סיפור על צורך של לקוח שהפך לסטנדרט
האתגר
חברת משקי טנא מספקת מגוון רחב של שירותי ביטוח פנסיוני לאלפי לקוחות ברחבי הארץ מדי חודש. הייחודיות של משקי טנא הינה בהתמחות רבת השנים במתן פתרונות פנסיוניים לאוכלוסייה הקיבוצית.
צורת העבודה השוטפת של חברת טנא דרשה שליחה של מסמך פנסיוני זהה לחתימה על ידי קבוצות אנשים גדולות, והתהליך הקיים היה לא יעיל עבורם מאחר והוא גזל זמן רב מאוד, ייצר נסיעות רבות והצריך רדיפה מתמדת אחר כל מבוטח שחתימתו נדרשה.
קושי נוסף היה שחלק ניכר מהחותמים היו אנשים מבוגרים יחסית והטכנולוגיה לעיתים רבות לא היתה להם ברורה.
התהליך
לאחר אפיון עומק מול הארגון ותיאור מדויק של תהליכי העבודה המבוקשים, יחד עם הצרכים שאנשי טנא העלו בפנינו, הבנו שחייבים לפתח לארגון אופרציה תפעולית חדשה לחלוטין.
לאחר תקופה של תכנון, עיצוב, פיתוחי ממשקים וקבלת אישורים, פיתחנו אופציה חדשה של שליחת מסמך למילוי וחתימה ליותר מאדם אחד בכל פעם, כלומר שליחה קבוצתית, תוך שמירה על תהליך מילוי פרטים וחתימה, קצר נוח ואינטואיטיבי, גם למי שלא מורגלים לטכנולוגיה.
הפתרון
היכולות החדשה כללה את האפשרויות לנהל קבוצות אנשי קשר הקשורות יחד, לבנות קבוצות אנשי קשר לפי מכנה משותף, להעביר או למחוק אנשי קשר בתוך הקבוצות או אף למחוק קבוצה שלמה אם אין בה צורך יותר.
המעבר לחתימה בערוצים דיגיטליים חסכה עד 50% מזמני ההתעסקות בניירת, יתרה נסיעות רבות לקיבוצים, והורידה בהוצאות משרדיות של הדפסות, סריקות ושיחות טלפוניות בצורה משמעותית.
לאור ההצלחה של צורת העבודה הזו, שולבה אופרציית השליחה הקבוצתית בכלל המנוים של חתימה ירוקה וכיום כל המנויים שלנו יכולים להנות משיטת העבודה היעילה והנוחה שלנו.
