האם חתימה דיגיטלית אפשרית על כל קובץ?

האם ניתן לחתום על כל טופס/קובץ?

העולם נפרד מפקסים ומסריקת מסמכים באמצעות סורק שולחני או מדפסת משולבת, וכיום עסקים קטנים ובינוניים, כמו גם ארגונים ומוסדות גדולים, כבר עברו למערכת 'חתימה ירוקה'. בעזרת המערכת המתקדמת מפיקים בקלות מסמכים לחתימה מרחוק ואונליין, עם אפשרות לחתימה דיגיטלית כנדרש בחוק. האם ניתן להוסיף חתימה דיגיטלית על כל קובץ? המשיכו לקרוא!

על אילו מסמכים ניתן לחתום?

עד לאחרונה נאלצו עסקים וארגונים לבזבז הרבה מאוד זמן ומשאבים כדי להחתים לקוחות וספקים על מסמכים חשובים, לדוגמה הזמנת עבודה, להחתים עובדים על טופס 101 ועוד. כיום יש פתרונות טכנולוגיים חדשניים המאפשרים להחתים לקוחות וספקים מרחוק ובצורה דיגיטלית. האמצעים הטכנולוגיים המתקדמים מאפשרים לבצע גם אימות חתימה כדי להימנע ממצבים שבהם לקוח מתכחש לעסקה או לחתימתו על מסמך רשמי ומחייב.

חשוב לציין כי מערכת חתימה ירוקה מאובטחת ועומדת בכל ההנחיות שנקבעו על יד משרד המשפטים, וכפי שנקבע בחוק חתימה אלקטרונית משנת 2001.

באמצעות המערכת המאפשרת חתימה דיגיטלית אונליין ומרחוק ניתן לשלוח מסמכים מסוגים שונים, לדוגמה מסמכים עורכים בפורמט PDF או TIFF, ובהתאם למערכת בה משתמשים ניתן לחתום גם על מסמכי אופיס שונים, כמו וורד, אקסל ועוד.

האם כל מסמך מאפשר חתימה דיגיטלית על פי חוק?

חוק חתימה אלקטרונית קובע את הסטנדרטים הטכנולוגיים כמו גם המשפטיים בעבורם חתימה אלקטרונית תהיה בעלת תוקף חוקי. החוק נועד לצמצם את הסכנות הקיימות בעת שליחת מסמכים חשובים באופן דיגיטלי.

על פי החוק, חתימה אלקטרונית היא מידע או סימן אלקטרוני המוצמד או נקשר למסר אלקטרוני. באמצעות מערכת חתימה ירוקה ניתן להפיק מסמך ממוחשב, אך החוק קובע שמסמך ממוחשב חייב לענות על שני תנאים מצטברים:

• הקובץ נוצר ונשלח באמצעים ממוחשבים וניתן לצפות בו ולשמור אותו במחשב.
• הקובץ חתום עם חתימה אלקטרונית מאובטחת או עם חתימה אלקטרונית מאושרת.

בנוסף, יש לבדוק אילו מסמכים נתמכים על ידי המערכת להפקת המסמכים הממוחשבים לחתימה מרחוק. מערכת מתקדמת מאפשרת חתימה דיגיטלית על מגוון רחב של מסמכים, בהתאם לחקיקה הקובעת בחוק מסמכים ממוחשבים.

איך בוחרים איך לחתום?

אפשר לחתום על סוגי קבצים שונים, לא רק מסמכי PDF. כדי לבחור איך לחתום יש לטעון מסמך במערכת, למשל הסכם כלשהו או טופס מקוון עליו רוצים להחתים לקוחות או אנשים אחרים מרחוק, ולאחר טעינת המסמך יש להגדיר במערכת את השדות עליהם נדרשת החתימה מרחוק.

חשוב לדעת כי המערכת לחתימה הדיגיטלית על מסמכים ממוחשבים מאפשרת להוסיף שלושה סוגים שונים של שדות עליהם הלקוח חותם בצורה דיגיטלית. ניתן לסמן במסמך הממוחשב שדה מסוג צ'ק בוקס עם בחירה מרובה מתוך רשימה קיימת ומוגדרת מראש, שדה תאריך המאפשר בחירה של התאריך העדכני מתוך לוח שנה דיגיטלי הנפתח בלחיצה על השדה. כמו כן, אפשר להוסיף שדה מסוג שדה טקסט למילוי טקסט חופשי על ידי הנמען.

במסך הראשי יש ללחוץ על הוספת מסמך לחתימה, לבחור את המסך הרצוי או ליצור מסמך חדש באמצעות תבנית קיימת, וכעת לוחצים על אפשרות עריכת שדות תבנית ויש למקם את השדות לחתימה באמצעות גרירה ומיקום רצוי בגוף המסמך.

בשורה התחתונה

חתימה דיגיטלית אפשרית על מגוון סוגי קבצים ומסמכים ממוחשבים, לא רק קובץ PDF. המערכת מציעה יתרונות משמעותיים לעסקים ולארגונים, היא מייעלת את העבודה, חוסכת זמן רב ולא מעט משאבים, משפרת את השירות ללקוחות ובנוסף היא מפחיתה את הצורך בהדפסת מסמכים, לכן זו מערכת ירוקה השומרת על הסביבה ומעניקה תדמית של עסק ירוק.