חתימה דיגיטלית בוורד
כך אנחנו עוזרים לעסקים לייעל תהליכי עבודה עם מסמכים
מסמכי Word מלווים כמעט כל תהליך עסקי. החל מהצעות מחיר וחוזי עבודה, דרך הסכמי התקשרות ועד לטפסי קליטת עובדים ומסמכים משפטיים – ברוב הארגונים הם עדיין מהווים את הבסיס לעבודה השוטפת. למרות זאת, אנחנו עדיין פוגשים עסקים רבים שמסיימים לערוך את המסמך בוורד, מדפיסים אותו, מחתימים בצורה יידנית, סורקים למערכות מידע , או שולחים אותו לקלסרים. התהליך הזה מוכר לכולם, אך הוא גם אחד הגורמים המרכזיים לעיכובים, לבזבוז זמן ולניהול מסורבל של מסמכים.
בחתימה ירוקה הקמנו את המערכת מתוך ההבנה שהבעיה אינה במסמך עצמו, אלא בדרך שבה הוא עובר בין האנשים המעורבים בתהליך. לכן פיתחנו פלטפורמה שמאפשרת לקחת מסמך Word קיים, להפוך אותו למסמך דיגיטלי, לשלוח אותו לחתימה מרחוק ולנהל את כל התהליך במקום אחד. כך ניתן להמשיך לעבוד עם הכלים המוכרים, אך בלי כל השלבים הידניים שמכבידים על העסק.
מסמך וורד הוא רק נקודת ההתחלה
לאורך השנים ליווינו ארגונים ממגוון תחומים, וגילינו שהאתגר כמעט תמיד חוזר על עצמו. המסמך עצמו מוכן בתוך דקות, אבל תהליך ההחתמה נמשך לעיתים ימים. מישהו צריך להדפיס, אדם אחר צריך לחתום, אחר כך לסרוק, לשלוח בחזרה ולוודא שהמסמך הגיע ליעדו. כאשר מדובר בעשרות או במאות מסמכים בחודש, העיכובים הקטנים מצטברים לעומס משמעותי.
זו בדיוק הסיבה שבחרנו לפתח מערכת שמרכזת את כל שלבי העבודה. במקום לעבור בין תוכנות שונות ולבצע פעולות ידניות, ניתן ליצור תהליך רציף שבו המסמך נשלח, נחתם, מתועד ונשמר באופן אוטומטי. התוצאה היא פחות בירוקרטיה, פחות טעויות ויותר זמן להתמקד בפעילות העסקית עצמה.
למה עסקים בוחרים בחתימה דיגיטלית בוורד
אחד היתרונות החשובים מבחינתנו הוא שאין צורך לשנות את הרגלי העבודה של הארגון. רוב העסקים כבר עובדים עם מסמכי Word ולכן יצרנו פתרון שמאפשר להמשיך להשתמש בהם גם בתהליך הדיגיטלי.
באמצעות חתימה דיגיטלית בוורד ניתן להעלות את המסמך למערכת, להוסיף שדות למילוי, חתימה, תאריך או סימון אפשרויות, ולשלוח אותו ישירות לנמען באמצעות דוא"ל, SMS או WhatsApp. הלקוח או העובד יכולים להשלים את כל התהליך מכל מחשב או טלפון נייד, ואנחנו דואגים שכל שלב יתועד ויישמר במערכת בצורה מסודרת. כך ניתן לדעת בכל רגע מי כבר חתם, מי עדיין ממתין ומהו סטטוס המסמך.
חתימה על מסמך וורד כחלק מתהליך עבודה חכם
הניסיון שלנו עם עשרות אלפי עסקים לימד שחתימה היא רק שלב אחד מתוך תהליך רחב יותר. לכן המערכת שלנו אינה מסתפקת בהוספת חתימה למסמך, אלא מאפשרת לנהל את כל מחזור החיים שלו.
אפשר לשמור מסמכים כתבניות קבועות, להגדיר סבבי חתימות, ליצור הרשאות למשתמשים שונים, לשלוח תזכורות אוטומטיות ולחבר את המערכת ל־CRM, ל־ERP ולמערכות נוספות באמצעות אינטגרציות ו־API . כך תהליך שבעבר דרש טיפול של כמה עובדים יכול להתבצע באופן רציף ובקרה מלאה, תוך חיסכון משמעותי בזמן ובמשאבים.
מה אנחנו רואים אצל הלקוחות שלנו?
לאורך השנים הצטרפו למערכת שלנו משרדי עורכי דין, חברות מימון, ארגוני משאבי אנוש, חברות רכב, מוסדות אקדמיים ועסקים נוספים. כל אחד מהם הגיע עם צורך שונה, אבל כולם ביקשו להשיג את אותה מטרה – ייעול תהליכים וחסכון זמנים תפעולי בעבודה עם מסמכים.
לקוחות מספרים לנו שהמעבר לתהליך דיגיטלי סייע להם לקצר זמני טיפול, לצמצם בירוקרטיה, להפחית טעויות ולהעניק שירות מהיר יותר. עבור ארגונים ששולחים אלפי מסמכים בחודש, עצם האפשרות לשלוח מסמך לחתימה מרחוק ולעקוב אחריו ממערכת אחת משנה את אופן העבודה כולו.
הרבה מעבר לחתימה
כשפיתחנו את חתימה ירוקה, היה לנו ברור שמערכת חתימות לבדה אינה מספיקה. לכן שילבנו בפלטפורמה יכולות נוספות כמו בניית טפסים דיגיטליים, ניהול מסמכים בענן, שמירת ארכיון מסודר, יצירת תבניות קבועות, שליחה במספר ערוצים, תזכורות אוטומטיות, סליקת אשראי, אינטגרציות למערכות עסקיות ואפשרויות מתקדמות לניהול תהליכים.
המטרה שלנו היא לא רק לאפשר חתימה על מסמך, אלא לעזור לעסקים לנהל את כל התהליך בסביבה אחת, פשוטה ונוחה, תוך שמירה על אבטחת מידע ועל רצף עבודה יעיל.