מילוי טפסים אונליין

מידע על מילוי טפסים אונליין

עסקים רבים משתמשים בטפסים מסוגים שונים למגוון מטרות ויישומים, למשל מילוי טופס הזמנת מוצר או שירות, חוזה או מסמך אחר על קבלת מוצר או שירות, סקר דיגיטלי, טופס 106 ועוד. כיום, המגמה היא לעבור למערכת מקוונת באינטרנט באמצעותה ניתן להכין ולשלוח טפסים ספציפיים להחתמה מרחוק, ובעזרת מילוי טפסים אונליין גם העסק שלכם יכול להתייעל, לעמוד בחזית הטכנולוגיה, לשפר את השירות ללקוחות וליהנות מתדמית של עסק ירוק השומר על הסביבה.

מילוי טפסים אונליין – איך ולמה?

בתי עסק עובדים עם חוזים, מסמכים וטפסים מסוגים שונים, יש טפסים המשמשים את העובדים בארגון לצרכים פנים ארגוניים ולביצוע הפעילות השוטפת בבית העסק ויש טפסים שנועדו להחתמת הלקוחות ונותני השירות. עסק שעובד בצורה יעילה, חכמה ותקנית מחתים את הלקוחות על טפסים שונים לצורך תיעוד העסקאות, קבלת אישור מהלקוח, פירוט העבודה וגם כדי להגן את העסק מפני תביעות. לטפסים השונים יש חשיבות משפטית עבור העסק, לכן הטופס חייב להיות בנוי בקפידה ולכלול שדות למילוי הלקוח, ציון התאריך והוספת חתימות.

את מי משמשת טכנולוגית מילוי הטפסים אונליין?

בשנים האחרונות, ולמעשה מהרגע שבו המחוקק הישראלי אישר את חוק חתימה אלקטרונית בשנת 2001, בעלי עסקים ובעלי מקצועות חופשיים הבינו את יתרונות הטכנולוגיה המאפשרת להם מילוי טפסים אונליין ואפשרות להחתים לקוחות או ספקים מרחוק.

טכנולוגיית מילוי טפסים מקוונים אונליין השתרשה במהירות במגזר העסקי והמוסדי, וכיום ניתן למצוא ארגונים רבים העושים שימוש באפשרות מתקדמת זו. מילוי טפסים אונליין עם חתימה ירוקה הפכו לנחלת הכלל במגזר העסקי והמוסדי, וכיום ניתן למלא טפסים מקוונים שונים באתר של המוסד לביטוח לאומי, באתרים של המוסדות המובילים להשכלה גבוהה, טפסים שהמעסיק שולח להחתמת עובדיו, טפסים מקוונים להזמנת מוצר או שירות מחברות שונות, טפסי רישום מקוונים לחוגים עבור הילדים, טפסים דיגיטליים לרכישת ביטוח, ללקיחת הלוואה, לסגירה חוזה או עסקה מול עסק או אדם פרטי ועוד.

ראוי לציין כי גם בעלי מקצועות חופשיים עושים שימוש נרחב באפשרות של מילוי טפסים אונליין, לדוגמה עורכי דין ששולחים מסמכים משפטיים ועסקיים ללקוחות שלהם לצורך חתימה מרחוק וללא צורך בהגעה פיזית למשרד או בתיאום פגישה עם הלקוח, רואי חשבון, אדריכלים, מפקחי בנייה, קבלנים, יועצים ועוד.

הכירו את הדרכים הנפוצות למילוי טפסים

מילוי טפסים באופן ידני

במשך שנים רבות בעלי עסקים נאלצו להתמודד עם מילוי טפסים באופן ידני, משימה שגזלה מהם זמן ומשאבים רבים. מילוי טופס ידני מחייב תיוק בקלסרים, שטח אחסון גדול במשרד, הוצאות דפוס ולא פעם חלות טעויות אנוש במילוי הטופס הידני.

מילוי טפסים מקוונים (אונליין)

הטכנולוגיה מסייעת לנו ומאפשרת לבעלי עסקים לשלוח לינק ללקוחות לצורך מילוי טפסים מקוונים אונליין מרחוק. מילוי טפסים אונליין מייעל את העבודה, חוסך זמן ועלויות, מונע טעויות אנוש ומשפר את השירות ללקוחות, ובנוסף שומרים על הסביבה.

מילוי טפסים באמצעות מיופה כוח/מייצג

יש אפשרות לשלוח טפסים למילוי מרחוק על ידי מיופה כוח או מייצג מוסמך.

האם תמיד מותר למלא טפסים בצורה זו?

באופן כללי, מילוי טפסי אונליין מותר וחוקי, כל עוד משתמשים במערכת מוכרת העומדת בדרישות החוק ותומכת בהנחיות שנקבעו על ידי משרד המשפטים בחוק חתימה אלקטרונית משנת 2001.

איך יודעים שהטופס מולא כראוי?

בעזרת מערכת 'חתימה ירוקה' למילוי מסמכים וטפסים מקוונים ניתן לשלוח לינק ללקוח או לגורם אחר, והמסמכים המופקים במערכת כוללים שדות מובנים למילוי מרחוק. הלקוח פותח את המסמך באמצעות המחשב או הנייד שלו, ממלא את השדות הדרושים ומוסיף חתימה דיגיטלית, והחתימה המאובטחת מגיעה עם קוד ייחודי המונע זיופים או שינוי במסמך לאחר החתימה במידת הצורך. לאחר מילוי וחתימה מרחוק המערכת שולחת התראה וניתן לפתוח את המסמך הדיגיטלי ולעשות בו שימוש בהתאם לצורכי הארגון.