טופס רכש

כן זה אפשרי! טופס רכש במהירות באמצעות מערכת חתימה ירוקה

בכל ארגון יש תהליך רכש מוסדר, ולרוב התהליך הינו רב שלבי וכולל פעולות כמו מסמך דרישת רכש הכולל פירוט וסעיף תקציבי רלוונטי, איתור ספקים ומקור אספקה, ניהול מכרז בין הספקים, ניהול מו"מ לשיפור תנאים, הנפקת טופס רכש להזמנת המוצר או השירות, קבלת חשבונית ובקרה. בארגונים קטנים או גדולים, במגזר הפרטי והציבורי כאחד, יש שימוש נרחב בטפסי רכש. מהו טופס רכש ו'טופס רכש – חומרים לייצור'? את מי הטופס משמש, מה הוא כולל ומה חשוב למלא בו? כיצד לייעל את העבודה עם טופס רכש בחתימה ירוקה? 

מהו טופס רכש?

בעסקים ובארגונים גדולים ומובילים יש מחלקת רכש שתפקידה לנהל את הרכש ולעבוד מול ספקים שונים, לפקח על הזמנות הרכש ממחלקות שונות בארגון, לפקח על ההליך ולבצע בקרה על אספקת הסחורה או השירותים בתמורה לתשלום לספקים. לכן, קיים נוהל להזמנת מוצרים או שירותים מספקים שונים באמצעות הנפקת טופס רכש.

למעשה, טופס הזמנת רכש הוא מסמך ייעודי שבו ארגונים ועסקים משתמשים בעבודתם מול הספקים. לטופס הזמנת רכש יש היבט משפטי מאחר שהוא מעגן הצעה וקיבול בהתאם לחוק החוזים, והטופס כולל פירוט של ההזמנה הדרושה לארגון, הסכם בין הצדדים לבצע את העסקה ופירוט של תנאי העסקה. לכן, טופס רכש הוא מסמך חשוב המשמש כחוזה לכל דבר ועניין, והזמנת הרכש מהווה חלק מרכזי בהליך לרכישת מוצרים ו/או שירותים בהתאם לצורכי המחלקות השונות בארגון.

את מי משמשים טפסי רכש

טפסי רכש משמשים את אנשי הרכש בארגון, ובנוסף הם משמשים את המחלקות השונות בארגון להזמין מוצרים או שירותים מספקים שונים, כאשר בחירת הספק נעשית על ידי מחלקת הרכש, בדרך כלל בהליך של פרסום מכרז וניהול מו"מ.

כדאי לדעת כי 'טופס רכש – חומרים לייצור' הוא אחד מהמסמכים הנפוצים בעבודה השוטפת במפעלי הייצור בתעשיות השונות, ויש סוגים שונים של טפסי רכש. ראוי לציין כי תהליכי הרכש משתנים מארגון לארגון, אך כיום ברוב הארגונים עובדים עם מערכות ERP ותוכנות ניהול ממוחשבות, לכן ניתן לבצע בניית טופס רכש בהתאמה אישית לצורכי הארגון ויש אפשרות למתג ולעצב את הטופס הייעודי.

כדי לייעל את העבודה עם 'טופס רכש – חומרים לייצור' או טפסי רכש אחרים כדאי לחבר את מערכת ה-ERP עם מערכת חתימה ירוקה וכך ניתן לעבוד עם מסמכים וטפסים דיגיטליים, לייעל את העבודה, להימנע מטעויות אנוש בעת מילוי הטופס ועוד. כמו כן, חשוב לדעת כי בניית טופס רכש במערכת המקוונות לעבודה על מסמכים וטפסים דיגיטליים חוסכת זמן ומשאבים רבים בארגון ואנשי הרכש יכולים להתמקד בעבודתם, לשלוח הזמנות רכש בקלות ובקליק מהיר, לתעד ולשמור את הטפסים בארכיון ממוחשב, לבצע סבב חתימות בלי לרדוף אחרי ספקים ומנהלי מחלקות ועוד.

מה חשוב למלא?

לאחר בניית טופס רכש במערכת ERP או בניית טופס דיגיטלי להזמנת רכש במערכת חתימה ירוקה, חשוב להקפיד על מילוי נכון של המסמך המחייב. בין היתר יש למלא את הפרטים הבאים בטופס הזמנת רכש:

• תאריך עדכני
• תיאור דרישה כללי
• שם הספק (יש לפתוח את הספק במערכת)
• מחלקה מזמינה + מחלקה מקבלת
• כמות הפריטים
• מחיר הפריטים כולל מע"מ
• סוג המטבע ושער יציג
• פירוט תשלומים
• הערות כלליות

אז אילו דרכים הן היעילות ביותר?

מחלקות הרכש בארגונים מתמודדות עם משימות רבות ומגוונות בו זמנית, וכדי לנהל נכון את הרכש עליהן לעבוד בצורה מסודרת ויעילה. אנשי הרכש נדרשים לפקח ולנהל את תהליכי הרכש בארגון, לכן יש נהלי עבודה מוסדרים בארגון ועובדים עם טפסי רכש מסוגים שונים. כדי לייעל את תהליך הרכש ולחסוך משאבים לארגון מומלץ לעבוד עם מערכת המאפשרת בניית טופס דיגיטלי להזמנת רכש.

בעזרת מערכת חתימה ירוקה, ניתן לנהל את הזמנות הרכש בקלות, לשלוח טפסים דיגיטליים לספקים ולמנהלי המחלקות לצורך חתימה מרחוק ואישור הזמנת הרכש, לשמור על הטפסים בארכיון ממוחשב, לעקוב אחר הזמנות הרכש והתשלום לספקים, לבצע סבב חתימות בקלות ועוד!