טופס פתיחת ספק

מה צריך לדעת על טופס פתיחת ספק חדש?

מהו טופס פתיחת ספק ומי משתמש בטופס זה? מה המבנה של טופס פתיחת ספק חדש? אילו שדות מופיעים בטופס ויש למלא אותם נכון והאם אפשר לשלוח את הטופס הייעודי לפתיחת ספק חדש למילוי ולהוספת חתימה מרחוק?
והכי חשוב, כיצד מערכת חתימה ירוקה יכולה לסייע לכם עם טפסים מקוונים ורישום ספק חדש בעסק? 

ובכן, הגדרת ורישום ספק חדש היא פעולה חשובה והכרחית במערכת הנהלת חשבונות ויש לרשום את הספק כדי להגדיר אותו נכון ולאפשר ביצוע תשלומים למוטב בגין שירותים ו/או מוצרים שהוא מספק. הטופס הייעודי משמש בין היתר לצורכי מעקב, עדכון פרטים ובעיקר כדי לאפשר העברת תשלומים לחשבון הבנק של הספק, והמידע המופיע בטופס כולל פרטים על הספק, מספר עוסק או חברה, פרטים ליצירת קשר, שיעור ניכוי מס במקור (אם קיים) ועוד.

מהו טופס פתיחת ספק?

בעלי עסקים המעוניינים לספק שירותים ו/או מוצרים לחברות, גופים ציבוריים, גופים פיננסיים, רשויות שונות וכדומה, חייבים למלא טופס פתיחת ספק, ולא רישום במערכת התשלום יתעכב. רישום ספק חדש הוא תהליך פשוט יחסית וכיום מבצעים אותו באמצעות טפסים מקוונים. לאחר פתיחת ספק במערכת הנהלת חשבונות של העסק, ניתן להעביר תשלומים למוטב, כלומר לספק.

ראוי לציין כי טופס פתיחת ספק באמצעות מערכת חתימה ירוקה הוא הפתרון הנוח, המהיר והיעיל ביותר לרישום ספקים חדשים. זו חלופה משתלמת לפתרונות אחרים לרישום ספקים חדשים, וניתן לשלוח טופס מקוון לספק, במייל או בהודעה לנייד, וכך הספק יכול למלא את השדות השונים בטופס הייעודי, לרבות מילוי תאריך עדכני ופרטי חשבון בנק של המוטב, ועליו להוסיף חתימה מרחוק. לאחר מילוי הטופס מרחוק על ידי הספק מקבלים התראה במערכת הטפסים המקוונים וניתן לשמור את המסמך החשוב בארכיון ולהעלות אותו במערכת הנהלת חשבונות המסונכרנת עם המערכת.

את מי זה משמש?

חשוב לדעת כי הליך פתיחת ספק חדש הוא פעולה שגרתית בכל חברה וארגון, גם בעסקים השונים ובגופים ציבוריים ופיננסיים. כדי להעביר תשלומים לספקים של העסק או הארגון חייבים למלא פרטים עדכניים על המוטב, ומעבר למידע המופיע בטופס כמו פרטי הספק, ח"פ או מספר עוסק מורשה או פטור (בדרך כלל תעודת זהות של העוסק), יש למלא פרטים חשובים נוספים כמו חשבון בנק, טלפון בעסק, נייד, דואר אלקטרוני ועוד.

הטופס משמש עסקים, חברות, ארגונים ורשויות שונות, לכן ספק שמתחיל לעבוד עם גוף גדול חייב למלא את הטופס לפתיחת הספק החדש, ורק כך הוא יוכל לקבל תשלומים בזמן וללא עיכובים מיותרים. לא פעם מקבלי השירות דורשים מהספקים שלהם למלא את הטופס במלואו ולצרף אליו מסמכים כמו אישור ניכוי מס במקור ואישור ניהול ספרים, ולעיתים הם דורשים גם אישור ניהול חשבון בנק או צילום של צ'ק מבוטל.

הטופס משמש לרישום ספקים חדשים במערכת, להעברת תשלומים לספקים (מוטבים) ולצורכי עדכון ובקרה. את הטופס כדאי לשמור במערכת הנהלת החשבונות לצורכי מעקב ובקרה, וכך בעת התשלום למוטב ניתן לראות האם יש לנכות מס במקור. הספק נדרש לעדכן את פרטיו אם חלו שינויים בפרטי העסק, חשבון הבנק ועוד, ועדכון הפרטים מבטיח כי התשלום יגיע אליו בזמן.

אילו שדות יש למלא?

לכל חברה או ארגון יש טפסים שונים המשמשים אותם בעבודה השוטפת, ואחר מהטפסים הנפוצים הוא פתיחת ספק חדש אצל מקבל השירות. הטופס כולל שדות חובה ויש למלא את הפרטים בצורה מדויקת כדי לקבל תשלומים בזמן. השדות החשובים ביותר בטופס הינם:

• מספר ע"מ או ח"פ.
• שם העסק (ספק).
• כתובת וטלפון של הספק.
• פרטי חשבון בנק.
• חתימה ותאריך של הספק.

לסיכום, טופס פתיחת ספק הוא טופס חשוב בכל עסק וארגון, והדרך הפשוטה והנוחה ביותר לשליחת הטופס היא בצורה דיגיטלית מהירה ויעילה. לכן כדאי לעבוד עם מערכת חתימה ירוקה ובכך לספק חוויית עבודה מתקדמת וטובה יותר לעובדים ולספקים, ולהימנע מטעויות אנוש מיותרות.