בניית טופס חכם

עסקים וארגונים עוברים כיום לטפסים החכמים כדי לייעל את העבודה, לחסוך זמן, לשפר את השירות ולקצץ בהוצאות. מילוי טופס ידני נחשב לפעולה מעיקה עבור הלקוחות, הספקים ועובדי הארגון, הטפסים הידניים מחייבים תיאום פגישה עם הלקוח כדי להחתים אותו על הטופס או שליחת הטופס לחתימה באמצעות שליח, לכן הפעולה מבזבזת זמן וכסף, ומילוי טפסים ידניים מחייב הדפסות רבות שאינן תורמות לסביבה. מה זה בדיוק טופס חכם? מהי בניית טופס חכם? איזה סוגי טפסים חכמים יש במערכת? כל זאת ועוד במדריך שהכנו עבורכם.

מה זה טופס חכם?

אם אתם מחתימים לקוחות וספקים בעסק או בארגון שלכם – כדאי לכם לעבור למערכת חתימה ירוקה המאפשרת בניית טופס חכם בכמה קליקים פשוטים. טופס חכם הוא למעשה טופס מקוון עם חתימה אלקטרונית. את הטופס בונים במערכת חתימה ירוקה וניתן לשלוח את המסמך לחתימה מרחוק ללקוח יחיד או לקבוצה של אנשי קשר.

הלקוח מקבל הודעה עם קישור לטופס המאובטח, לאחר לחיצה על הקישור הוא מגיע למסמך המקוון ועליו לחתום בשדה המסומן מראש על ידי המערכת. הלקוח יכול לחתום בשדות הנדרשים באמצעות העכבר אם הוא פותח את המסמך באמצעות המחשב או בעזרת האצבע אם הוא פותח את המסמך בעזרת הטלפון הנייד.

מי צריך לבנות ולשלוח טפסים חכמים לחתימה מרחוק?

בניית טופס חכם במערכת חתימה ירוקה מתאימה לכל העסקים והארגונים שמחתימים לקוחות על מסמכים שונים. המערכת הייעודית ממוחשבת ומקוונת, באמצעותה ניתן לייעל תהליכי עבודה בעסק, ולמעשה מטמיעים כלי אוטומציה יעיל וחסכוני בארגון, בהתאמה אישית מלאה לצרכי העסק. המערכת מתממשקת עם מערכות ERP ו-CRM הקיימות בעסק.

טופס חכם מתאים לרוב העסקים, כולל עסקים קטנים ובינוניים. במקום להדפיס מסמכים עליהם לקוחות נדרשים לחתום עוברים לבניית טופס חכם במערכת המתקדמת, שולחים קישור ללקוח ולאחר חתימה מרחוק של הלקוח מקבלים התראה וממשיכים בעבודה.

איזה סוגי טפסים יש במערכת?

המערכת תומכת במגוון רחב של מסמכים, ניתן לשלוח מסמך לחתימה מרחוק בפורמט PDF או בפורמט אחר, וניתן לשלב גם קובץ תמונה מסוג JPEG לחתימה מרחוק על ידי לקוחות. באמצעות מערכת חתימה ירוקה אפשר לשלוח ללקוחות ולספקים מגוון סוגי מסמכים, לדוגמה הצעת מחיר, חוזה עבודה, מסמכים חשבונאיים המחייבים חתימה, הזמנות עבודה וחוזים, מסמכים של עורכי דין, רואי חשבון, רופאים ועוד.

בניית טופס חכם במערכת – איך מקימים טופס חכם חדש?

בניית טופס חכם במערכת חתימה ירוקה היא פעולה פשוטה המבוססת על השלבים הבאים:

• כניסה למערכת לאחר רכישת מנוי והצטרפות לשירות.
• יצירת מסמך חדש על ידי לחיצה על תפריט "מסמכים" ולחצן "הוסף מסמך לחתימה".
• בחירת והעלאת המסמך המבוקש, אפשר לגרור את המסמך הרצוי ובסיום יש ללחוץ על אישור. חשוב לציין כי המערכת תומכת במסמכים בפורמט PDF, JPEG ו-PNG.
• סימון שדות בגוף המסמך בהם הלקוח צריך לחתום, המערכת תומכת בשדות כלליים רבים ומגוונים כמו חתימה, שם החותם או החברה, תעודת זהות, תאריך, טלפון, כתובת מלאה ועוד.
• לאחר סימון השדות במסמך בוחרים איש קשר או קבוצה של אנשי קשר מתוך הרשימה הקיימת במערכת. ניתן לשלוח את המסמך גם לאנשי קשר שאינם מופיעים ברשימה, יש להקליד ידנית את פרטי איש הקשר, בדגש על שם, טלפון ודואר אלקטרוני.
• בחירת הגדרות מתקדמות כמו הוספת חתימה דיגיטלית של העסק, קבלת מייל לאישור שליחת הטופס החכם ועוד.
• בחירת העדפות אבטחה בהתאם לצורך.
• הצגת המסמך לפני שליחה לבדיקה מהירה ושליחת הטופס החכם.