ניהול עסק
לא פשוט לנהל עסק, אבל אפשר לעשות זאת נכון
הקמת עסק קטן או בינוני נובעת לרוב מתוך חלום או תשוקה גדולה, וזהו תהליך מאתגר ומרגש המלווה גם בחששות ודאגות מהעתיד. בתוך כך, עצמאים ובעלי עסקים רבים מגלים תוך זמן קצר כי מעבר לאיכות המוצר או השירות שלהם, הצלחת העסק תלויה בדבר אחד- ניהול נכון ומקצועי. עבור רוב בעלי העסקים הקטנים והעצמאים, המעבר מתחום המומחיות שלהם, לדוגמה קונדיטוריה, ייעוץ, פיתוח תוכנה וכו', לתפקיד המנהל הוא אתגר עצום. עצמאים נדרשים לשלוט בהיבטים פיננסיים, אסטרטגיים, שיווקיים וטכנולוגיים, לעיתים ללא רקע לימודי, ניסיון מעשי בניהול או כלים יישומיים.
המאמר הבא משמש כמפת דרכים לבעלי עסקים, בנוסף מהווה מדריך מקיף שנועד להעניק לכם את הכלים הפרקטיים והידע המעשי הדרושים כדי לנווט במורכבות הניהולית, ולהפוך את העסק שלכם למכונה משומנת ויעילה. מהי הדרך לניהול עסק מצליח ומשגשג? בואו נצא לדרך.
יסודות הניהול הפיננסי – הבסיס ליציבות
הבסיס ליציבות ואיתנות העסק שלכם מתחיל בניהול פיננסי תקין ויעיל.
- מעקב וניהול הוצאות והכנסות: ניהול פיננסי אינו משימה או אחריות רק של רואה החשבון שלכם. זוהי הפעולה הבסיסית ביותר, מאחר שהיא חיונית להבנת הרווחיות בעסק, לקבלת החלטות פיננסיות שקולות ומושכלות, לנהל נכון את התקציב ולקבוע תמחור מדויק. ניתוח קפדני של התזרים ומעקב שוטף אחר הכנסות והוצאות יאפשרו לכם לגלות האם העסק רווחי, האם יש הוצאות שניתן לצמצם ולהגדיל את הרווחיות. עליכם לזכור כי מעקב וניהול אחר הוצאות והכנסות משפיעים ישירות על תשלומי המיסים.
- הפרדה מוחלטת בין חשבונות ומשיכת משכורת: אחד מהעקרונות החשובים ביותר עבור יזמים ובעלי עסקים בתחילת דרכם הוא פתיחת חשבון בנק נפרד לעסק, והפרדה מוחלטת מכרטיסי האשראי הפרטיים. הפרדה זו יוצרת גבול ברור בין ההוצאות העסקיות לפרטיות והיא מונעת בלבול ומקלה על הרישום החשבונאי והדיווחים לרשויות המס. בנוסף, חשוב לקבוע משכורת קבועה ולהעביר את השכר החודשי לחשבון הפרטי, גם אם השכר צנוע בהתחלה, וכך תשמרו על סדר פיננסי.
תכנון אסטרטגי – מפת דרכים להצלחה
תכנון אסטרטגי חיוני להשגת היעדים ולהצלחת העסק שלכם. למעשה, התכנון האסטרטגי מהווה את מפת הדרכים להצלחה ולשגשוג, לכן הקפידו על העקרונות הבאים:
- הגדרת מטרות ויעדים – מחזון למציאות: בעלי עסקים רבים מתמקדים במטרות ובפעולות שעליהם לבצע ביום העבודה, לכן חשוב להדגיש כי ההבדל בין עסק ששורד לבין עסק מצליח, טמון ביכולת לתכנן קדימה ולהגדיר נכון מטרות ויעדים ברי השגה. מומלץ להשתמש במודלים מתקדמים כמו S.M.A.R.T להגדרת יעדים ספציפיים, מדידים ומוגדרים בזמן, וחשוב להגדיר נכון מדדי ביצוע מרכזיים (KPIs) בכדי לעקוב אחר התקדמות והשגת היעדים. כך לדוגמה, במקום הגדרת מטרה כמו שיפור השיווק – עליכם להגדיר יעד ספציפי כמו הגדלת התנועה לאתר לאתר ב-20% בחצי השנה הקרובה.
- בניית תקציב פעילות שנתי: התקציב הוא אינו רק רשימת הוצאות, זהו כלי תכנון אסטרטגי חשוב וקריטי בניהול העסק. תהליך בניית התקציב כולל שלושה שלבים מרכזיים:
- סקירת העבר: עליכם לנתח את הנתונים הפיננסיים של השנה הקודמת, לבחון האם ההוצאות גדלו, מאין הגיעה רוב ההכנסה ולבדוק האם יש הוצאות שניתן למזער. סקירת העבר תספק לכם התבוננות מקיפה ומעמיקה על הנתונים הפיננסיים של העסק וכך תוכלו להגדיר תחזית עתידית.
- חיזוי העתיד: על בסיס נתוני העבר, באפשרותכם ליצור תחזית ריאלית להכנסות ולהוצאות העתידיות. עליכם לקחת בחשבון תוכניות להשקת מוצרים ו/או שירותים חדשים, שינויים במחירי הספקים ולהתייחס נכון לתוכניות השיווק.
- שימוש שוטף בתקציב: התקציב הוא דינמי ומשתנה, לכן עליכם להשתמש בו באופן שוטף וקבוע ככלי לקבל החלטות מושכלות. אם יש הוצאה חדשה עליכם לבחון האם היא עומדת בתקציב שהגדרתם.
- הגדרת מטרות בסיסיות לעסק מתחיל: חשוב להגדיר שלושה סוגים מרכזיים של מטרות:
- מטרות פיננסיות הקשורות ישירות לניהול העסק, כדוגמת שיפור רווחיות ב-20% בשנת המס הקרובה, גידול ברכישות דרך האתר ב-30% תוך חצי שנה וכו'.
- מטרות מיתוגיות, לדוגמה להפוך לחברה מובילה בתחומה ברמת החדשנות הטכנולוגית, להופיע במקום הראשון בגוגל, להגביר חשיפה לפרופיל העסקי בסושיאל ועוד.
- מטרות אישיות כמו מעבר ממשרד ביתי למשרד במרכז העיר, לפנות יותר זמן למשפחה וחברים, ליהנות מהעבודה בעסק וכו'.
כיצד לזהות הוצאות מיותרות?
בכל עסק חדש או ותיק קיימות הוצאות מיותרות, והן מהוות אויב קשה במיוחד עבור עסקים קטנים. לכן עליכם לשאול האם ההוצאה תסייע לכם בייצור הכנסה, האם ההוצאה תחסוך זמן עבודה יקר, או האם היא תשפר את השירות ללקוחות ותיצור בידול מהמתחרים. כך לדוגמה, אין למהר ולרכוש ציוד יקר שאינו הכרחי באופן מיידי, ולעיתים עדיף להשקיע בפרסום ממוקד באינטרנט כדי להגדיל מכירות ולחדור לשווקים חדשים.
שיווק ומכירות – המנוע לצמיחת העסק
שיווק חכם ויעיל מגדיל מכירות ונחשב למנוע צמיחה משמעותי לעסק. לכן, עליכם להקפיד על העקרונות הבאים:
- זיהוי קהל היעד ובניית מותג: יש לאפיין נכון את קהל היעד ולהבין מי הלקוח האידיאלי עבור העסק ומהם צרכיו הייחודיים. לאחר אפיון קהל היעד ניתן לבנות זהות מיתוגית ייחודית, ומעבר ללוגו, עליכם להגדיר את הערכים שהעסק מייצג ולנסח מסרים שיווקיים מתאימים, וכך תיצרו בידול מהמתחרים. לדוגמה, מערכת חתימה ירוקה היא כלי יעיל לבניית המותג מאחר שניתן לעצב מסמכים דיגיטליים עם לוגו, ליצור בידול מהמתחרים באמצעות חדשנות טכנולוגית ושירות מתקדם, והעבודה עם מערכת מתקדמת משדרת מקצועיות ואמינות.
המחשה מהמערכת - בניית מסמכים
- פיתוח אסטרטגיית שיווק: בעלי עסקים חייבים לפתח אסטרטגיית שיווק ייחודית ומותאמת לעסק, בהתאם למגבלות התקציב. יש לבנות תוכנית שיווק מקיפה הכוללת כלים דיגיטליים ועבודה נכונה ויעילה ברשתות החברתיות.
- חשיבותו של שירות לקוחות מעולה: הלקוחות של העסק שלכם הם נכס יקר ערך וקריטי להצלחת העסק. הקפידו על שירות לקוחות מעולה ואיכותי מאחר שזהו כלי שימור רב עוצמה, והשירות המעולה הוא גורם מרכזי למוניטין חיובי. ניתן להפוך את הלקוחות המרוצים למעין שגרירים של המותג שלכם, וכך העסק שלכם יקבל חשיפה רחבה וחיובית מפה לאוזן. כך לדוגמה, במקום לאלץ את הלקוחות שלכם להגיע לפגישות מיותרות רק כדי לחתום על מסמכים או להדפיס חוזים לחתימה, השימוש בטפסים דיגיטליים וחתימה מרחוק יחסכו להם זמן יקר ויגרמו להם להעריך את השירות שלכם.
ניהול זמן, ייעול תהליכים ושימור המוטיבציה
ניהול עסק דורש יכולות ומיומנויות כמו ניהול זמן מיטבי, ייעול ושיפור תהליכים, תיעדוף משימות, סדר וארגון בעבודה ושימור מוטיבציה.
- תיעדוף משימות וניהול זמן יעיל: יזמים ובעלי עסקים מתמודדים עם שלל משימות ועומס רב במהלך עבודתם, לכן עליהם לפתח מיומנות לתיעדוף משימות, לנהל נכון ובצורה פרקטית של הזמן. יש מודלים חכמים לניהול זמן ותיעדוף משימות כמו אייזנהאואר, וכדאי להיעזר בכלים טכנולוגיים כדי להחליט על סדר העדיפויות, להימנע מדחיינות ולנהל באופן מושכל את זמן העבודה.
- ייעול תהליכים בעסק וניהול זמן: יש כלים טכנולוגיים המסייעים בייעול תהליכים ארגוניים ובניהול זמן חכם ויעיל. מערכת חתימה ירוקה היא כלי מתקדם ומומלץ לייעול תהליכים בעסק מתחיל או ותיק, מאחר שהמערכת מאפשרת לכם לעבוד עם מסמכים וגם טפסים דיגיטליים חכמים במקום הדפסות, תיאום פגישות לצורך חתימה על מסמך חשוב, סריקות ועוד. בנוסף, המערכת כוללת ארכיון דיגיטלי ומאובטח בענן, והיא מאפשרת לכם לעקוב אחר סטטוס המסמכים בזמן אמת, לשלוח תזכורות אוטומטיות ולחסוך את הצורך בארכיון פיזי במשרד.
- שימור מוטיבציה: ניהול עסק הוא מסע ממושך ואינטנסיבי, וכדי לשמור על מוטיבציה לאורך שנים, חשוב שתגדירו אבני דרך קטנות, יעדים ברי השגה, וכדאי לחגוג כל הצלחה. כמו כן, עליכם להקצות זמן גם לעצמכם, וחשוב לשמור על איזון בין עבודה לבין לחיים אישיים, במיוחד בשלבי ההקמה והרצת העסק, אך גם בהמשך
ניהול מתקדם וחוסן כלכלי
ניהול מתקדם מבוסס על ניתוח מדויק של דוחות פיננסיים, יצירת חוסן כלכלי בעסק ובניית רשת ביטחון פיננסית:
- ניתוח דוח רווח והפסד: דוח רווח והפסד מספק תמונת מצב עדכנית וחיונית לבריאות הפיננסית של העסק, לכן עליכם להבין את המונחים הבסיסיים שבו:
- רווח גולמי: הרווח לאחר הפחתת העלות הישירה של מכירת המוצר או השירות.
- רווח תפעולי: הרווח לאחר הפחתת הוצאות תפעול כמו שיווק, ניהול, שכר.
- רווח נקי: השורה התחתונה, כלומר הרווח שנותר לאחר הפחתת הוצאות ומיסים.
- ניהול תשלומים לרשויות: חשוב להכין תקציב הכולל תשלומים לרשות המיסים, בדגש על מס הכנסה, מע"מ וביטוח לאומי. יש להיערך מראש לתשלומי מע"מ ומס הכנסה כדי להימנע מהפתעות תזרימיות ומקשיים בתשלום לרשות המיסים.
- בניית קרן חירום כלכלית: ניהול עסק בצורה נכונה ומושכלת מחייב אתכם לבנות רשת ביטחון פיננסית שתסייע לכם בעתות משבר, מצבי חירום, הוצאות בלתי צפויות וקשיים תזרימיים. מומלץ לבנות ולשמור כסף בצד ליום סגריר, וכדאי לתכנן ולבנות קרן חירום כלכלית שתוכל לכסות הוצאות תפעול במשך 6-3 חודשים לפחות.
ניהול עובדים – בניית צוות מנצח
כאשר העסק מתרחב מגיע השלב שבו עליכם לנהל צוות עובדים. עליכם לזכור כי העובדים הם הפנים של העסק, לכן חשוב לבנות צוות מנצח. כדאי לבנות סביבת תומכת וחיובית לעובדים, לתת להם אחריות על תחומים שונים, להעניק סמכויות בין היתר כדי להקל על העומס שמוטל עליכם בניהול העסק, ויש להעצים אותם. כדי לבנות צוות מנצח בעסק יש להשקיע בפיתוח המקצועי של העובדים, לבנות ערוצי תקשורת פתוחים ויעילים ועוד.
- העצמת עובדים ויצירת סביבת עבודה חיובית: תכנון ובניית סביבה תומכת וחיובית לעובדים נועדה לבנות צוות מנצח ולהעצים את העובדים. כדי להעצים את העובדים חשוב להעניק להם אחריות וסמכויות, וכך תגבירו את המחויבות שלהם ותשפרו את התפוקה שלהם.
- טיפוח מיומנויות תקשורת אפקטיבית: עליכם לטפח מיומנויות בקרב העובדים כדי לבנות צוות מנצח. לכן, יש להשקיע בפיוח מקצועי, השכרות, סדנאות וכו', וחשוב לבנות נכון ערוצי תקשורת בין העובדים לבין מנהלי העסק ומקבלי ההחלטות.
התאמה לטכנולוגיה – המפתח ליתרון תחרותי
בעולם העסקי המודרני והתחרותי, חדשנות טכנולוגית היא יתרון חשוב כדי להתמודד נכון עם התחרות הגבוהה. הטמעת כלים דיגיטליים וטכנולוגיות חדשניות היא מפתח להצלחת העסק, מאחר שאלו כלים מתקדמים וחכמים שיכולים לחסוך כסף וזמן יקר.
- מערכת חתימה ירוקה: המערכת המתקדמת היא הרבה מעבר לכלי המאפשר ללקוחות לחתום מרחוק על מסמכים חיוניים. המערכת כוללת כלי ניהול ואוטומציה, היא מאפשרת לבנות טפסים דיגיטליים חכמים בעיצוב מותאם אישית, חוסכת משאבים רבים ומייעלת תהליכי עבודה.
- מערכת CRM: מערכת ממוחשבת וחכמה לניהול יעיל ומקצועי של לקוחות, הזדמנויות מכירה ושימור קשרי לקוחות.
- מערכת הנהלת חשבונות באינטרנט: כדאי להטמיע בעסק מערכת חכמה להנהלת חשבונות באינטרנט, באמצעותו תוכלו לשלוח חשבוניות, קבלות ומסמכים נוספים, לנהל את ההוצאות בקלות ולעקוב אחר ביצועי העסק.
- מערכת ניהול פרויקטים: מומלץ להטמיע מערכת מתקדמת ניהול פרויקטים כמו TRELLO או MONDAY, אלו מערכות לניהול משימות ותהליכים בצורה ויזואלית, נוחה ופשוטה.
- כלי AI: יש כיום מגוון רחב של כלי AI , חלקם חינמיים שמסייעים לבעלי עסקים בתחומים שונים עמו עיצוב גרפי, כתיבת תכנים ומצגות שיווקיות, כתיבת תוכניות עסקיות ושיווקיות, ניתוח נתוני כספים ועד להקמת אתרי אינטרנט עצמאית.
חשוב לציין כי מערכת חתימה ירוקה מתממשקת עם מערכות ופלטפורמות דיגיטליות נוספות, וניתן לבצע אינטגרציה עם תוכנת הנהלת חשבונות, מערכות CRM ומערכות ממוחשבות נוספות. כמו כן, המערכת המתקדמת כוללת ארכיון דיגיטלי מאובטח בענן, חלופה מצוינת וחסכונית לארכיון פיזי.
לסיכום, ניהול עסק הוא כמו מרוץ מרתון, ועליכם להיות מחויבים לתהליך, לבחור נכון כלים טכנולוגיים, ללמוד ולהתפתח כל הזמן. לכן, חשוב לפתח ולרכוש יכולות ומיומנויות ניהול, ליישם ולהטמיע פלטפורמות מתקדמות וחכמות, לבנות צוות מנצח, לעבוד נכון עם הלקוחות ולהתאים את העסק לשינויים ולטרנדים בעולם העסקי.