ניהול עסק עם אוטומציות – למה זה כדאי?
האם מדובר במשהו כל כך פרקטי?
בעלי עסקים קטנים ובינוניים מעוניינים לייעל את העבודה בעסק שלהם ולהיות מעודכנים בטכנולוגיות החדשניות והמתקדמות ביותר שיכולות לסייע להם לשפר ביצועים, לחסוך עלויות, להעניק שירות טוב יותר ללקוחות וליהנות מיתרון על פני המתחרים. לכן, חשוב להכיר כלי אוטומציה לעסקים שיכולים לסייע בניהול העסק, לשפר מכירות ולחסוך זמן ללקוחות.
מה זה בדיוק אוטומציה לעסק? למי זה מתאים? למה מומלץ לכל העסקים להכניס ולהטמיע אוטומציות בניהול החברה? איך מערכת כמו חתימה ירוקה הכוללת כלי אוטומציה מתקדמים יכולה לסייע בניהול העסק? כל התשובות בכתבה שהכנו בנושא אוטומציות חכמות ומתקדמות לעסקים.
מהן אוטומציות ואיך הן עוזרות לעסקים?
באופן כללי, אוטומציה מתארת תהליך שבו לוקחים תהליכים ידועים מראש אשר חוזרים על עצמם ומטמיעים כלי טכנולוגי המבצע את הפעולות הנדרשות והחוזרות על עצמן באופן אוטומטי לחלוטין. כלומר, העסק בוחר תוכנה, אפליקציה או מוצר טכנולוגי מתקדם אחר המסייע לו להפוך תהליכים שונים בניהול העסק לאוטומטיים.
יש מגוון כלי אוטומציה המתאימים לכל סוגי העסקים, למשל אוטומציות לשיווק ומכירות כמו צ'אט בוט, כלי אוטומציה לגיוס לידים, כלים לשיווק העסק באמצעות דואר אלקטרוני וכדומה. כמו כן, יש אוטומציות לעסקים המאפשרות להחתים לקוחות וספקים מרחוק, ללא צורך בתיאום פגישה עם הלקוח או בשליחת שליח עם המסמכים לחתימה עד בית הלקוח, זהו כלי המאפשר לבצע גם סבב חתימות ללא צורך בתיאומים ללא סוף ובסבבים מתישים עד שכל האנשים חותמים על המסמך, וניתן באמצעותו להכין טפסים מקוונים למילוי נוח ומהיר ועוד.
מהי המטרה העיקרית של אוטומציה?
המטרה העיקרית של אוטומציה לעסק היא להפוך תהליכים אותם מבצעים באופן ידני לתהליך יעיל ואיכותי יותר באמצעות תוכנה או אפליקציה המבצעת את התהליכים החוזרים על עצמם באופן אוטומטי. המעבר לשימוש בכלי אוטומציה לניהול העסק מבטיח יתרונות רבים כמו חיסכון כספי, ייעול תהליכי עבודה בעסק, חיסכון בעלויות כוח אדם, הימנעות מטעויות אנוש, שיפור השירות ללקוחות העסק ועוד.
חשוב לציין כי השימוש באוטומציות מציב את העסק בחזית הטכנולוגיה ומעניק יתרונות משמעותיים על פני המתחרים. השימוש בכלי אוטומציה חוסך הרבה מאוד זמן עבודה, וכך העובדים ומנהלי העסק יכולים להתמקד בנושאי הליבה ובמשימות החשובות ביותר על מנת לשפר את ביצועי החברה ולהגדיל את הפעילות העסקית.
כמה זה יעיל לעסק?
יש מגוון כלי אוטומציה המתאימים לכל העסקים, כולל עסקים קטנים. בין האוטומציות המומלצות לכל עסק ניתן למנות את מערכת חתימה ירוקה המאפשרת להכין טפסים מקוונים בלחיצת כפתור, לבצע סבבים של חתימות בקלות וללא צורך לרדוף אחרי אנשים כדי להחתים אותם על מסמך חשוב, ובנוסף המערכת מאפשרת להחתים מרחוק לקוחות וגורמים אחרים.
המערכת המתקדמת מייעלת תהליכים בבית העסק, חוסכת זמן עבודה וכוח אדם, מקצצת את ההוצאות עבור נייר, דיו והדפסות. בנוסף, אין צורך להשתמש בשירות שליחים כדי להחתים לקוחות וספקים על מסמכים חשובים, וכל המסמכים הם דיגיטליים לכן אין צורך באחסון המסמכים הרבים בקלסרים ובשטח אחסון גדול במשרד.
ראוי לציין כי המערכת מתממשקת עם מערכות חכמות אחרות בעסק, וכך ניתן באמצעות ממשק ידידותי למשתמש לבצע פעולות שונות הדורשות זמן רב בלחיצת כפתור אחת. כמו גם ניתן להגדיר הגדרות אוטומטיות כדי לא להמשיך עבודה רציפה ולא הגיע למצב של חוסרים וכו'.
החיסכון שבאוטומציות
כאמור, האוטומציות החכמות לעסקים נועדו לייעל את העבודה, לשפר את שירות הלקוחות, לחסוך עלויות ועוד. החיסכון שבאוטומציות הוא משמעותי ביותר עבור העסק, מאחר שאין צורך לבצע פעולות החוזרות על עצמן, כלומר עבודה טכנית ומתישה הדורשת התעסקות ממושכת ולעיתים יש גם להקצות כוח אדם לצורך המשימה. בעזרת כלי אוטומציה חוסכים זמן, כוח אדם ומשאבים רבים לכן מומלץ להכיר את הכלים המתקדמים ביותר ולהטמיע אותם בבית העסק.