה הידנית המסורבלת על מסמכים או את השימוש בחותמת העסק. בעזרת מערכת חתימה ירוקה העסק שלכם יכול להחתים בקלות ובמהירות לקוחות וספקים, על מגוון רחב של מסמכים וטפסים הנשלחים ישירות אליהם באמצעות דוא"ל, הודעת טקסט (SMS) או בוואטסאפ. כדאי לדעת כי המערכת המתקדמת תומכת בשליחת מסמכים במגוון פורמטים, כולל וורד ו-PDF.
השימושים הנפוצים בעסק עם חתימה דיגיטלית:
- חוזים והסכמים: חתימה על חוזים עם ספקים ולקוחות.
- הצעות מחיר והזמנות: אישור הצעת מחיר ואישור הזמנות.
- הסכמי סודיות (NDA): חתימה על הסכמי סודיות עם עובדים או שותפים.
- הסכמי התקשרות עם עובדים: חתימה על חוזי עבודה, טפסי קליטה, אישור מסמכי סיום העסקה ותלושי שכר.
- מסמכים משפטיים: חתימה על מסמכים משפטיים כמו ייפוי כוח, חוזים וטופס שכר טרחה.
מדריך ליצירת חתימה דיגיטלית במערכת חתימה ירוקה (שלבי התהליך)
- יצירת חתימה אישית במערכת: יצירת ושמירת חתימה דיגיטלית אישית במערכת חוסכת זמן יקר מאחר שאין צורך לחתום על כל מסמך שאתם שולחים ללקוחות ולספקים. לחצו על תפריט "הגדרות" ולאחר מכן על הלשונית "פרטי משתמש".
בשלב הבא בחרו בלשונית "החתימה שלי", ועליכם לחתום ידנית בחלונית ולשמור את החתימה האישית במערכת.
- יצירת חותמת עצמית במערכת: אפשרות נוספת היא ליצור מראש חותמת של העסק כדי לייעל את העבודה ולחסוך זמן יקר. לחצו על תפריט "הגדרות" ובחרו בלשונית "פרטי משתמש".
בשלב הבא עליכם לבחור באפשרות "קובץ תמונה להעלאה למערכת", ולאחר העלאת הקובץ בפורמט JPEG או PNG, יש לשמור את החותמת במערכת. ניתן לערוך ולהתאים את גודל החותמת ולשמור את הקובץ כדי להשתמש בו בהמשך.
לאחר יצירת חתימה אישית או העלאת חותמת קיימת של העסק, עליכם לפתוח את הקובץ המיועד לחתימה במערכת חתימה ירוקה. כעת, אפשר להוסיף שדות למילוי, לרבות שדה להוספת חתימה של הלקוח (הנמען). בתפריט המערכת עליכם לאתר את האפשרות "שימוש בחתימה קיימת" כדי להוסיף בקלות חתימה אישית (או חותמת) השמורה במערכת, וכך אינכם צריכים לחתום על כל מסמך בנפרד.
סרטון הממחיש ומסביר צעדים ראשונים במערכת - לצפייה בסרטון ההדרכה לחצו כאן:
היתרונות של חתימה דיגיטלית עם מערכת חתימה ירוקה
לאחר שענינו על השאלה איך ליצור חתימה דיגיטלית במערכת חתימה ירוקה, חשוב להבין מה היתרונות של המערכת. היתרונות המרכזיים של מערכת חתימה ירוקה הם:
- חתימה דיגיטלית מאושרת ובעלת תוקף משפטי.
- ייעול תהליכי עבודה וחיסכון משמעותי בהוצאות (בולים, מעטפות, הדפסת וסריקת מסמכים, שליחים וכו').
- ניהול מסמכים נוח עם גישה מהירה וקלה לכל המסמכים הדרושים, מכל מקום ובכל זמן.
- המערכת כוללת ארכיון דיגיטלי בענן, המהווה חלופה משתלמת לארכיון פיזי.
- אפשר להחתים לקוחות וספקים על מגוון סוגי מסמכים ופורמטים כמו וורד, PDF ועוד.
- פתרון ירוק וידידותי לסביבה, מסייע לעסק שלכם מבחינת מיתוג.
- תוכנה נוחה וידידותית למשתמש, עם תמיכה טכנית זמינה.
- פתרון טכנולוגי מתקדם ויעיל המתאים גם למצבי משבר כמו סגר, מלחמה וכד'.
- אפשרות לשליחת מסמכים לקבוצה, בקליק מהיר.
- פתרון נוח ויעיל לסבב חתימות על מסמכים שונים בארגונים.
חשוב לציין כי המערכת מתאימה לשליחת מסמכים לחתימה מרחוק בארץ או בחו"ל. יחד עם זאת, יש להתייחס לחוקים הספציפיים הנוגעים לחתימה אלקטרונית בכל מדינה על מנת להבטיח תוקף משפטי למסמך.