קליטת עובד חדש – כיצד עושים זאת בצורה נכונה?

כמה חשוב לעשות זאת נכות ומהם הצעדים הנחוצים ביותר?

הליך קליטת עובד חדש אינו מסתיים ביום החתימה על חוזה העבודה, ובפועל זהו הליך שנמשך עד קליטה מוצלחת של העובד בסביבה הארגונית. בהליך גיוס של עובד חדש בארגון יש להתייחס לשני מישורים מרכזיים – הצד של הארגון והצד של העובד. לכן, חשוב לבנות תוכנית מקצועית ומפורטת לקליטה אחידה, יעילה ומהירה המסייעת לעובדים החדשים להיקלט בזרועות פתוחות ובצורה קלה וידידותית. 

איך לבצע קליטת עובדים בעסק בצורה נכונה? כיצד מערכת חתימה ירוקה יכולה לסייע בהליך קליטת עובדים חדשים? מה היתרונות של טופס דיגיטלי לקליטת עובד חדש? בואו נתחיל.

כדי שכולם יהיו מרוצים כדאי לעבוד לפי הצעדים הבאים:

ההליך הנכון לקליטת עובד חדש בעסק או בארגון נועד להקל על העובד במקום עבודתו החדש, והמטרה היא לסייע לו להביא את כל יכולותיו וניסיונו המקצועי בתפקידו החדש על מנת לממש את מלוא הפוטנציאל שלו ולהיות פרודוקטיבי. כדי שכולם יהיו מרוצים כדאי לתכנן תוכנית פרטנית לקליטת עובד חדש בארגון, והצעדים הבאים יכולים לסייע לכם לקלוט נכון את העובד ולהעניק לו את כל התמיכה הנחוצה עבורו בתחילת דרכו בארגון:

הכנת שטח העבודה

עובד חדש תמיד נמצא במעט הלם מאחר שעליו להכיר את סביבת העבודה החדשה ובנוסף עליו להכיר את האנשים החדשים איתם יעבוד, ספקים ומחלקות שונות, מנהלים חדשים ותהליכי עבודה שונים. לכן תמיד יהיה יותר טוב להקל על העובד החדש בתחילת דרכו.

קליטה וספיגת הידע

חשוב למנות צוות בארגון שיהיה אחראי על קליטת עובדים, ותפקיד הצוות הוא להקנות את כל הידע הנדרש לעובד החדש על מנת שהוא יוכל לתפקד היטב ולהתמודד בקלות עם המעבר לסביבת עבודה חדשה שאינה מוכרת לו. אפשר לשלב סדנאות אישיות ופעילויות נוספות כמו הכרת הצוות בצורה לא פורמלית ועוד. ראוי לציין כי בארגונים רבים ממשיכים להשתמש בטפסים רגילים ומודפסים לקליטת עובדים, למרות שכיום יש פתרון דיגיטלי, חכם, יעיל ומתקדם יותר שמבטיח יתרונות רבים למעסיק ולעובדים החדשים.

על כן, כדאי לעבור למערכת מתקדמת ליצירת טפסים דיגיטליים באמצעותה ניתן להכין טופס דיגיטלי לקליטת עובד חדש, וזאת בעזרת מערכת ניהול תיק עובד הכלולה בתוכנה החכמה. העובד מקבל לנייד שלו טופס דיגיטלי לקליטת עובד חדש וכל שעליו לעשות הוא למלא את פרטיו ולחתום על המסמך המקוון. לאחר חתימתו על הטופס המסמך נשמר בארכיון ובתיק העובד שמשמש את מחלקת משאבי אנוש.

התאמה ושילוב בארגון

זהו שלב קריטי שנועד להסדיר את העניינים הטכניים והביורוקרטיים של העובד החדש בארגון, למשל קליטת העובד באמצעות מערכת חתימה ירוקה המאפשרת לקלוט אותו בצורה מיטבית, בין היתר בעזרת פיצ'ר מתקדם של ניהול תיק עובד במערכת הממוחשבת. כמו כן, שלב זה נועד לסייע לעובד החדש להשתלב בארגון ולעבור חפיפה המסייעת לו להכיר את נהלי העבודה, ללמוד את תפקידו ולהבין מהן ציפיות המעסיק ממנו.

מומלץ לבצע גם את הדברים הבאים:

סיור בארגון והיכרות עם הצוות

לצד הליך הקליטה הביורוקרטי שמחייב מילוי טפסים ורישום במערכות השונות, חשוב לכלול בהליך קליטת העובד גם סיור מאורגן במקום העבודה החדש ומומלץ לארגן היכרות עם הצוות.

פגישה עם מנהל ישיר

לאחר היכרות עם הצוות חשוב לכלול בהליך קליטת העובד גם פגישה אישית עם המנהל הישיר. מומלץ לבצע שיחה זו כבר ביום הראשון לעבודה של העובד החדש, ובשיחה זו המנהל הישיר יכול לתאם ציפיות, להרחיב את הידע על התפקיד והמטרות, לעדכן על חלוקת העבודה ולוח הזמנים המתוכנן וכדומה.

הדרכה על תוכנות ושירותים

העובד החדש חייב להכיר את התוכנות והשירותים שבהם עליו להיעזר לצורך מילוי תפקידו. לכן, כדאי למנות צוות שיהיה אחראי על קליטת עובדים חדשים, וחשוב ללמד את העובד החדש על התוכנות השונות על מנת להקל עליו, לקצר את תקופת זמן הלימוד ו"הכניסה לעניינים" ולסייע לו להצליח בתפקידו.

תרגול משימות

ארגון שמעוניין לקלוט עובדים חדשים בקלות ובמהירות חייב לכלול בהליך קליטת העובד גם תרגול משימות. לאחר שהעובד מכיר את סביבת עבודתו כדאי לדרוש ממנו לבצע כמה משימות לצורך תרגול והכרת נהלי העבודה והתוכנות, וכך העובד משתלב מהר וטוב יותר בארגון.

משוב על התקדמות העובד

המנהל הישיר חייב להקפיד על שיחות משוב עם העובד החדש, מומלץ כבר בסיום השבוע הראשון לנהל שיחת משוב וכך ניתן להסיק מסקנות ותובנות לגבי עבודתו של העובד החדש ולהפיק לקחים כדי להקל על קליטת עובדים חדשים.

מצד מחלקת משאבי אנוש

חשוב לזכור כי יש תפקיד מרכזי למחלקת משאבי אנוש בהליך קליטת עובד חדש, וכדי להקל עליו מומלץ להיעזר במערכת חתימה ירוקה המאפשרת להכין טופס דיגיטלי לקליטת העובד החדש, באמצעות הפתרון לניהול תיק העובד במערכת הממוחשבת שבענן. יש כמה טפסים שכל עובד חדש חייב למלא, וכדי להקל על העובדים החדשים ולהימנע מטעויות אנוש כדאי לעבור למערכת מתקדמת ליצירת ולניהול טפסים דיגיטליים.

שלב הקליטה של עובד חדש הינו קריטי עבור שני הצדדים, הן למעסיק והן לעובד. כאשר עובדים עם טפסים דיגיטליים במחלקת משאבי אנוש מקצרים ומייעלים את ההליך לקליטת העובד, וניתן לסיים את הביורוקרטיה כבר ביום הראשון בעבודה, במקביל לשלב ההדרכות וההכרות עם סביבת העבודה החדשה.