ניהול תיק עובד

הדרכים היעילות ביותר כאן אצלנו!

מה זה תיק עובד וכיצד הוא מסייע למנהלי משאבי אנוש בעבודתם השוטפת? מה החשיבות של ניהול תיק עובד ביעילות ואילו פרטים כלולים בתיק עובד? מהו תיק עובד דיגיטלי ומה היתרונות שלנו? כיצד מערכת חתימה ירוקה יכולה לסייע בניהול טפסים חכמים ודיגיטליים בתיק העובד בעסק או בארגון? 

בכל ארגון יש תהליך מסודר לקליטת עובד חדש במערכת, וכיום ברוב העסקים והארגונים עובדים עם מערכות ממוחשבות ומתקדמות, לכן מקובל לנהל את תיקי העובדים בתוכנה. בכל תוכנה מתקדמת לניהול עסק יש מודול ייעודי לצורך ניהול תיק עובד, וכך מנהלי משאבי אנוש ומנהלים אחרים בארגון יכולים לקבל גישה למידע הנחוץ עבורם, לתעד את פרטיו האישיים של העובד, לשמור מסמכים חשובים הנוגעים להעסקת העובד בארגון, לעדכן פרטים ועוד.

מה החשיבות של ניהול תיק עובד ביעילות?

בארגונים גדולים ומובילים יש מחלקת משאבי אנוש שאחראית בין היתר על תהליך קליטת עובדים חדשים ועדכון מידע ופרטים על העובד לכל אורך תקופת העסקתו. יש חשיבות רבה לניהול נכון ויעיל של תיק העובד במערכת הממוחשבת מאחר שהארגון זקוק למידע על העובדים למטרות שונות כמו חשבות שכר, הכנת תלוש משכורת, חישוב הטבות מס וכו'.

המידע המאוחסן בתיק העובד במערכת הממוחשבת המשמשת את הארגון מסייע למנהלי משאבי אנוש ולמנהלים הבכירים בארגון לנתח ולהציג מדדים שונים ולהסיק תובנות לגבי העובדים, לדוגמה תקנים מול מצבת כוח אדם, סיבות מרכזיות לעזיבת העובדים, אחוז תחלופת העובדים בארגון, ניטור וניתוח מאפיינים דמוגרפיים ואחרים של עובדי הארגון ועוד.

כאשר מנהלים ביעילות את תיקי העובדים בעסק שומרים על סדר וארגון. המידע על העובדים מעודכן באופן שוטף, החל משלב איסוף הנתונים על מועמדים לתפקיד וטרם התחלת עבודתם. ניהול תיק עובד במערכת ממוחשבת מאפשר למנהלי משאבי אנוש ולמקבלי ההחלטות בארגון להקפיד על תהליכי עבודה מוסדרים ויעילים יותר וכך מייעלים את העבודה, חוסכים בכוח אדם ומשדרגים את הפעילות האדמיניסטרטיבית בעסק או בארגון.

כמו כן, ניתן לשלוף בקלות מידע על נתוני העובד, לעדכן פרטים חדשים בעקבות שינויים בחיי העובד, לשמור נתונים היסטוריים שיכולים לשמש את מקבלי ההחלטות, לציין תזכורות חשובות הנוגעות לעובד כמו התחלת קורס מקצועי או הכשרה ייעודית, זימון לריאיון עבודה או לשיחת משוב והערכת ביצועים ועוד.

מהו תיק עובד דיגיטלי?

בעבר היה נהוג לנהל את תיקי העובדים בצורה ידנית ובאמצעות קלסרים עבי כרס. כיום, ברוב העסקים יש תוכנת ניהול ייעודית באמצעותה ניתן לבצע ניהול תיק עובד דיגיטלי, וכך קל ונוח יותר לעדכן פרטים, לשלוף מידע על העובד וכד'. חשוב לציין כי ניהול עובדים הוא חלק חשוב ובלתי נפרד בניהול העסק, והתפקיד מוטל בדרך כלל על מחלקת משאבי אנוש בארגון.

כדי לעבוד ביעילות ולשמור על כל המסמכים החשובים הקשורים לעובד, כדאי לנהל את התיק על עובדי הארגון במערכת דיגיטלית מתקדמת ויעילה, וכך חוסכים משאבים ומונעים טעויות אנוש.

אילו פרטים נחוצים בכל תיק עובד?

כאמור, ניהול עובדים מתחיל עם קליטת העובד, אך יש עסקים שבהם מוסיפים לתיק הייעודי גם מידע על תהליך קליטת העובד, החל משלב הזימון לראיון עבודה. הפרטים החשובים ביותר שחייבים להופיע במודול של ניהול תיק עובד הינם:

• מידע והגדרת החברה, כולל שם המעסיק, שם המנהל הישיר, תג עובד, ותק במקום העבודה וכו'.
• פרטים אישיים מעודכנים כמו שם מלא, ת"ז, סטטוס משפחתי, כתובת מגורים, פרטי חשבון בנק ועוד.
• נתוני העובד כמו נוכחות בעבודה, מסמכי חוזה עבודה וכו'.
• מסמכים כמו טופס 101, אישורי מחלה, חופשת היריון ולידה, מילואים ועוד.

ניהול טפסים חכמים בתיק עובד

כאשר מקפידים על ניהול תיק עובד בארגון יש שליטה מלאה על הנתונים והמידע הקשורים לעובד, אך כדי לייעל את העבודה חשוב לבצע אינטגרציה של התוכנה עם מערכת חתימה ירוקה. למעשה מודול ניהול תיק עובד בעזרת חתימה ירוקה מסייע למנהלי משאבי אנוש לעבוד בנוחות וביעילות, לשתף מסמכים בקליק מהיר ממערכות שונות, לעדכן פרטים על העובד ולשמור מסמכים חשובים בארכיון ממוחשב.

כמו כן, האינטגרציה וניהול תיק עובד בחתימה ירוקה מייעלת את העבודה, ניתן לשלוח לעובדים מסמכים דיגיטליים לחתימה מרחוק, ואפשר לעבוד עם מסמכים מקוונים וטפסים חכמים.
בסופו של דבר הכל יכנס לארכיון מסודר במערכת עם אפשרות לתייק את המסמכים לפי עובדים, מחלקות, דרגים וכו' – להחלטתכם ולנוחיותכם המירבית.