31.07.2022

חתימה דיגיטלית לחשבוניות

למי מיועדת האפשרות לחתימה דיגיטלית עבור חשבונית?

עם השנים יותר ויותר בעלי עסקים למדו את כוחו של עולם האינטרנט אשר ייעל באופן משמעותי את אופן העבודה, מבחינת איסוף ניירת לתוך קלסרים עבי כרס על ידי שמירת המידע בקבצים מסודרים שחלקם מוצפנים בשל מידע מקיף של לקוחות החברה. עם כניסת החוק לחתימה דיגיטלית בשנת 2001, בעלי עסקים החלו להשתמש גם בחתימה דיגיטלית של חשבונית.

 

מהי חותמת דיגיטלית לחשבונית?

חותמת דיגיטלית היא חתימה שמוטבעת על גבי מסמך ממוחשב כגון, חשבונית, תעודת משלוח ועוד. בחותמת הדיגיטלית לחשבונית יופיעו פרטי שולח המסמך, בית העסק אשר מנפיק את המסמך – שם החברה, מספר ח.פ, סכום חיוב העסקה לפני חישוב אחוזי המע"מ ואחרי חישוב אחוזי המע"מ ועוד פרטי זיהוי נוספים.

לאחר שמסמך נחתם דיגיטלית לא ניתן לערוך בו שינויים כלל, כך שהוא גם מוגן מפני זיופים. החותמת הדיגיטלית מהווה למעשה מאין ת.ז של העסק אשר מוכר מוצרים או שירותים כלשהם. כל עסק יכול לעצב חתימה דיגיטלית לחשבונית על פי אופי העסק.

 

באילו מצבים משתמשים בחותמות דיגיטליות עבור חשבוניות?

בעלי עסקים רבים בארץ ובכלל בכל העולם עברו למערכת הנהלת חשבונות באופן מקוון וכך הם מנפיקים מסמכים שונים של העסק לרבות חשבוניות. כל מסמך ממחושב שיוצא מתוך מערכת חשבוניות זו חייב להיות מוטבע בו החותמת הדיגיטלית של העסק.

בדרך כלל ישנו בכל עסק מורשה חתימה מלבד מנכ"ל החברה, שיש לו הרשאה לקובץ החותמת והוא יעשה בה שימוש רק במסמכים שיוצאים מחוץ לעסק. השימוש בחותמת דיגיטלית מאושר על ידי רשות המיסים במסמכים הרלוונטיים, לרבות דוחות ייעודיים לרשויות המס כלומר, חתימה דיגיטלית על חשבונית.

 

מה מקנה חתימה על חשבונית?

המטרה של חתימה דיגיטלית על חשבונית מאפשרת נוחות ויעילות שכן המסמך עובר באופן מידי ללקוח באמצעות מייל. אין יותר צורך ללכת לדואר, לשים בול ולחכות עד שהמכתב יגיע למחוז חפצו. בנוסף יש פן נוסף וחשוב לא פחות, הפן האקולוגי, שיש בשליחת חשבונית דיגיטלית והיא – חיסכון בנייר, טונר ושינוע, בין אם זו נסיעה עצמאית או שליח חיצוני. כמובן שבדרך זו ניתן לעקוב גם אחרי כל המסמכים אם מאחסנים אותם באופן מסודר בתיקיות קבצים.

 

איך מזהים שהחתימה אמיתית?

צריך להבין שכשעולה הצורך בחתימה דיגיטלית קיימת מערכת מאובטחת שפועלת בשיתוף פעולה ומסונכרנת בין השולח לבין הנמען. הנמען שמקבל את ההודעה במייל בצירוף קובץ מאובטח אמנם פותח את ההודעה ויכול לקרוא מה רשום, אך על מנת שיוכל למלא ולחתום על המסמך תשלח לנמען הודעת SMS עם קוד סודי איתו הוא יוכל לפתוח את הקובץ המוצפן, שם יהיה ניתן לחתום בחתימה דיגיטלית מאובטחת שתישלח ישירות לשולח ההודעה.

 

בשורה התחתונה

אפשר להגיד שהרבה מאוד בעלי עסקים עברו מאין "מתיחת פנים" מקצה לקצה בכל הקשור לנושא ארגון הניירת של בית העסק. עד לפני עידן האינטרנט ושליחת מסמכים באופן מקוון, היה צורך בתיוק מסמכים בקלסרים גדולים וכבדים מאוד שאחת לכמה שנים היה צורך בניפוי וגריסת המסמכים בשל חוסר מקום ובכלל, מחוסר שימוש והתיישנות.

היום כבר ניתן לשמור את המסמכים בארכיון המערכת בה משתמשים המאפשר שליפה נוחה של כל מסמך או אפילו על שולחן העבודה במחשב בתיקיות שמסודרות לפי איך שרוצים וצריכים וכך הרבה יותר נוח ויותר ידידותי לחפש מסמך כלשהו גם אם מדובר על מסמך ישן מאוד. כאשר מדברים על עולם החשבוניות הדיגיטליות צריך לזכור שחייבת להיות מוטבעת חותמת דיגיטלית של שם בית העסק המנפיק את החשבונית בפירוט מלא של כל הפרטים הרלוונטיים.

אם בית העסק עושה שימוש בחתימה דיגיטלית על עסקאות או חשבוניות, עליו לשים לב שהוא צריך לעבוד עם מערכות אבטחה והצפנה שישמשו ככלי לזיהוי החתימה.