תוכנה לניהול מסמכים

עסקים וארגונים רבים מתמודדים כיום עם כמויות אדירות של ניירת ומידע. בעידן המודרני, שבו המידע מהווה נכס יקר ערך, הכרחי לעבור למערכת ממוחשבת ומתקדמת לניהול מסמכים. תוכנה לניהול מסמכים היא פלטפורמה מאובטחת ומבוססת על מודל תוכנה כשירות, המשמשת לניהול, אחסון ומעקב אחר מסמכים מכל סוג. באמצעותה, הארגון יכול להפחית משמעותית את השימוש בנייר, לחסוך משאבים, לייתר חיפושים מתישים אחר מסמכים חשובים, להחליף את הארכיון הפיזי בפתרון דיגיטלי מתקדם, לייעל תהליכי עבודה ולעבור באופן מלא לעידן הדיגיטלי.

הטמעה של מערכת חכמה לניהול מסמכים בעידן הדיגיטלי, כדוגמת "חתימה ירוקה", מקנה לארגון יתרונות רבים, וזאת ללא צורך בהשקעה בתוכנה יקרה ובשינוי דרמטי בתהליכי העבודה. התוכנה החכמה מספקת מענה מקצועי מקיף ומדויק לארגונים ולעסקים בכל סקטור מקצועי, והמערכת מתממשקת בקלות למערכות ממוחשבות קיימות כמו ERP ו-CRM.

יתרונות השימוש במערכת לניהול מסמכים של חתימה ירוקה

תוכנה מתקדמת לניהול מסמכים כמו מערכת "חתימה ירוקה" מבטיחה יתרונות רבים לכל עסק, חברה וארגון, לרבות:

• אוטומציה של תהליכים ארגוניים – התוכנה המתקדמת כוללת כלי אוטומציה מתקדמים, המייעלים ומקצרים תהליכי עבודה ארגוניים המבוססים על מסמכים וטפסים.
• אבטחת מידע ברמה גבוהה – התוכנה עומדת בכל הדרישות הרגולטוריות המחמירות ומספקת הגנה ואבטחת מידע מקסימלית למסמכים רגישים, תוך מניעת גישה לא מורשית. התוכנה עומדת בכל הדרישות לשליחת מסמכים עם חתימה דיגיטלית.
• שיתוף מסמכים יעיל – התוכנה מאפשרת שיתוף מסמכים וטפסים דיגיטליים בצורה נוחה ומבוקרת, ובקליק מהיר ניתן לשתף מסמך בין לקוחות, ספקים, עובדים ועוד.
• חיסכון במשאבים – התוכנה מייעלת תהליכים ארגוניים וחוסכת משאבים רבים כמו זמן עבודה, שימוש בנייר, הדפסות, קלסרים ושטח אחסון פיזי.
• עבודה מסודרת ונוחה עם מסמכים – התוכנה מאפשרת למשתמשים לעבוד בצורה נוחה ומסודרת עם מסמכים וטפסים, לרבות איתור מהיר של מסמכים חתומים, שחזור מסמכים מהארכיון בענן, שיתוף מסמכים, שמירה בתיקיות, ניהול תגיות למסמכים וסבב חתימות מהיר.
• גישה למסמכים גם מרחוק – התוכנה מאפשרת למשתמשים בעלי הרשאה מתאימה לגשת ולעבוד עם מסמכים דיגיטליים מרחוק, באמצעות כל מכשיר סלולרי, בכל זמן ומכל מקום.
• ארכיון דיגיטלי – הארכיון הדיגיטלי במערכת מחליף את הארכיון הפיזי וחוסך מקום יקר במשרד.
• התממשקות קלה למערכות ממוחשבות – התוכנה מתממשקת בקלות למערכות ממוחשבות קיימות כמו ERP, CRM ומערכות נוספות.
• תדמית ירוקה לעסק – המעבר לתוכנה המתקדמת לניהול מסמכים מציב את הארגון בחזית הטכנולוגיה ותורם ליצירת ארגון ירוק השומר על הסביבה.
• מיתוג ובידול ממתחרים – התוכנה כוללת פיצ'רים מתקדמים המאפשרים לעובדי הארגון לעצב ולמתג את המסמכים והטפסים הדיגיטליים בהתאם לצורכי המיתוג של הארגון. כך הארגון משדר אחידות ומקצועיות והעבודה עם מסמכים דיגיטליים ממותגים יוצרת בידול מהמתחרים ותורמת למיתוג העסק או הארגון.

ראוי לציין כי מערכת "חתימה ירוקה" מתאימה לכל עסק, חברה או ארגון, לרבות עסקים קטנים ובינוניים. התוכנה הידידותית למשתמש כוללת ממשק נוח וברור, ומציעה סביבת עבודה מודרנית, מקצועית וחדשנית, המותאמת לתחומי עיסוק רבים ומגוונים. המערכת מותאמת לכל ענפי התעשייה והמסחר, ומספקת פתרונות המותאמים מראש לשיטות ולתהליכי העבודה בעסקים ותעשיות כמו: נדל"ן, ראיית חשבון, משרדי עריכת דין, פיננסים, רכב, ביטוח ופנסיה, משאבי אנוש, תיירות, אנרגיה ועוד.

בנוסף מספקת מענה לצורך קריטי הקיים בארגונים, מאחר שבעולם העסקי והתחרותי של היום, ארגונים חייבים להתייעל, לחסוך עלויות, לשפר רווחיות ולהציע שירות טוב יותר מהמתחרים.

איך יודעים האם הפלטפורמה מתאימה לעסק ולמערכות הממוחשבות הקיימות בארגון?

בבחירת מערכת ייעודית לניהול מסמכים, חשוב לוודא שהיא עונה על צורכי הארגון ומותאמת למערכות ממוחשבות קיימות. לכן, כדאי להתנסות בתוכנה לפני רכישת מנוי ויש לוודא כי המערכת עונה על הצרכים הבאים:

• יש לוודא כי התוכנה מתממשקת בקלות עם מערכות ממוחשבות קיימות בארגון, בדגש על מערכות כמו ERP, CRM והנהלת חשבונות באינטרנט.
• חשוב לבדוק מראש האם התוכנה מגיעה עם ארכיון דיגיטלי המאפשר שמירה של כל המסמכים הדיגיטליים. הארכיון הדיגיטלי מייתר את הצורך בארכיון פיזי ובעבודה עם כמויות עצומות של ניירת, קלסרים וציוד משרדי.
• איתור קל ושליפה מהירה של מסמכים השמורים במערכת.
• המרה מהירה ופשוטה של מסמכי וורד ו-PDF למסמכים דיגיטליים, כולל אפשרות להוספת שדות למילוי מרחוק ויכולות של חתימה על מסמך PDF.
• התוכנה חייבת לתמוך בחתימה דיגיטלית ולעמוד בתקנות הרגולטוריות.
• מערך שירות ותמיכה טכנית זמין ונגיש, טלפונית ובערוצים דיגיטליים.

כדאי לדעת כי המערכת המתקדמת טכנולוגית מתממשקת לתוכנות ולמערכות ממוחשבות רבות. בהתאם לצורך ניתן לפתח ממשק API להתאמת התוכנה למערכות ממוחשבות קיימות.

ניהול מסמכים באמצעות תוכנה – מרכיב מרכזי בעסק ובארגון

מערכת לניהול מסמכים היא כלי מרכזי וחיוני כיום בכל עסק וארגון. היא אינה משמשת רק ככלי לניהול המידע, אלא מאפשרת גם גישה ושליפה של מסמכים מארכיון דיגיטלי מאובטח, בכל עת, ומכל מכשיר סלולרי או מקום. התוכנה מבית "חתימה ירוקה" מסייעת לעובדים ולמנהלים בארגונים לארגן את כל המסמכים הדיגיטליים במקום אחד, לחסוך משאבים ועלויות, לייעל את העבודה, וליהנות מיתרונות המיתוג של עסק ירוק וחדשני.