30.06.2022

מחולל טפסים מקוונים – מהו ומה תפקידו?

עולם העסקים משתנה במהירות ועובר תהליכי דיגיטליזציה מואצים. עד לאחרונה העסקים נאלצו לרדוף אחרי הלקוחות כדי להחתים אותם על מסמכים, פעולה שדרשה משאבים רבים מהעסק. כיום, כולם עוברים למערכת חתימה ירוקה כדי להחתים לקוחות וספקים מרחוק וללא צורך בתיאום פגישה. כאשר בוחרים מערכת המאפשרת חתימה אונליין על מסמכים יש לוודא כי התוכנה כוללת מחולל טפסים מקוונים, באמצעותו ניתן ליצור בקלות ובנוחות שלל טפסים או מסמכים ממוחשבים, לרבות טפסים דיגיטליים להזמנת מוצר או שירות, טופס 101, טופס סודיות וכו'.

 

כמה זה כדאי?

בעידן האינטרנט המהיר ועקב כניסתן של מערכות המחשוב לכל תחומי החיים, כל העסקים נדרשים למצוא פתרונות מתקדמים טכנולוגית כדי לייעל את העבודה בעסק, לקצץ עלויות, לשפר רווחיות ולספק שירות טוב יותר ללקוחות. בעבודה השוטפת בבתי העסק ובארגונים השונים יש שימוש נרחב בטפסים. עד לאחרונה הארגונים והעסקים נאלצו להדפיס את המסמכים השונים הנחוצים לפעילות השוטפת, לתייק את המסמכים החתומים בקלסרים, להזמין שליח כדי להחתים לקוחות או ספקים על מסמכים חשובים, ללכת לדואר כדי לשלוח את המסמכים במעטפות ועוד.

מערכת חתימה ירוקה מציעה פתרון מתקדם ועדכני המתאים לרוח התקופה. ראוי לציין כי המערכת פותחה רק לאחר שחוק חתימה אלקטרונית נכנס לתוקפו בשנת 2001, ולמעשה המערכת החדשנית הבשילה לאחר התיקון לחוק בשנת 2018.

בעזרת מחולל טפסים מקוונים מייעלים את העבודה בעסק, ניתן להפוך את הטפסים השונים בהם עושים שימוש באופן שוטף לטפסים דיגיטליים, ובנוסף  אפשר ליצור טפסים ומסמכים ממוחשבים בהתאמה מושלמת לצורכי הארגון וסגנון העבודה. המחולל המתקדם תומך בחתימה אלקטרונית על המסמכים הדיגיטליים, אחרי חתימה מרחוק על המסמך הממוחשב ניתן לשמור את הטופס החתום ולשלוף אותו בקלות בכל רגע נתון.

כאשר מתחילים להשתמש במחולל הטפסים המקוונים יוצרים מסמכים ממוחשבים או שהופכים מסמכים קיימים לממוחשבים, וכך אין צורך להתעסק עם ניירות, לבזבז זמן עבודה יקר בגלל תיוק המסמכים בקלסרים וגם חוסכים שטח במשרד מאחר ואין צורך יותר בארכיון.

 

האם זה אפשרי עבור כולם?

בהחלט כן, מערכת חתימה ירוקה המגיעה עם מחולל מתקדם לעריכת טפסים מקוונים מיועדת לכל בתי העסק, כולל עסקים קטנים ובינוניים, וכמובן שהיא מתאימה מאוד לארגונים, למוסדות וכדומה. בעזרת המחולל המתקדם אפשר לבנות טפסים דיגיטליים למטרות שונות, כולל מסמכים להחתמת לקוחות מרחוק, והמחולל מייעל את העבודה, חוסך זמן וכוח אדם ואין צורך בידע בכתיבת קוד ובתכנות כדי להשתמש במערכת ולהכין מסמכים ממוחשבים בהתאמה אישית לצורכי העסק.

 

מה היתרונות של מחולל טפסים מקוונים?

אין אפשרות לעצור את הקדמה לכן אין זה פלא כי מחולל טפסים מקוונים הפך לכלי עבודה חשוב ומרכזי בארגונים המובילים, במשרדים של עורכי דין ורואי חשבון ובעסקים רבים נוספים. המחולל מהווה כלי אוטומציה מרכזי בעסק, ניתן להשתמש במערכת מכל מחשב, גם מרחוק, ובנוסף המחולל מייתר את הצורך לרדוף אחרי לקוחות וספקים כדי להחתים אותם על מסמכים חשובים.

בשורה התחתונה, מערכת חתימה דיגיטלית מאפשרת יצירת טופס מקוון מאפס והיא תומכת גם בהפיכת מסמכים קיימים לממוחשבים. אלפי עסקים עוברים למערכת המקוונת ליצירת טפסים מקוונים כדי לחסוך זמן וכסף, לייעל את העבודה ולהחתים לקוחות מרחוק, בלי לתאם פגישה פיזית מאחר ונדרשת רק חתימה מרחוק.

מומלץ להתנסות במערכת כדי להבין את יתרונותיה ולהתרשם מיכולותיה.  כדאי לדעת כי מערכת חתימה ירוקה מציעה תקופת ניסיון לחודש ימים, ללא כל עלות או התחייבות מצד הלקוח. בעלות של כמה שקלים לחודש תוכלו גם אתם להפיק מסמכים וטפסים ממוחשבים וליהנות משיפור בתוצאות העסקיות ומיתרונות נוספים.