תוכנה לניהול מסמכים

ניהול מסמכים באמצעות תוכנה - כמה זה פרקטי?

ארגונים ועסקים גדולים טובעים תחת כמות הניירת איתה הם חייבים לעבוד ולאחסן, וכיום מעבר למסמכים המודפסים יש לנהל נכון וביעילות גם את המסמכים הדיגיטליים, לרבות מיילים חשובים, מסמכי עבודה משותפים וקבצים שונים.

בעסקים רבים עדיין מתייקים ידנית את המסמכים והניירות בקלסרים ותיקיות, לכן נדרש שטח אחסון פיזי גדול, ובמחשב פותחים תיקייה ושומרים את כל המסמכים ללא סדר וארגון. כך נוצר צורך הולך וגובר לפלטפורמה ייעודית או תוכנה לניהול מסמכים המסוגלת להתממשק למערכות נוספות הקיימות בארגון, והפתרון הנכון הוא מנוי למערכת חתימה ירוקה.

כדאי לדעת כי בשנים האחרונות החל להתפתח תחום חדש לניהול מסמכים בתוכנה, בדרך כלל בענן. אמנם יש מערכות ERP המסוגלות לטפל ביעילות בנתונים, אך תוכנות אלה מתקשות לנהל את המסמכים הרבים שיש בכל עסק וארגון. למעשה, רוב בעלי העסקים עדיין לא הבינו עד כמה תוכנה לניהול מסמכים יכולה לסייע להם בעבודה השוטפת וכיצד היא יכולה לחסוך זמן ומשאבים. כדי להבין מי צריך פתרונות לעסקים כמו תוכנה מתקדמת לניהול מסמכים פנינו אל המומחים של 'חתימה ירוקה' וקיבלנו מהם הסברים מפורטים.

תוכנה לניהול מסמכים – כמה אתם צריכים אותה?

במציאות של היום כל המשרדים והארגונים טובעים בניירות ומסמכים, ולכל ארגון יש צרכים ייחודיים מבחינת ניהול המסמכים. כיום, יש בשוק מגוון פתרונות לניהול מסמכים, אך קשה למצוא מערכת שיודעת לספק מענה מקיף לכל צורכי העסק, לדוגמה שיתוף מסמכים מהשרת, שיוך קבצים מהרשת ומתוכנת המייל, הפקת מסמכים ודוחות ייחודיים, סריקת מסמכים ותיוק דיגיטלי, החתמת לקוחות וספקים מרחוק באמצעות טפסים דיגיטליים וחתימה אלקטרונית ועוד.

כדי לשמור על סדר וארגון ועל מנת לייעל את העבודה ולחסוך זמן, מומלץ לבחור פתרונות לעסקים כמו פתרון של ניהול מסמכים בתוכנה, אך חשוב לוודא כי המערכת מתממשקת למערכות הקיימות בארגון.

עבור מי מתאימה תוכנה לניהול מסמכים?

רוב בתי העסק וכל החברות והארגונים במשק העובדים עם מסמכים באופן שוטף ונדרשים לשמור על המסמכים השונים, לשייך ולשתף אותם, חייבים לשפר את תהלכי העבודה עם המסמכים. ייעול העבודה בארגון ומעבר לתוכנה מתקדמת לניהול מסמכים חוסכים שטח אחסון, משפרים תהליכים, חוסכים זמן וכסף ומספקים שכבת הגנה ואבטחת מידע. יש לציין כי תוכנה לניהול מסמכים נוחה וידידותית למשתמש, משפרת ביצועים, מצעידה את העסק קדימה ומאפשרת לו לבצע חיתום דיגיטלי של המסמכים החשובים.

איך יודעים האם המערכת מתאימה למערכות שלי?

כדי לבחור נכון ולהתאים את המערכת לצורכי העסק ולמערכת הקיימות אצלנו חשוב לוודא כי המערכת עונה על הצרכים הבאים:

• התוכנה מתממשקת עם מערכות ERP, CRM ומערכות נוספות הקיימות בארגון.
• ארכיון דיגיטלי ממוחשב.
• המערכת מסוגלת לשאוב נתונים ממערכות קיימות בארגון ולהפיק מהם מידע חיוני.
• איתור ושליפה מהירה של מסמכים השמורים במערכת.
• תמיכה בחתימה דיגיטלית.

חשוב לציין כי המערכות מבית 'חתימה ירוקה' מתאימות לכל תוכנה או מערכת, ואם לא, ניתן לפתח API כדי להתאים את המערכת לתוכנה הרצויה. זהו יתרון משמעותי עבור בעלי העסקים, מעבר ליתרונות הרבים הנוספים שהתוכנה מציעה.

למה אנחנו מסוגלים?

היתרונות המרכזיים של מערכת 'חתימה ירוקה' הם רבים וכוללים בין היתר:

• חתימה אלקטרונית ירוקה.
• שליחת טפסים דיגיטליים לחתימה מרחוק בכמה קליקים.
• נוח ופשוט ללמוד ולעבוד בה..
• ארכיון ממוחשב.
• API.
• פתרון לסבבי חתימות.

היתרונות בתוכנה לניהול מסמכים בשילוב 'חתימה ירוקה'

השילוב בין תוכנה לניהול מסמכים לבין מערכת 'חתימה ירוקה' הוא מתכון מנצח לתיוק ולניהול מסמכים שונים ומגוונים, בהתאמה מדויקת לצורכי ולתהליכי העבודה בארגון.

המערכת המתקדמת נוחה וידידותית למשתמש, היא מתממשקת לתוכנות מתקדמות לניהול מסמכים וכך מייעלים את העבודה, חוסכים זמן וכוח אדם ומשפרים את השירות ללקוחות.

אנו מזמינים אתכם לפנות אלינו לקבלת הסבר, מסלול המתאים ביותר ומחיר אטרקטיבי במיוחד!