חתימה אלקטרונית
מהי חתימה אלקטרונית, מי צריך אותה ומה היתרונות שלה? ובכן, חתימה אלקטרונית נועדה לצורכי אימות מסמכים דיגיטליים, בעיקר בעולם העסקים, ויש לה תוקף משפטי. המומחים של 2sign – מערכת חתימה ירוקה, עושים לנו סדר בנושא.
מהי חתימה אלקטרונית?
חוק חתימה אלקטרונית,התשס"א-2001, הביא למהפכה של ממש לאחר שנקבעו הסטנדרטים המשפטיים והטכנולוגיים כדי לחתום על מסמכים חשובים באופן דיגיטלי כמו חשבוניות מס, קבלות ועוד.
החתימה מחליפה את הצורך בחתימה בכתב יד, מטרתה לאמת את פרטי החותם וזהותו. באמצעות החתימה הדיגיטלית מקצרים תהליכי החתמה, מייעלים ומשפרים את העבודה בארגון, חוסכים עלויות שונות וניתן לחתום מרחוק במקום להגיע למשרד או להמתין לשליח שיגיע עם המסמכים לצורך חתימה עליהם.
החוק בישראל מכיר בשלושה סוגים של חתימות אלקטרוניות:
חתימה אלקטרונית
מידע או סימן אלקטרוני המוצמד ונקשר למסר אלקטרוני, לדוגמה סימן של תוכנה, סימן אותו מפיקים באמצעות עט דיגיטלי או משטח רישום, סריקה של חתימה ידנית ועוד.
חתימה אלקטרונית מאובטחת
אמצעי החתימה נמצא בשליטתו הבלעדית של החותם, לכן החתימה מבטיחה את הזיהוי של החותם וניתן באמצעותה לבדוק ולאתר שינויים שחלו בתוכן המסמך או המסר החתום.
חתימה אלקטרונית מאושרת
חתימה מאובטחת (אלקטרונית) אליה משייכים תעודה אלקטרונית שחייבת להיות מונפקת על ידי גורם מאשר, התפקיד של התעודה האלקטרונית הוא לאמת את תקופת החתימה ולמנוע מהחותם להתכחש לחתימה שלו.
כדאי לדעת כי בסעיף 1 העוסק בחתימה אלקטרונית מאובטחת נקבעו התנאים הנדרשים לחתימה מסוג זה:
- החתימה ייחודית לבעל אמצעי החתימה.
- החתימה מאפשרת זיהוי של החותם.
- החתימה הופקה באמצעי הניתן לשליטתו הבלעדית של החותם.
- החתימה מאפשרת לזהות האם חלו שינויים במסר האלקטרוני או במסמך הדיגיטלי לאחר מועד החתימה.
מה היתרונות בחתימה אלקטרונית?
לחתימה האלקטרונית יש לא מעט יתרונות לבעלי עסקים ולארגונים שונים. היתרונות המרכזיים הם:
- אוטומציה של תהליכים בעסק או בארגון.
- חיסכון בעלויות כוח אדם ומשאבים.
- שיפור השירות הניתן ללקוחות העסק.
- ייעול ושיפור העבודה בעסק.
- אפשרות להתחמה מרחוק של ספקים, לקוחות, עובדים וכו'.
- תוקף משפטי מחייב.
- כלי לאימות החותם.
- אבטחת מידע ברמה הגבוהה ביותר.
- אין צורך להדפיס מסמכים ולשלוח אותם בדואר רגיל.
- פתרון ירוק המציע מיתוג של עסק השומר על הסביבה.
- ניהול מסמכים יעיל, ניתן לשמור על סדר וארגון, לשלוף מסמכים חתומים מהארכיב ועוד.
- אפשרות לשליחת מסמכים מרחוק במייל ובוואטסאפ
כיצד בפועל מתבצעת חתימה דיגיטלית?
החתימה הדיגיטלית מקבילה באופן מסוים לחתימה הרגילה בכתב יד. החתימה הדיגיטלית מהווה סימן היכר ייחודי לצורך אימות וזיהוי האדם ששלח את המסמך. בפועל מצרפים העתק של החתימה בכתב יד של האדם ששלח את המסמך האלקטרוני, לדוגמה הצעת מחיר או חשבונית חתומה הנשלחת ממערכת מקוונת, והחתימה האלקטרונית כוללת שלב אימות נוסף הכולל קוד מוצפן וייחודי, כאשר הקוד המוצפן רלוונטי רק למסמך עצמו.
הדרך המהירה והמשתלמת ביותר כדי להשתמש בחתימה אלקטרונית ולצרף אותה על מסמכים חשובים היא באמצעות הצטרפות לשירות של 2sign. באמצעות מחלקת השירות של החברה ניתן לפתוח את האופציה להתממשקות החתימה למערכת להפקת חשבוניות וקבלות און ליין, ובהמשך יוצרים במערכת מסמך לחתימה מרחוק ומוסיפים שדות למילוי ולהוספת החתימה.
האם קיים תאריך תפוגה?
כאשר משתמשים בשירות חותם זמן למעשה מוסיפים תאריך תפוגה למסמך, וחתימת הגורם המאשר על חתימה של הלקוח יחד עם חותם הזמן מאפשרים לדעת מתי בוצעה החתימה והאם היא נעשתה בהסכמת בעל החתימה. הגורם המאשר אחראי על ניהול החתימות והוא מפרסם מידע על חתימות שפג תוקפן.