טפסים חכמים

ארגונים ועסקים מתמודדים עם הפעולה המעיקה והממושכת של מילוי טפסים ידניים שונים, זהו בזבוז משאבים כביר עבור ארגונים במגזר הפרטי והציבורי, ומעבר לכך מדובר בפעולה המשפיעה על איכות הסביבה בגלל הדפסת הטפסים למילוי ידני, שליחת הטפסים בדואר או על ידי שליחים (דלק, זיהום אוויר וכו'). לכן, כדאי לדעת כי יש אפשרות מתקדמת לשליחת טפסים חכמים ודיגיטליים, כך מספקים חוויית לקוח נעימה, יעילה ואיכותית יותר, חוסכים זמן וכסף ושומרים על הסביבה.

שירות טפסים חכמים על ידי חתימה ירוקה מייעל את העבודה בארגונים, מאיץ את המעבר לסביבת עבודה מתקדמת המותאמת לעידן הדיגיטלי של היום, וכל ארגון יכול לתכנן ולבנות טפסים דיגיטליים למילוי מרחוק על ידי לקוחות, ספקים, עובדים ועוד.

מערכת חתימה ירוקה פותחה על ידי חברת חתימה ירוקה בע"מ, החברה מהווה חלק מקבוצת ניהול חשבונות ישיר, הקבוצה אחראית בין השאר על תכנון ותפעול מערכת חשבוניות דיגיטליות. המערכת החדשנית מתאימה לארגונים רבים, היא נוחה וידידותית למשתמשים ומבטיחה ייעול בתהליכי העבודה וחיסכון משמעותי בזמן ובמשאבי הארגון.

כדי להכין טפסים מקוונים וחכמים יש לרכוש מנוי למערכת של חתימה ירוקה. ניתן לבחור במסלול הייעודי המתאים לעסק או לארגון ולאחר הצטרפות כמנוי לשירות ניתן להיכנס לחשבון האישי באתר כדי לבנות טפסים דיגיטליים חכמים.

הטפסים המקוונים אותם יוצרים במערכת מאפשרים ללקוחות ולגורמים אחרים לחתום על הטופס המקוון מרחוק, ולאחר החתימה מקבלים התראה והטופס נשמר אוטומטית בארכיון וניתן לשלוף אותו בכל עת. יש לציין כי הטפסים החכמים כוללים שדות למילוי ללא צורך להדפיס את הטופס, הלקוח יכול לחתום על הטופס החכם והדיגיטלי באמצעות האצבע והסמארטפון שלו או באמצעות המחשב בבית או בעבודה.

בשלב הראשון אתם נדרשים לשוחח עם המומחים של חתימה ירוקה כדי להבין את הצרכים הייחודיים שלכם ולאפיין את הטופס הדיגיטלי עם שדות למילוי, אזורים בהם הלקוח נדרש לחתום, פורמט הטופס, ציון תאריכים, מילוי פרטים ועוד.

שיחת האפיון קובעת גם את שלבי שליחת הטופס הדיגיטלי מאחר ויש לאפיין מראש מה השולח מבצע, מה נדרש מהלקוח החותם על הטופס ועוד. בנוסף, חשוב לאפיין את מבנה הטופס ולהגדיר את השדות למילוי פרטים ולמקם אותם נכון במסמך, כמובן בהתאמה לדגשים ולצרכים שלכם, ובהתאמה לרגולציות ולבקשות מיוחדות.

את הטפסים החכמים בונים על ידי צוות מומחים במחלקת פיתוח התוכנה של חתימה ירוקה, צוות הפיתוח בונה או הטופס הדיגיטלי וממקם את השדות למילוי במקומות המבוקשים, ובהתאם לצורך מפתחים טופס מתקדם טכנולוגית בהתאמה אישית לצרכי הלקוח. לאחר פיתוח הטופס החכם מבצעים בדיקות QA כדי להבטיח את תקינות הטופס ורק אז מחלקת הפיתוח מטמיעה את הטופס החכם במערכת של המנוי.

הלקוח מקבל הדרכה טלפונית והסברים מפורטים כיצד לאתר את הטופס הדיגיטלי, איך לשלוח אותו וכיצד לקבל את הטופס חתום לאחר מילוי כל השדות הנדרשים.

לאחר שהטופס החכם מוכן ניתן לשלוח אותו לנמענים.

טפסים דיגיטליים חכמים מתאימים לכל העסקים והארגונים במגזר הפרטי והציבורי, השירות מיועד לעסקים קטנים ובינוניים, לארגונים, לתאגידים ועוד. מערכת טפסים חכמים מאפשרת לכם לשלוח מסמכים לחתימה מרחוק ולקבל את הטפסים מאושרים וחתומים, כך אתם חוסכים זמן ומשאבים, מייעלים את העבודה, משפרים את השירות ללקוחות ונהנים מתיעוד מלא ומאחסון נוח בארכיון.

טפסים חכמים מתאימים לכל הסקטורים במגזר הפרטי והציבורי, לרבות משרדים של עורכי דין ורואי חשבון, חברות הייטק, שמאים, מתווכים, חברות שילוח, חברות אבטחה, חברות לוגיסטיקה, חברות בתחום הרכב והתעופה, ארגוני ספורט ומכוני כושר ועוד.