חתימה על מסמך PDF
רובנו עובדים עם מסמכי וטפסי PDF ולרוב אנחנו שומרים מסמכים אלו על המחשב במשרד, במחשב האישי, בשירותי ענן ובטלפון החכם. מסמכים וטפסים בפורמט PDF מציעים יתרונות רבים כמו נוחות, ורסטיליות, דחיסה לקובץ קטן, אפשרות להוסיף קישורים, שדות למילוי, לחצנים, עיצוב נוח ועוד.
כאשר מעוניינים להוסיף חתימה על מסמך PDF לדוגמה של עובדים, ספקים לקוחות ,יש להשתמש במערכת מתקדמת כמו חתימה ירוקה אחרת חייבים להדפיס את המסמך, לשרבב עליו חתימה בכתב יד, לסרוק, לשמור במחשב את הקובץ ולשלוח אותו בדרכים שונות. לכן כדאי לדעת כי מערכת חתימה ירוקה מייתרת את התהליך הממושך הכולל הדפסות וסריקות ומספקת פתרון טכנולוגי מתקדם לביצוע חתימות על מסמכי וטפסי PDF.
איך עושים חתימה על מסמך PDF?
חלפו הימים שבהם נאלצנו לחתום ידנית על מסמכים וטפסים חשובים. החתימה הידנית על מסמכים חשובים מחייבת תהליך ארוך מאחר שיש להדפיס את המסמך כדי לחתום עליו, ולאחר הוספת החתימה יש לסרוק ולשמור את הקובץ במחשב. כלומר, זהו תהליך ממושך המבזבז זמן ומשאבים רבים, לכן כדאי להכיר את הכלים המתקדמים לחתימה על מסמכים אונליין.
יש מספר דרכים להוספת חתימה למסמך PDF:
- תוכנה ייעודית: הפתרון הנפוץ ביותר להוסיף חתימה דיגיטלית על מסמכי וטפסי PDF הוא תוכנה ייעודית המאפשרת לפתוח קובץ PDF ולחתום על המסמך.
- כלים מקוונים ברשת: יש מגוון כלים מקוונים בתשלום או בחינם המאפשרים להעלות קובץ PDF ולחתום עליו באופן מקוון באמצעות ממשק אינטרנטי כזה או אחר. תהליך זה דומה לתהליך החתימה הדיגיטלי על מסמכי PDF באמצעות תוכנה ייעודית, בדרך כלל במודל של תוכנה כשירות (SaaS), וניתן לשמור את המסמך החתום ולשלוח אותו לנמענים.
- חתימה דיגיטלית מאובטחת: תהליך זה מורכב יותר מאחר שמעורב בו גורם צד שלישי מאשר ומהימן באישור של משרד המשפטים. חתימה דיגיטלית מאובטחת מקושרת למסמך ה-PDF באמצעות הצפנה ושיטה זו מספקת הוכחה חזקה לזיהוי הגורם החותם ולכך שהמסמך או הטופס לא שונו לאחר הוספת החתימה.
מה כדאי – כלים חינמיים או מערכת בתשלום ויעילה יותר?
יש ברשת האינטרנט כלים חינמיים שונים ומגוון מערכות בתשלום להוספת חתימה דיגיטלית על מסמך PDF. הבחירה בין כלי חינמי לבין מערכת בתשלום תלויה בצרכים הייחודיים ובהיקף השימוש שלכם.
כלים חינמיים זמינים ונוחים לשימוש חד פעמי או לשימוש בתדירות נמוכה יחסית, הם מספקים פונקציות בסיסיות בלבד לחתימה על מסמכים בפורמט PDF והיתרון המרכזי שלהם שהם לא כרוכים בעלות. יחד עם זאת, הכלים החינמיים הינם בסיסיים למדי ולרוב מוגבלים בכמות המסמכים שניתן להעלות למערכת. כמו כן, הכלים החינמיים מוגבלים בתכונות ובפונקציות השימוש, ובנוסף רמת האבטחה שלכם פחותה ואינה משתווה לרמת האבטחה של תוכנה ייעודית בתשלום.
מערכות בתשלום, כמו מערכת חתימה ירוקה, מציעות תכונות מתקדמות יותר כמו לוח מעקב על כלל השלבים, ניהול מסמכים, ארכיון מסמכים ממוחשב, שליחת מסמכים לחתימה מרובת משתתפים או סבב חתימות, כלי אוטומציה והן מספקות רמת אבטחה גבוהה יותר. מערכת בתשלום מתאימה לרוב לעסקים ולמשתמשים כבדים הזקוקים לפתרונות מורכבים יותר.
מה היתרונות של שימוש במערכת בתשלום לחתימה על מסמך PDF?
מערכת בתשלום לחתימה על קובץ PDF, כמו מערכת חתימה ירוקה, מציעה מספר יתרונות חשובים ומשמעותיים:
- אבטחה מתקדמת ואמינות גבוהה יותר: מערכות בתשלום מספקות רמת אבטחה מתקדמת וגבוהה יותר, אלו מערכות אמינות המשתמשות לרוב בהצפנה חזקה ובאישורים דיגיטליים מספקים מהימנים, לכן המערכת מונעת זיופים ותרמיות.
- רגולציה: מערכת בתשלום עומדת בדרישות הרגולטוריות ובתקנות שונות הקשורות לחתימה דיגיטלית.
- כלי ניהול: המערכת בתשלום כוללת כלים מתקדמים ומאפשרת מעקב נוח ויעיל אחר סטטוס חתימות, שליחת תזכורות וניהול מסמכים חתומים באופן מסודר ומאובטח.
- תכונות מתקדמות: המערכת בתשלום לרוב מאפשרת שליחת מסמכים למספר אנשים הנדרשים לחתום על המסמך החשוב, ובנוסף היא כוללת כלי אוטומציה, ארכיון ממוחשב ועוד.
פיצ'רים שיש במערכת של חתימה ירוקה ואין בתוכנות החינמיות
- סבב חתימות
- שליחת ווטסאפ
- מנגנון נודניק
- תזמון שליחת מסמך
- קוד סודי
- ועוד
האם שימוש בכלים חינמיים מגביר סיכונים לגילוי פרטים?
השימוש בכלים חינמיים מגביר את הסיכונים לגילוי פרטים, בין היתר מהסיבה שכלים מקוונים ללא עלות אינם משתמשים בהצפנה חזקה ולרוב האם אינם עומדים בתקני האבטחה המקובלים. כמו כן, יש כלים חינמיים העשויים לאסוף מידע על המשתמשים ולמכור אותו לצד שלישי, ובנוסף הכלים החינמיים באינטרנט חשופים לנזקי תוכנות זדוניות ולפריצות על ידי האקרים.
כדי להפחית סיכונים ולעבוד בצורה יעילה, מתקדמת ונכונה עם מסמכים המחייבים חתימה על מסמך PDF – מומלץ להשתמש במערכת מתקדמת ועדכנית, כמו מערכת חתימה ירוקה, המותאמת לצרכי העסק ומציעה רמת אבטחה גבוהה וכלים מתקדמים.