ייעול וזירוז תהליכי חתימות

אם אפשר לשפר את מהירות החתימות אז למה לא?

ארגונים ועסקים מחפשים כל הזמן דרכים ופתרונות לייעול ולזירוז תהליכי עבודה, ייצור, שיווק ומכירות. כדי להגביר פריון בעבודה ולחסוך בזמן עבודה יקר כדאי לארגונים ולעסקים לרכוש מנוי למערכת 'חתימה ירוקה', המערכת מאפשרת עבודה נוחה עם טפסים דיגיטליים ומציעה פתרון איכותי ונוח לצורך ייעול וזירוז תהליכי חתימות בבית העסק או בארגון. 

מה היתרונות במערכת חתימה מרחוק לבית העסק? איך המערכת יכולה לסייע בתחומים כמו ייעול תהליכי חתימות? כיצד הכלים במערכת מייעלים ומזרזים תהליכי חתימות בתחומים כמו בנייה, אדריכלות, רפואה, תקשורת, משאבי אנוש ופיננסים? כל המידע בכתבה שהכנו עבורכם.

כמה חשוב לזרז את הליך החתימות?

בכל ארגון יש תהליכים המחייבים סבב חתימות, לעיתים התהליך הוא פנים ארגוני בלבד ולעיתים יש לשלוח את המסמך לקוחות או לספקים שיוכלו לחתום עליהם מרחוק. בעסקים רבים ממשיכים לעבוד עם מסמכים מודפסים, לכן כאשר יש תהליך המחייב חתימות של מנהלי מחלקות, מקבלי החלטות בארגון וגורמים נוספים, מתחיל תהליך מסורבל וממושך מאחר שיש לתאם פגישה עם כל אחד מהגורמים שצריך לחתום על המסמך החשוב.

בעזרת מערכת 'חתימה ירוקה' מכינים טופס דיגיטלי עם שדות מוכנים מראש לחתימה מרחוק. המערכת חוסכת זמן עבודה משמעותי ובנוסף אין צורך להדפיס מסמכים רבים, לרדוף אחר הגורמים שצריכים לחתום על הטופס או המסמך, לתאם זמן ומקום כדי שאנשים בארגון יוסיפו את החתימה שלהם, לתייק את כל המסמכים בקלסר ועוד.

יש לציין כי אחד מהיתרונות המרכזיים של המערכת המאפשרת חתימה מרחוק הוא האפשרות לערוך סבב חתימות בין בעלי תפקידים וגורמים נוספים בארגון, כאשר ניתן לשלוח את המסמך החשוב לחתימה מרחוק בפעם אחת לכל החותמים, לחתימה לפי סדר שיקבע מראש או במגביל. כך, כל אחד מהאנשים שצריכים לחתום על המסמך במסגרת סבב החתימות, מקבל לינק למייל או בהודעת טקסט, הוא פותח את המסמך המקוון במחשב או בסמארטפון שלו, מאשר את המסמך, מוסיף חתימה כנדרש, וכך הלאה בין כל האנשים שצריכים לחתום.

חשוב לדעת כי המערכת מייצרת מסמכים אלקטרוניים עם חתימה דיגיטלית מאובטחת, לכן שומרים על סודיות ונמנעים מחשיפת מידע רגיש. את המסמך החתום שומרים בארכיב הממוחשב וניתן לשלוף אותו בכל רגע נתון להמשך עבודה.

תחומים בהם כדאי לנסות ולזרז תהליך חתימות

כאמור, ייעול וזירוז תהליכי חתימות הוא צורך קיים ברוב הארגונים והעסקים, מאחר וכל סבב חתימות בשיטות המסורתיות כמו פעם דורש משאבים רבים ומבזבז זמן עבודה יקר והדפסות רבות ומיותרות. כדאי לדעת כי זירוז הליכי חתימות מתאים בין היתר לתחומים הבאים:

אדריכלות ובנייה

בכל פרויקט בנייה יש שלבים ממושכים מבחינת תכנון, אישורים, בקשות והיתרי בנייה. אפשר לייעל ולזרז תהליכי חתימות על מסמכים רבים בתחום האדריכלות והבנייה, וכך חוסכים זמן ולא מעט כסף.

רפואה

עולם הרפואה של היום עובר תהליכי דיגיטליזציה מהירים ומשמעותיים. באמצעות מערכת 'חתימה ירוקה' אפשר להביא לידי ייעול תהליכי חתימות במרפאות, במרכזים הרפואיים, בקליניקות הפרטיות, במכוני ההדמיה ועוד.

תקשורת

חברות התקשורת מחייבות אנשי מקצוע ובכירים בחברה, ספקים ולקוחות לחתום על  מסמכים שונים. לכן, לצורך ייעול וזירוז תהליכי חתימות כדאי לעבור למסמכים דיגיטליים עם אפשרות לחתום עליהם מרחוק.

מעסיקים המחייבים חתימת מחלקות

בכל ארגון יש סבבי חתימות בין מנהלי מחלקות, לכן ניתן לייעל הליך זה באמצעות מערכת מתקדמת טכנולוגית.

כמה זמן אפשר לחסוך אם עובדים בצורה נכונה?

באופן כללי, ככל שיש בארגון יותר עבודה עם מסמכים ומנהלים הרבה סבבי חתימות בין גורמים שונים, כך הארגון יכול לחסוך יותר זמן וכסף. מחקרים בדקו וגילו כי ברוב הארגונים יש תהליכי עבודה וחתימות לא יעילים, לכן החיסכון בזמן מובטח ויכול להיות משמעותי במיוחד.