ארכיון דיגיטלי
ארכיון דיגיטלי משמש לאחסון ולניהול נוח ויעיל של מסמכים וטפסים דיגיטליים. אם המשרד שלכם טובע בניירת ואתם מחפשים פתרון טכנולוגי חדשני ליצירת ארכיון דיגיטלי מקצועי ופרקטי העונה על צרכי כל הלקוחות ובעלי המשרדים – הגיע הזמן לקחת את העסק קדימה ולהכיר את העתיד של ניהול המסמכים בעסק באמצעות הארכיון הדיגיטלי של חתימה ירוקה.
פתרונות להתייעלות בארגון עם ארכיון דיגיטלי
עסקים וארגונים רבים מייצרים ועובדים עם כמויות עצומות של מסמכים וניירת, בכל יום עסקים. לכן, הם נאלצים לאחסן את המסמכים החשובים באופן פיזי, בדרך כלל באמצעות מדפים וקלסרים לתיוק הניירת. הארכיון הפיזי הוא פתרון מיושן ומסורבל, ועובדים בארגונים השונים מתקשים לשמור על סדר וארגון, ולא פעם הם מבזבזים זמן רב באיתור מסמכים כאלו ואחרים. ארכיון פיזי דורש עלויות אחסון ותפעול גבוהות, שטח אחסון גדול הגורם לבזבוז מקום בעסק, והמסמכים מנייר סובלים מבלאי.
הארכיון הדיגיטלי מהווה פתרון חדשני, מודרני ומאובטח. כך הארגון שלכם עובר לסביבת עבודה מודרנית, מתקדמת ומאובטחת, ללא נייר. הארגון יכול לחסוך משאבים רבים, לרבות זמן עבודה יקר ושטחי אחסון. הפתרון האולטימטיבי מאפשר אחסון נוח, חיפוש ושליפת מסמכים בקלות ובאופן דיגיטלי, ולמעשה זהו התחליף המומלץ והיעיל ביותר לארכיון פיזי, העומד בדרישות החוק.
תכונות המערכת
מערכת חתימה ירוקה היא כלי יעיל לכל עסק וארגון. המערכת מהווה ממשק מתקדם לניהול מסמכים וכלי לבניית טפסים דיגיטליים ומאובטחים. העבודה היעילה והידידותית למשתמש מאפשרת לכם בין היתר לשמור ולאחסן מסמכים חשובים בתהליכי העבודה השוטפים בארגון, וכל המסמכים והטפסים החתומים שמורים בארכיב, ובקליק מהיר ניתן לשלוף ולאתר אותם מהארכיון בענן.
בתוך כך, חשוב לציין כי ארכיון ממוחשב מהווה פתרון ואמצעי גיבוי לארכיון הפיזי, בעוד ארכיון דיגיטלי מחליף את הארכיון הפיזי לחלוטין, וזהו יתרון עצום לארגון שלכם.
התכונות והיתרונות העיקריים של המערכת הם:
- חיסכון בעלויות – המערכת המתקדמת חוסכת עלויות רבות כמו הדפסה, נייר, שטח אחסון פיזי במשרד, רכישת קלסרים ומדפים לארכיב הפיזי וזמן עבודה הכולל סריקת מסמכים.
- ייעול תהליכים – המערכת מבטיחה ייעול תהליכים ארגוניים ומאפשר עבודה קלה ומהירה יותר מבחינת איתור מסמכים, הוספת חתימה דיגיטלית ושליחת המסמך הדיגיטלי מכל מקום ובכל זמן.
- אבטחה ברמה גבוהה – המסמכים הדיגיטליים מאוחסנים באופן מוצפן, והחתימה הדיגיטלית מונעת שינוי וזיוף במסמך המקורי. יש אפשרות לנהל ולהקצות הרשאות לעובדים ולמנהלים בארגון בגישה מתקדמת.
- פינוי מקום במשרד – המערכת מאפשרת לכם לפנות מקום במשרד על ידי ביטול הצורך בארכיון הפיזי לטובת צרכים אחרים בעסק שלכם.
- זמינות ונגישות למסמכים – המערכת מאפשרת לכם ולעובדים מורשים לגשת למסמכים דיגיטליים מכל מחשב או מכשיר סלולרי נייד, גם מחוץ למשרד, ובכל זמן.
- מיתוג של ארגון ירוק – השימוש במערכת מקנה תדמית של ארגון ירוק השומר על הסביבה, מאחר שהארגון מפחית באופן משמעותי את השימוש בנייר ובמסמכים מודפסים.
- שיפור השירות ללקוח – מסמכים נשלחים ללקוח באופן מיידי – אין צורך בהדפסה או סריקה.
- קלות בשיתוף מסמכים עם רו"ח, לקוחות או שותפים – אין צורך בשליחים או בדואר – שיתוף דיגיטלי מיידי ומבוקר.
שלבי העבודה בארכיון דיגיטלי של חתימה ירוקה
פירוט שלבי העבודה עם הארכיון הדיגיטלי מבית חתימה ירוקה:
- קליטת המסמכים במערכת – בשלב הראשון קולטים מסמכים ממקורות מידע שונים אל תוך מערכת חתימה ירוקה, כולל מסמכים שנסרקו, קבצים שמורים במחשב ותמונות. לחצו לעוד מידע על ניהול תיקיות למסמכים
דוגמא מהמערכת של חתימה ירוקה
2. הוספת חתימה דיגיטלית – בשלב זה מוסיפים חתימה דיגיטלית למסמך (חתימה של יוצר המסמך וחתימה של הנמען).
דוגמא מהמערכת של חתימה ירוקה
3. שמירת המסמכים בארכיון הדיגיטלי – המערכת מעבירה את המסמכים לארכיון באופן אוטומטי לאחר 30 ימים. באפשרותכם לאתר ולשלוף כל מסמך שמור בקלות, בכל זמן ומכל מקום. כדאי לסדר את המסמכים בארכיון הדיגיטלי בתיקיות לפי נושאים או תגיות, לדוגמה תיקיות לפי שם לקוח, תחום פעילות או תאריך. כמו כן, המערכת מציעה אפשרות לסיווג המסמכים הדיגיטליים על פי תגיות, וכך תוכלו לאתר מסמכים ולשלוף בקלות את המסמך השמור בארכיון.
יתרונות מרכזיים של ארכיון בענן מבית חתימה ירוקה
לארכיון הדיגיטלי של חתימה ירוקה יש יתרונות רבים ופיצ'רים ייחודיים, כגון:
- שמירה מאובטחת בענן – המסמכים נשמרים בארכיון דיגיטלי מאובטח בענן, בהתאם לתקנים המחייבים.
- ניהול הרשאות מתקדם – המערכת מאפשרת לכם להקצות הרשאות לעובדים ומנהלים בארגון, לרבות אפשרות ליצור הרשאות לפי קבוצת משתמשים.
- סיווג מסמכים יעיל – ניתן לשמור את המסמכים הדיגיטליים בתיקיות שונות, בהתאם לתהליכי העבודה בארגון. לדוגמה, שמירת מסמכים בתיקיות לפי מחלקות שונות בארגון, תגיות ייעודיות, תקופת זמן וכו'. כך ניתן לעבוד בצורה מסודרת ולסדר מסמכים בתיקיות לפי נושאים, בהתאם לצרכי הארגון, וניתן להעביר את המסמכים בגרירה, ולשנות ולהוסיף תיקיות לפי בחירה וללא מגבלה.
בשורה התחתונה
עסקים וארגונים במגוון רחב של תעשיות ומגזרים במשק המקומי, ביניהם משרדי עורכי דין, רואי חשבון, חברות בתחום הפיננסים, מהנדסים ושמאים, משתמשים בארכיון הדיגיטלי המאובטח של חתימה ירוקה. המערכת המתקדמת עונה על הדרישות והצרכים הייחודיים שלכם, וזהו פתרון מתקדם המשולב בחתימה דיגיטלית. צרו קשר עוד היום לייעוץ מקצועי, למידע נוסף ולהתאמת פתרון הארכיון הדיגיטלי של חתימה ירוקה לארגון או לעסק שלכם!