פגישה עסקית

פגישה עסקית – טיפים לפגישה מוצלחת

בעלי עסקים חייבים להיפגש עם לקוחות, ספקים, בעלי מקצוע, בנקים ועוד, והפגישות העסקיות מהוות חלק בלתי נפרד מהפעילות השוטפת והיומיומית שלהם בבית העסק. כדי להצליח בפגישה עסקית חשובה יש להיערך לקראתה נכון, לכן מומלץ לתכנן את הפגישה מראש, להגדיר את זמן הפגישה ולסכם את עיקרי הדברים שנדונו במהלכה. בהתאם לסיכומים יש לשלוח טופס מקוון לצורך חתימה על מסמכים מרחוק וכהמשך ישיר של הפגישה והטיפול בנושא הנדון. 

כתוצאה ממשבר הקורונה רבים מבעלי העסקים החלו לעבוד מהבית ולהציע שירות ללקוחות מרחוק. המעבר לעבודה מרחוק מתאים לבעלי עסקים רבים, גם עבור מי שרץ מפגישה לפגישה. במקום לתאם פגישות בבתי קפה ובמקומות אחרים אפשר לנהל אותן בנוחות וביעילות באמצעות המחשב ביישומים כמו זום, ועסקים רבים מתנהלים על פי מודל העבודה החדש והגמיש יותר.

בעזרת הטכנולוגיות המתקדמות ניתן לנהל עובדים מרחוק, לתאם שיחות עבודה חשובות עם ספקים ולתאם פגישות עסקיות עם לקוחות קיימים או פוטנציאליים. ראוי לציין כי פגישה עסקית מאפשרת לבעל העסק להרשים את הלקוחות והספקים, להגיע להסכמות הנוגעות לעסק ומוצריו, לשפר את המכירות, להדק ולחזק את קשרי הלקוחות וליצור קשר אישי וחם יותר, ולהכיר את הפתרונות הטכנולוגיים שנועדו לסייע לנו. כדי להצליח בפגישות אלו כדאי להכיר כמה טיפים מהמומחים.

כיום, הטכנולוגיה מאפשרת לנהל פגישות עסקיות מרחוק, זהו פתרון מעולה לניהול הפגישות החשובות מאחר ואין צורך לצאת מהמשרד, לבזבז זמן בפקקים, לשלם על חניה ועוד. ניתן לנהל בקלות פגישה מרובת משתתפים באמצעות זום, גוגל מיט ועוד.

איך מתכוננים לפגישה עסקית?

חשוב מאוד לקרוא טיפים לפגישה עסקית כדי לשפר מיומנויות ועל מנת ללמוד מהמומחים כיצד מבצעים הכנה לפגישה עסקית ואיך לנצל את הזמן נכון ולהשיג את היעדים הרצויים. לקראת כל פגישה עסקית יש לתכנן את המפגש, בין אם הפגישה צפויה להתקיים בזום או בגוגל מיט, ובין אם הפגישה מתקיימת פיזית במשרדי העסק, במשרדי הלקוח או הספק, בבית קפה וכדומה.

כדי להיערך נכון לפגישה חשובה מומלץ לקרוא וליישם את הטיפים הבאים:

צפו מראש את זמן הפגישה

מומלץ להקצות זמן משוער לפגישה העסקית ולא לחרוג ממנו. אם הפגישה מתקיימת מחוץ לעסק יש לשקלל בזמן הפגישה גם את זמן הנסיעה וההמתנה. כדאי להגיע כמה דקות לפני הזמן ולהכין ציוד טכני ואביזרים הדרושים לפגישה, בהתאם לצורך. אין כלל המחייב כמה זמן להקצות לכל פגישה עסקית, אך המטרה היא לנהל פגישה ממוקדת ומוצלחת, ויש להימנע מפגישות ארוכות מדי מאחר והן עשויות להתיש את שני הצדדים.

נסו להיות ממוקדים

במהלך הפגישה יש להקשיב לדברי הצד האחר וחשוב להישאר ממוקדים לכל אורך המפגש. המיקוד מאפשר לנו להשיג את המטרות שקבענו, להיות קשובים ללקוח או לנותן השירות, להפגין ידע ולמנף את הפגישה לכיוון הרצוי והמתאים לנו.

לשמור על קשר עין רציף

חשוב לשמור על קשר עין רציף, לא להתפרץ לדברי אחרים במהלך פגישה עסקית, להקשיב בנימוס ולתת כבוד לאדם עימו אנחנו נפגשים.

נסו לענות על שאלות בקצב הנכון

ללקוחות יש הרבה שאלות במהלך הפגישה, עלינו לענות עליהן נכון ובאופן מדויק, אך אין לתת לשאלות לשלוט בשיחה. לכן אם הלקוח ממטיר הרבה שאלות אפשר לענות עליהן לקראת סיום הפגישה או לבקש מהלקוח לשלוח את כל שאלותיו באופן מרוכז למייל.

סיום הפגישה

כדאי לדעת כי יש מגוון פתרונות לפגישות עסקיות מוצלחות, כולל פתרונות טכנולוגיים. רבים מבעלי העסקים אינם יודעים כיצד לסיים נכון את הפגישה ומה לעשות בסיומה, לכן כדאי להתייחס לטיפים הבאים:

לא לשכוח לכתוב את עיקרי הדברים

מומלץ לכתוב ראשי פרקים והערות במהלך הפגישה עצמה, וכאשר מסכמים אותה חשוב לכתוב ביומן, במייל או בקובץ משותף את עיקרי הדברים.

התחייבו לשליחת נתונים וקבצים בזמן ריאלי

אם הבטחתם במהלך הפגישה לשלוח מידע, נתונים וקבצים, עליכם לבצע זאת בהקדם האפשרי ובזמן ריאלי, אחרת עלולים לפספס לקוח ועסקה טובה. כיום, אפשר לשלוח טופס מקוון ומסמכים אחרים לחתימה עוד בזמן הפגישה.

חתימה במקום על מסמכים וחוזים

אם מנהלים פגישה עסקית במטרה להחתים את הלקוח או נותן השירות על מסמך או חוזה חשוב, כדאי להגיע מוכנים עם המסמכים או שיש אפשרות לשלוח את המסמכים באמצעות מערכת חתימה על מסמכים מרחוק. עדיף לסיים את הפגישה עם חוזה חתום ביד וזו ההצלחה הטובה ביותר עבורנו.