פתרונות דיגיטליים לעסקים

איך עסקים מושפעים מפתרונות דיגיטליים?

בזמנים של היום שהכול קורה מאוד מהר, כאן ועכשיו, אין מקום לבעל עסק זמן להתעסק בשיטות עבודה כפי שהיו מקובלות בעבר. פעם, משימות היו נכתבות על גבי לוח שנה או ביומני המזכירות ויום יום, שעה שעה, היו צריכים להסתכל ולבדוק שחלילה לא התפספסה פגישה או משימה אחרת. דוגמא נוספת היא כאשר בעל עסק היה צריך לבקש חתימה מלקוח, הלקוח היה צריך להדפיס את המסמך לחתום ולסרוק, גם בתחום הזה חתימה ירוקה מצאו את הפתרון המושלם.

מספר פתרונות דיגיטליים יעלים במיוחד

ישנם פתרונות דיגיטליים לעסקים גדולים וקטנים כאחד שהם חד משמעית יחסכו זמן יקר וכמובן כסף רב. ניקח לדוגמא מערכת ניהול הוצאות של עסק. אם מדובר בעסק שעדיין מתנהל כמו פעם עם המון ניירת, חישובים באקסל ומחשבונים, קיימת תמיד סבירות די גבוהה לטעויות ולעיתים מדובר בטעויות שיכולות להגיע לחוסר איזון של מאות ואלפי שקלים.

מאידך, כשיש לעסק מערכת ניהול הוצאות ממוחשבת שקיימת תחת מערכת אחת אשר מכילה את החתכים הנדרשים, הסבירות לטעויות יורדת משמעותית שכן הדבר היחיד שעלול לשבש הוא הזנה לא נכונה של פרטים.

בנוסף, היום כמעט ואין עסק שלא משתמש במערכת לחתימה על מסמכים באופן מקוון שכן זה חוסך המון זמן ונותן פתרונות לעסקים כפי שהוזכר קודם לכן, אין את הצורך בהדפסת המסמך, סריקתו ושליחתו אלא רק שליחת המסמך באופן מקוון שמגיע למייל הנמען בצירוף קובץ מאובטח שניתן לפתוח אותו על ידי קוד של מספרים או אותיות תוך מעקב של ההוראות לפתיחה. נושא זה טומן בחובו גם את הפן האקולוגי שהוא חשוב לא פחות.

כמה יעילים הפתרונות הדיגיטליים עבור העסקים?

יעילים מאוד! כאשר המידע שאנחנו דורשים לקבל נמצא תחת מערכת אחת שמכילה את כל אותם האיפיונים שהוגדרו מראש, זה מקצר את התהליכים השונים בעסק והרבה יותר נוח לראות ולמצוא את מה שמבקשים, די בקלות.

כאשר קיימת מערכת שמכילה מספר רב של פתרונות לעסקים יעילים במיוחד כמו חתימה ירוקה, והיא אכן מכילה את הכול המידע של בית העסק בקלות, אפשר להוציא מידע על ספקים קיימים או כאלו שעבדו עם בית העסק בעבר ואפילו מציאת ספקים פוטנציאליים ולחילופין גם למצוא לקוחות פוטנציאליים בעזרת מערכת חכמה שמזהה ומאתרת אותם.

איך מזהים הזדמנויות לשיפור ולניצול הזדמנויות?

בכל בית עסק יש את התקופות שבהם יש צורך לשינוי, רענון בגלל סיבות שונות כמו שינוי אופי הארגון למשל, תחלופה של מנהלים או עובדים או לחילופין הכנסה של תחומים נוספים, מחלקות שהורחבו ועוד. עולה הצורך גם בשינוי מערכת שתיתן פתרונות דיגיטליים לעסקים אשר מבקשים לעשות זאת. זהו בדיוק הזמן לנצל את ההזדמנות למתן שיפור העסק על ידי פתרונות דיגיטליים שיעזרו להרים את העסק.

פתרונות דיגיטליים לעסקים – סיכום

כשבעל עסק מקבל את העובדה שעליו לשנות את דרכי שיטות העבודה המיושנות ולעבור לשיטות עבודה חדשניות ודיגיטליות יותר, זהו הזמן המתאים ביותר להכיר את האפשרויות הרבות שקיימות בחתימה ירוקה שישפרו וייעלו את קצב העבודה. כמה דוגמאות שמתאימות לכלל בית העסק:

• ניהול אנשי קשר
• יצירה ושמירה של מסמכים קבועים
• שליחת מסמכים למילוי וחתימת אנשי הקשר
• הוספה אוטומטית של חותמת
• איתור מהיר ושליפת מסמכים שנחתמו מהארכיון
• אפשרות לשליחת קוד סודי לחותם למען שמירת סודיות

אלו כמובן רק כמה דוגמאות לפתרונות לעסקים שקיימות במערכת חתימה ירוקה קיימים עוד מספר רב פתרונות דיגיטליים יעילים במיוחד שיעזרו לכל בית עסק בניהול משימות שוטפות, יום יומיות וגם בניהול נכון של מידע נוסף שנמצא תחת בית העסק.