טופס הזמנת עבודה

אילו פרטים חשובים בטופס הזמנת עבודה?

מהו טופס הזמנת עבודה? מי משתמש בטופס הסכם הזמנת עבודה? מה חשוב לדעת על הטופס ואיך לבנות אותו נכון? מדוע עסקים וחברות מנהלים ספר הזמנות עבודה והאם לפי מס הכנסה חייבים להקפיד על ניהול ספר הזמנות בעסק?
והכי חשוב, כיצד מערכת חתימה ירוקה יכולה לסייע לכם בניהול ובתיעוד הסכמים להזמנת עבודה מבית העסק שלכם? 

סעיף 15 להוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), התשל"ג-1973, קובע שיש לנהל ספר הזמנות על פי ההנחיות. בפועל, כל עסק שמספק שירותים ו/או מוצרים שאינם מסופקים באופן מיידי ללקוח חייב בניהול ספר הזמנות, אלא אם פקיד השומה קבע אחרת. ההוראה של מס הכנסה מחייבת בעלי עסקים רבים העוסקים בייצור ומכירת מוצרים שונים, למשל קבלני בנייה, טכנאי שיניים, יהלומנים וסופרים, וההוראה חלה גם לגבי נותני שירותים.

הוראות מס הכנסה קובעות שניתן לנהל את ספר ההזמנות באופן ידני או ממוחשב, וכמובן שיש יתרונות רבים לניהול ספר ההזמנות ולשליחת הזמנות דיגיטליות באמצעות מערכת חתימה ירוקה המיועדת ליצירה ולניהול טפסים ומסמכים דיגיטליים מסוגים שונים. העבודה עם מערכת מתקדמת לעריכת ולשליחת טפסים ומסמכים דיגיטליים מייעלת את העבודה, חוסכת זמן, משפרת ביצועים וחוסכת משאבים. כמו כן, במקום לנהל ספר הזמנות ידני מומלץ לעבור לעבודה עם מסמכים דיגיטליים כדי לשפר את השירות ללקוחות העסק וליהנות מבידול מהמתחרים.

מהם הדברים החשובים ביותר בטופס הסכם עבודה?

לפי הוראות מס הכנסה יש לנהל ספר הזמנות על פי ההנחיות שנקבעו בחוק, לכן כל הסכם הזמנת עבודה חייב לתעד ולפרט את הזמנת המוצר או השירות, וההזמנות חייבות להיות מסודרות בצורה כרונולוגית, כאשר לכל טופס הזמנת עבודה יש מספר סידורי ייחודי.

כמו כן, הטופס חייב לכלול תאריך בו התקבלה ההזמנה, פרטי העסק ומספר סידורי, ויש גם לציין את פרטי המזמין ומענו. בנוסף, חשוב לפרט בהסכם על הטובין או השירות שהלקוח הזמין. יש להוסיף בטופס פרטים חשובים כמו כמות ומחיר המוצר או השירות, זמן אספקה של הטובין או השירות, ביטוח אם רלוונטי, אופן ומועדי התשלום, פירוט על העבודה המוזמנת ועוד.

הסכם הזמנת עבודה – מה חשוב לדעת?

רבים מבעלי העסקים בארץ עובדים עם הסכם הזמנת עבודה, גם אם החוק אינו מחייב אותם. העבודה עם טופס הזמנת עבודה נועדה לתעד את העסקאות בבית העסק, לשמור על סדר וארגון, לייעל את העבודה ולהבטיח תשלום מהלקוחות. זהו טופס פופולרי ונפוץ במגזר העסקי, וכיום ניתן להשתמש בטופס דיגיטלי וליהנות מכל היתרונות של מערכת חתימה ירוקה ועבודה עם מסמכים מקוונים.

את מי משמשים הסכמי הזמנת עבודה?

ראוי לציין כי טופס או הסכם הזמנת עבודה הוא מסמך חשוב ונפוץ המשמש בעיקר נותני שירותים ועסקים העוסקים במכירות מוצרים מסוגים שונים. הטופס משמש בין היתר קבלני וחברות בנייה, קבלני שיפוצים, מהנדסים, יועצים, יצרנים, יבואנים ועוד.

איך מערכת חתימה ירוקה מייעלת את כל הנושא?

ישנם בעלי עסקים שעדיין מנהלים ספר הזמנות ידני. הם מדפיסים את ספר ההזמנות בבית דפוס ועליהם לתייק את המסמכים ולשמור אותם בהתאם להוראות מס הכנסה.

באמצעות מערכת חתימה ירוקה ניתן לנהל את ספר ההזמנות של העסק באופן ממוחשב ונוח, אפשר למתג את שליחת הטפסים, ובמקום להדפיס את ההסכמים כדי לאפשר ללקוחות לחתום על הזמנת העבודה ניתן לשלוח את ההסכם לטלפון הנייד, לטאבלט או למחשב, ולאחר שהלקוח מוסיף את החתימה שלו מרחוק מקבלים התראה במערכת ואפשר להתחיל בביצוע ההזמנה, תוך שמירת המסמך בארכיון ממוחשב בענן. העבודה עם טפסים דיגיטליים מתאימה לרוח התקופה ומבטיחה את שביעות רצונם של לקוחות העסק.