מי יכול לחתום על נאמן למקור?
נאמן למקור - מה יש לדעת?
אישור העתק נאמן למקור הוא אישור משפטי המעיד כי ההעתק או הצילום של מסמך כלשהו זהה ותואם למסמך המקורי. מה זה אומר נאמן למקור? איך מבצעים אימות חתימה והאם אפשר לאמת חתימה מרחוק? מי יכול לחתום על נאמן למקור ואיך זה בדיוק עובד?
מהו אישור העתק נאמן למקור?
במצבים רבים בחיים עליכם להציג או להשאיר מסמך רשמי כמו תעודת לידה, תעודת נישואין או תעודת גירושין, דרכון, גיליון ציונים מהאוניברסיטה וכו', בפני גורם כלשהו, למשל משרד הפנים, רשות מקומית, מעסיק ועוד. מאחר שאין באפשרותכם למסור את המסמך המקורי הרשמי כיוון שעליכם להציגו בפני גורמים אחרים, יש שתי דרכים ליצירת העתק של המסמך המקורי, ודיני הראיות קובעים את התנאים לקבילות ההעתק כראיה:
התייצבות בפני הגורם שדורש את המסמך המקורי כך שהגורם יכול להעתיק (לצלם) את המסמך המקורי שהוצג בפניו ולהשאיר העתק בידיו, כאשר הגורם מאשר כי ההעתק הינו נאמן למקור.
התייצבות בפני נוטריון או גורם מוסמך אחר על מנת שזה ייצור העתק של המסמך המקורי ויאשר באמצעות חתימתו כי ההעתק נאמן למקור.
ראוי לציין כי העתק נאמן למקור של מסמך רשמי כזה או אחר, נדרש לרוב על ידי רשויות, גופים ממשלתיים, מוסדות להשכלה גבוהה, גורמים רשמיים שונים, מעסיקים ועוד. מאחר שהמסמך הרשמי חשוב ועליכם לשמור אותו בידכם, יש באפשרותכם להשאיר את ההעתק של המסמך הרשמי בידי הגורם הרשמי, כל עוד המסמך עבר אישור ואימות על ידי גורם המוסמך לכך על ידי מדינת ישראל, כלומר נוטריון או גורם מוסמך אחר.
מה זה אומר "נאמן למקור"?
המשמעות המשפטית של נאמן למקור היא שהמסמך המועתק או מצולם מהווה עותק מדויק של המסמך המקורי. זהו אישור משפטי על אמיתות ההעתק של המסמך המקורי ואישור זה נחוץ במגוון מצבים בחיים שבהם עליכם להציג או להשאיר מסמך או אישור רשמי כלשהו, למשל בעת הגשת מועמדות לתפקיד מסוים במשרד ממשלתי, הגשת תביעה בבית המשפט, הגשת מסמכים לגוף ממשלתי, למעסיק או למוסד להשכלה גבוהה ועוד.
האם כולם יכולים להיות נאמנים למקור?
רובכם נתקלים במושג נאמן למקור כאשר אתם נדרשים על ידי גורם כלשהו להציג או להשאיר מסמך רשמי מסוים, לכן נשאלת השאלה מי יכול לחתום על נאמן למקור והאם כולם יכולים להיות נאמנים למקור. החוק בישראל קובע ומגדיר מגבלות ברורות בנושא זה.
חשוב לדעת כי התקנות הרלוונטיות קובעות מי יכול לחתום על נאמן למקור:
עורכי דין ונוטריונים – במקרים רבים הנוטריון הוא הגורם היחיד שרשאי להוסיף חתימה של נאמן במקור, אך יש מסמכים שונים, למשל ייפוי כוח, שגם עורכי הדין רשאים לחתום על הנאמן למקור.
רואי חשבון – רואה חשבון מוסמך רשאי לשמש כנאמן למקור, בהתאם למגבלות החוק.
נציג מחלקה משפטית – במקרים מסוימים נציגי המחלקות המשפטיות יכולים לשמש כנאמנים.
מעסיק – במקרים מסוימים המעסיקים או מיופי כוח מטעמם יכולים לשמש כנאמנים למקור.
תהליך החתימה – איך זה עובד?
באופן כללי תהליך החתימה על מסמכי הנאמן למקור הינו פשוט ומהיר, ובתהליך זה הגורם המוסמך לחתימה מבצע בדיקות רקע ועליו לוודא אימות חתימה, ולבצע את התהליך בשקיפות מלאה ועל פי הוראות החוק. כיום יש אפשרות להפיק מסמכים חתומים בחתימה נאמן למקור דיגיטלית, והמסמך חייב לכלול מספר סידורי ייחודי להעתק המופק במערכת.
באילו מקרים זה לא תופס?
יש מקרים שבהם הנאמן למקור לא תופס, בדרך כלל כאשר צילום או העתק המסמך המקורי אינו עומד בדרישות של הגוף או הרשות, למשל חתימה על מסמכים שלא על ידי גורם המוסמך לנאמן למקור, היעדר חתימה וחותמת וכד'.
אז עכשיו שהבנו מי יכול לחתום על נאמן למקור כדאי שתכירו את מערכת חתימה ירוקה, מערכת המיועדת לעבודה עם מסמכים וטפסים דיגיטליים.
המערכת המתקדמת טכנולוגית עומדת בכל דרישות החוק ומאפשרת בין היתר חתימה מרחוק על מסמכים מקוונים ויכולות מתקדמות נוספות.
