חיסכון בהוצאות ניירת וציוד משרדי – טיפים משמעותיים

איך ניתן לחסוך בהוצאות ניירת וציוד משרדי?

בעלי עסקים מחפשים דרכים חדשות כיצד להתייעל ואיך לקצץ בהוצאות השוטפות של העסק. אחת ההוצאות הגדולות ברוב בתי העסק קשורה לניירת ולציוד המשרדי, לכן כאשר מחפשים דרכים לצורך חיסכון בהוצאות ניירת וציוד משרדי כדאי לעבור למערכת 'חתימה ירוקה', כדי שניתן יהיה לשלוח את המסמך ללקוחות וספקים לחתימה מרחוק, לעבוד עם טפסים מקוונים וזאת ללא הדפסות מיותרות. 

חשוב להדגיש כי חיסכון בהוצאות המשרד בכלל, וכמובן חיסכון בהוצאות ניירת וציוד משרדי בפרט, הוא צורך השעה, במיוחד כיום כאשר בעלי העסקים חוששים מהמיתון המתקרב. בשנתיים האחרונות העלות של מוצרי הנייר והציוד המשרדי התייקרה באופן משמעותי, לכן מומלץ לכל העסקים להבין כי ניתן להתייעל ולחסוך משמעותית בהוצאות המשרד באמצעות שינויים קלים בהרגלי הצריכה ובשיטת העבודה בבית העסק, ומעבר להתייעלות בעבודה השוטפת, העסק יכול לחסוך סכומי כסף לא מבוטלים.

כמה יעיל ומשמעותי הניסיון לחסוך בניירת?

בעסקים רבים מחפשים רעיונות ופתרונות חכמים ומתקדמים טכנולוגית לצורך חיסכון בהוצאות ניירת וציוד משרדי. יחד עם זאת, נשאלת השאלה האם חיסכון בהוצאות המשרד והניירת אכן משמעותי ומקטין את ההוצאות השוטפות של המשרד.

למעשה, חיסכון בהוצאות ניירת וציוד משרדי יכול להשפיע לטובה על תזרים המוזמנים בבית העסק מאחר ומדובר בהוצאה לא קטנה, במיוחד בעסקים המדפיסים כמויות גדולות של ניירות ומסמכים שונים, מאחר שיש לשקלל גם עלויות כוח אדם, חשמל ועוד. חשוב לזכור כי הוצאות הנייר והציוד המשרדי מוכרות לצורכי מס, אך ההוצאה מכבידה על העסק ופוגעת ברווחיות. לכן, כדאי להיעזר באמצעים טכנולוגיים כמו מערכת חתימה על מסמכים ממוחשבים מרחוק, וכדאי לאמץ גם את הטיפים הבאים:

• הדפסה דו צדדית כדי לחסוך בנייר.
• רכישת ציוד משרדי ישירות מהיבואן.
• הזמנה גדולה של ציוד משרדי כדי להשיג מחירים טובים יותר.
• חידוד נהלי עבודה והדפסות נייר במשרד.
• פגישות עבודה ללא ניירת, יש אפשרות לעבוד עם מסמכים ממוחשבים במהלך הפגישה.
• דיו וטונר חלופי במקום מקורי.
• מנוי למערכת חתימה ירוקה ועבודה עם מסמכים אלקטרוניים.

רוב המסמכים במשרד עוברים סריקה ונשמרים במחשב

העבודה במשרד המודרני מבוססת ברובה על מסמכים ממוחשבים, אך עדיין יש עובדים הרגילים להדפיס ולסרוק ניירות ולשמור את המסמך במחשב. במשרד החכם כמעט ולא עובדים עם ניירות והמדפסת לא נמצאת בשימוש נרחב. מסמכים רבים המשמשים לעבודה השוטפת עברו סריקה וכיום הם שמורים במחשב, כך ניתן בקליק מהיר לערוך את המסמך הקיים, להפיק מסמכים חדשים ואין צורך להדפיס אותם מאחר שניתן לשלוח אותם במייל או בדרכים נוספות.

אגב, זו אחת הסיבות מדוע ארגונים ובתי עסק בכל התחומים החלו לעבור למערכת 'חתימה ירוקה', ומעבר לשיקולי חיסכון בהוצאות ניירת וציוד משרד, העבודה מתייעלת, נמנעים מטעויות אנוש, משפרים את השירות ללקוחות וזוכים לתדמית של עסק ירוק.

בניית מסמך מאפס במערכת חתימה ירוקה

באמצעות מערכת חתימה מרחוק (ירוקה) אפשר ליצור מסמך חדש מאפס, בקלות ובתוך זמן קצר. בעזרת המערכת המתקדמת יש אופציה של יצירת מסמך ממוחשב מאפס, אפשר גם לערוך מסמכים קיימים, והמסמכים שמורים בארכיון ממוחשב והם זמינים לכל המורשים בעסק.

האם יש תמיכה במקרה של תקלה?

חשוב לדעת כי מנוי למערכת חתימה מרחוק מאפשר למשתמשים לקבל תמיכה זמינה בכל מקרה של תקלה או בעיה. לכן, כאשר בוחרים את המערכת יש להתייחס גם למענה הטכני האנושי ולזמינות מוקד השירות של החברה.

כמה כסף חוסכים אם מתחילים לעבוד עם מסמכים אלקטרוניים?

כל עסק שמתחיל לעבוד עם מסמכים אלקטרוניים חוסך לא מעט כסף כתוצאה מהחיסכון בהוצאות הניירת והחומרים המתכלים, ובנוסך אם סורקים בעסק מסמכים רבים יש לשקלל עלויות כוח אדם, לכן החיסכון הוא משמעותי ומשתלם.