27.01.2022

צילום מסמכים? עברו לטפסים דיגיטלים

עם יד על הלב, מי אוהב למלא טפסים ידניים, לצלם אינספור מסמכים במשרד, לתייק ערימות של טפסים ומסמכים בקלסרים ולרדוף אחרי לקוחות וספקים בדרישה למלא טופס ידני חשוב? ובכן, העולם עובר לדיגיטל ועסקים רבים כבר הבינו כי יש פתרונות טכנולוגיים יעילים וחוקיים המאפשרים להם לשפר את השירות ללקוחות, לחסוך הרבה מאוז זמן ומשאבים בעסק ולהימנע מפגיעה בסביבה.

במשרדים רבים יש מכונות צילום מסיביות הנמצאות בשימוש נרחב על ידי כלל העובדים, ועלויות השכפול מהוות הוצאה גבוהה, ומעבר לכך צילום מסמכים לוקח הרבה זמן ביום העבודה. לכן, כדאי גם לכם לעבור לטפסים דיגיטליים באינטרנט, זהו פתרון מתקדם ואיכותי, וניתן להחתים לקוחות וספקים מרחוק, להימנע מצילום ושכפול ערימות של מסמכים והעסק חוסך עלויות רבות ושומר על הסביבה.

איך מעבר לטפסים דיגיטליים מחליף את הצורך בצילום מסמכים?

המעבר לטפסים הדיגיטליים מאפשר לכל העסקים והארגונים להפחית את השימוש במדפסות ובמכונות הצילום. כאשר מחתימים לקוחות או ספקים על מסמכים חשובים, לרוב יש לשכפל כמה העתקים ולצלם את המסמכים בשלושה עותקים לפחות, מאחר ועותק אחד תמיד נשאר אצל הלקוח. המעבר לתוכנה של טפסים חכמים ודיגיטליים מייתר את הצורך בצילום מסמכים ברוב העסקים, ובארגונים הגדולים הוא מפחית באופן משמעותי את השימוש במכונת הצילום ובמדפסות.

את הטופס הדיגיטלי שולחים ישירות לדואר האלקטרוני של הנמען, אפשר לשלוח את הטפסים והמסמכים הדיגיטליים גם באמצעות ה-Whatsapp, ולמעשה אין צורך לתאם פגישה עם הלקוחות כדי להחתים אותם על הטפסים, ולא צריך להזמין שליח כדי לרדוף אחר הלקוחות ולהחתים אותם על טפסים חשובים.

 

מה היתרונות של המעבר לתוכנת טפסים דיגיטליים?

יש יתרונות רבים ומשמעותיים למעבר לתוכנה לטפסים דיגיטליים.
היתרונות המרכזיים הם:

  • הקטנה משמעותית של הוצאות רכש שוטפות כגון: נייר צילום, דיו וטונרים, בולים ומעטפות.
  • אפשרות להחתים מרחוק לקוחות, ספקים וכו', אין צורך בתיאום פגישות כדי להחתים לקוחות על מסמכים וחוזים ולא צריך לשלוח שליחים.
  • מעקב נוח אחר הטפסים ובקרה יעילה המאפשרת לדעת מתי הלקוח קיבל ופתח את הטופס.
  • שיפור חוויית הקנייה וההזמנה ללקוחות.
  • שליחה מהירה של הטפסים באמצעות המייל או בעזרת אפליקציות בנייד.
  • חיסכון ניכר בזמן עבודה, אין צורך לבזבז שעות בצילום מסמכים, תיוק ושליחת המעטפות בדואר.
  • עלות נמוכה ומשתלמת במיוחד, מתאים גם לעסקים קטנים.
  • תדמית של עסק ירוק הדואג לאיכות הסביבה.
  • ממשקים נוחים וידידותיים למשתמש, ייעול העבודה במשרד.
  • שיתוף קל ויעיל של המסכים.
  • ארכיון ממוחשב המאפשר לשלוף את המסכים הדיגיטליים במהירות, גם באמצעות הנייד.
  • המערכת מתממשקת לתוכנות נוספות, לדוגמה תוכנת CRM לניהול קשרי לקוחות, תוכנה להפקת חשבוניות דיגיטליות ועוד.
  • המערכת תומכת בפורמטים שונים של מסמכים, כולל PDF.

יש עוד הרבה יתרונות לטפסים הדיגיטליים, כך לדוגמה המערכת כוללת כלי אוטומציה וניתן להימנע מטעויות אנוש במילוי הטפסים, אפשר לחסוך מקום במשרד מאחר ואין צורך במכונת צילום גדולה שתופסת שטח רב, וניתן לוותר גם על ארכיון מאחר וכל המסמכים שמורים בארכיב הממוחשב.
בעזרת מערכת להפקת מסמכים דיגיטליים מפסיקים לחפש מדפסת או מכונת צילום פנויה, לא צריך לעמוד שעות ארוכות כדי לשכפל את המסמכים הנדרשים, וניתן להפוך מסמכים קיימים בהם עושים שימוש רב בעסק עם טפסים דיגיטליים עם סימון ברור של השדות שהלקוח צריך למלא.

המערכת מאובטחת ברמה גבוהה, היא מאושרת על ידי רשויות המס, ניתן לבצע באמצעותה סבב חתימות, ללא צורך בצילום מסמכים רבים, והמעבר לטפסים הדיגיטליים מבטיח שיפור משמעותי בתהליכי המכירות ובשירות הניתן ללקוחות, לכן אם עדיין לא עברתם למערכת הטפסים הדיגיטליים של 2SIGN – הגיע הזמן שגם אתם תפסיקו לצלם ולהדפיס מסמכים רבים ותיהנו מכל היתרונות של חתימה ירוקה.