כך תחסכו שעות עבודה במחלקת משאבי אנוש

סמנכ"לים? כך תחסכו שעות עבודה יקרות במחלקת משאבי אנוש

בכל ארגון מוביל ובכל עסק גדול יש מחלקת משאבי אנוש, ולצוות המחלקה יש תפקיד משמעותי ומרכזי בניהול הארגון ובקידום המטרות שלו. במחלקת משאבי אנוש עוסקים בין היתר בניהול המשאב האנושי, בפיתוח מקצועי ואישי של העובדים והמנהלים, בעיצוב התרבות הארגונית ובהטמעת פתרונות מתקדמים ואיכותיים להערכת עובדים. למרות חשיבותה של המחלקה, תפקידו של הסמנכ"ל הוא לאתר ולהטמיע פתרונות לצורך חיסכון בשעות עבודה של צוות המחלקה בפרט, ושל שאר העובדים בכלל.

יש לציין כי סמנכ"לים אחראים במסגרת תפקידם להשיג חיסכון בשעות העבודה לניהול משאבי אנוש, והטכנולוגיה הזו באה לעזרתם. באמצעות שילוב מערכות טכנולוגיות מתקדמות כמו מערכת 'חתימה ירוקה' המאפשר ליצור ולשלוח טפסים דיגיטליים לחתימה מרחוק, ניתן לייעל את העבודה במחלקה עצמה ובארגון כולו, ובנוסף לחסוך בעלויות כוח אדם, הוצאות בגין ציוד משרדי וניירת, דואר, שליחויות ועוד.

איך מפחיתים בהוצאות מחלקת משאבי אנוש מבלי להרגיש?

במחלקת משאבי אנוש יש פעילויות אשר גוזלות זמן רב מצוות המחלקה, למשל ניהול השכר וניהול המשאב האנושי בארגון. סמנכ"ל מחלקת משאבי אנוש יכול להטמיע טכנולוגיות ושירותים חדישים המתאימים לעבודה במחלקה, יש פתרונות טכנולוגיים מתקדמים הכוללים כלי אוטומציה, כך ניתן להפחית באופן משמעותי בהוצאות המחלקה וכוח האדם, גם מבלי להרגיש פגיעה בעבודה היומיומית והשוטפת.

למעשה, שילוב אוטומציה במחלקת משאבי אנוש ומעבר לעבודה עם טפסים מקוונים ובעזרת מערכת 'חתימה ירוקה', כל אלו ועוד מייעלים את העבודה, מביאים לידי חיסכון בשעות עבודה לניהול משאבי אנוש, מונעים טעויות אנוש של הצוות ועוד.

טיפים לעבודה עם מערכות אוטומציה

כאמור, חיסכון בשעות עבודה מהווה את אחת מהמשימות המרכזיות של סמנכ"לים בארגונים השונים, בדגש על סמנכ"לים של מחלקות משאבי אנוש. כדי לשפר ולייעל את העבודה השוטפת במחלקת משאבי אנוש כדאי להתייחס לטיפים הבאים:

לעבוד עם מערכות וכלי אוטומציה

כדי לייעל את הפרודוקטיביות של מחלקת משאבי אנוש מומלץ להטמיע מערכות וכלים טכנולוגיים, בדגש על כלי אוטומציה. המערכות המתקדמות טכנולוגית מייעלות את העבודה, חוסכות הרבה מאוד זמן, מבטיחות סדר וארגון ובנוסף הן מספקות יתרונות רבים למנהלים ולעובדים בארגון.

לצמצם חשיפה לסיכונים

יש עדיין מנהלים ועובדים במחלקות משאבי אנוש המשתמשים בטכניקות עבודה ידניות הגורמות לבזבוז זמן משווע ולסיכונים רבים לארגון. כדאי לעבור למערכת מממוחשבת התומכת בעבודה עם טפסים מקוונים, וחשוב לבחור מערכת עם כלי אוטומציה העוברת עדכונים שוטפים, מאחר שיש שינויים תכופים ברגולציה, בדיני עבודה ובכללים לחישוב שכר ותנאים סוציאליים. המעבר לתוכנה מתקדמת מצמצם חשיפה לסיכונים רבים עבור הארגון מבחינת דיני עבודה ותביעות.

לעבור לטפסים דיגיטליים

מומלץ לבחור מערכת 'חתימה ירוקה' ולעבור לעבודה עם טפסים מקוונים (דיגיטליים), כך מייעלים את העבודה, חוסכים זמן ועלויות כוח אדם, מקטינים את הוצאות הציוד המשרדי ומונעים טעויות אנוש.

אבטחת מידע ושמירה על סודיות

במערכות הממוחשבות של הארגון יש מידע יקר ערך וסודי, זהו מידע חשוב שחייב להיות שמור במערכת ויש למנוע חשיפת נתונים לגורמים לא רצויים. כדאי לדעת כי במערכות המתקדמות המידע שמור בענן וכך זוכים להגנת סייבר מושלמת והנתונים נשמרים בבטחה מחוץ לארגון, וניתן לקבוע ולנהל הרשאות גישה למידע הסודי.

חשיבות הסדר וארגון המשימות

עיסוקי הליבה של מחלקת משאבי אנוש בארגון הם ניהול שוטף של ההון האנושי, לרבות ניהול מערך השכר ותנאי ההעסקה, ניהול תהליכי גיוס, מיון וקליטת עובדים חדשים בארגון, פיתוח משאבי אנוש ויצירת תרבות ארגונית. כדי לקדם את מדיניות החברה ומטרותיה העסקיות יש להקפיד על סדר וארגון המשימות במחלקת משאבי אנוש, ובעזרת המערכות הטכנולוגיות קל לשמור על סדר, לעקוב אחר המשימות הנדרשות ולבצען, לארגן את המשימות לפי חשיבותן ועוד.