טפסים חכמים

פשוט ויעיל

ארגונים רבים מעוניינים לייעל ולשפר את האינטראקציה שלהם עם הלקוחות והמשתמשים, במיוחד היום כשהתחרות בעולם העסקים גבוהה יותר מתמיד והעולם הפך לכפר גלובלי. הפתרון היעיל והנכון ביותר לניהול מידע עסקי באופן דיגיטלי ולייעול השירות ללקוחות הוא באמצעות טפסים חכמים, זהו פתרון איכותי המאפשר לכל עסק או ארגון ליצור טופס או חוזה דיגיטלי חכם ומותאם אישית לצורכי הארגון, והטופס מותאם למילוי וחתימה מרחוק באמצעות הטלפון הנייד או המחשב.

חשוב לציין כי ארגונים ועסקים במגזר הפרטי והציבורי כאחד מתמודדים עם בזבוז משאבים אדיר בשל צורת עבודה מיושנת הדורשת מילוי טפסים ומסמכים ידניים שונים. העבודה עם טפסים ידניים מבזבזת זמן יקר, כוח אדם, הדפסות וצילומים, עלויות לשליחת הטפסים בדואר או על ידי שליחים (דלק, חיפוש חניות, זיהום אוויר וכו') ועוד. לכן, כדאי להכיר את מערכת חתימה ירוקה המאפשרת שליחת טפסים חכמים ומקוונים בקליק מהיר, והעבודה עם המערכת המתקדמת מבטיחה חוויית לקוח נעימה, יעילה ואיכותית יותר, וגם שומרים על הסביבה.

מה זה טופס חכם?

באופן כללי, טופס חכם הוא טופס דיגיטלי ומקוון עם חתימה אלקטרונית. את הטופס הדיגיטלי החכם בונים בעזרת מערכת מתקדמת ליצירת ולעבודה עם טפסים ומסמכים דיגיטליים, וניתן לשלוח את המסמך לטלפון הנייד של לקוח יחיד או לקבוצת אנשי קשר לצורך קריאת המסמך והוספת חתימה מרחוק. לאחר החתימה על הטופס החכם מקבלים התראה במערכת וניתן לשמור את המסמך החשוב והחתום בארכיב מאובטח בענן.

הטופס החכם מחליף את העבודה עם טפסים ומסמכים ידניים, ושירות זה מייעל את העבודה בארגון או בעסק, מאיץ את המעבר לסביבת עבודה מתקדמת המותאמת לעידן הדיגיטלי של היום, וכל ארגון יכול לתכנן ולבנות טפסים דיגיטליים למילוי מרחוק על ידי לקוחות, ספקים, עובדים ועוד.

מי משתמש בטפסים חכמים?

טפסים דיגיטליים חכמים מתאימים לכל הארגונים והעסקים במגזר הפרטי והציבורי כאחד, השירות מיועד בין השאר לעסקים קטנים ובינוניים, ארגונים גדולים, תאגידים, רשויות שונות ועוד. מערכת ליצירת ולעבודה עם טפסים ומסמכים דיגיטליים מאפשרת למנויים לשלוח טופס חכם ומעוצב בקלות ובמהירות, ולאחר שהנמען חותם על הטופס מרחוק, מקבלים את הטופס מאושר וחתום, וכך חוסכים זמן ומשאבים, מייעלים את העבודה, משפרים את השירות ללקוחות ונהנים מתיעוד מלא ומאחסון מאובטח בארכיון שבענן.

העבודה עם טפסים דיגיטליים חכמים מתאימה לכל הסקטורים במגזר הפרטי והציבורי, לדוגמה משרדים ופירמות של עורכי דין, משרדים ופירמות של רואי חשבון, חברות הייטק, שמאים, מתווכים (מקרקעין או רכב), חברות שילוח, חברות אבטחה, חברות לוגיסטיקה, חברות בתחום הרכב והתעופה, ארגוני ספורט ומכוני כושר, חברות אחזקה וניקיון, קבלנים, חברות תיירות ועוד.

איך בונים טפסים חכמים?

כדי להכין טפסים מקוונים וחכמים יש לרכוש מנוי במערכת של חתימה ירוקה. ניתן לבחור במסלול שיתאים לעסק או לארגון ולאחר הצטרפות כמנוי לשירות ניתן להיכנס לחשבון האישי באתר כדי לבנות טפסים דיגיטליים חכמים.

כדאי לדעת כי המערכת כוללת ממשק נוח וידידותי לצורך בניית טופס חכם, וניתן לבצע המרה של מסמכים קיימים לטפסים דיגיטליים, כולל אפשרות להכין את הטופס החכם והדיגיטלי ממסמכי JPEG ו-PDF. לאחר העלאת מסמך קיים או יצירת מסמך חדש בוחרים באפשרות חתימה בודדת או סבב חתימות, ולאחר שהמסמך נטען ניתן להוסיף בו שדות למילוי, לרבות מקום להוספת החתימה מרחוק. בסיום עריכת ושמירת הטופס החכם ניתן לשלוח אותו לנמענים המופיעים ברשימת אנשי קשר או לשלוח את המסמך באמצעות הוספה ידנית של פרטי הנמען או בחירת קבוצה מרשימת הקבוצות.

לאחר שליחת הטופס החכם והמקוון ללקוח או לגורם אחר, הנמענים יכולים לחתום על הטופס מרחוק באמצעות האצבע והסמארטפון שלהם או באמצעות המחשב בבית או בעבודה, והמערכת שולחת התראה והטופס נשמר אוטומטית בארכיון וניתן לשלוף אותו בכל עת.

כמה חשובה מערכת מאובטחת לבניית טפסים חכמים?

מערכת חתימה ירוקה פותחה על ידי בעלי עסקים.
המערכת החדשנית מתאימה לארגונים רבים, היא נוחה וידידותית למשתמשים ומבטיחה ייעול בתהליכי העבודה וחיסכון משמעותי בזמן ובמשאבי הארגון.

כאשר בוחרים מערכת לבניית טופס חכם חשוב להתייחס להיבטי אבטחת המידע, לכן חשוב לציין כי מערכת חתימה ירוקה היא מערכת מאובטחת ברמה הגבוהה ביותר, הן מבחינת תשתיות פיזיות והן מבחינת אבטחת הגישה למידע, יכולות הצפנה מתקדמות מקצה לקצה, אמצעי הגנת סייבר ורגולציות ממשל תאגידי המבטיחים הגנה על הנתונים והנכסים של המשתמשים במערכת.

באילו מקרים חשוב לעבוד עם טפסים אלה?

עבודה עם טפסים דיגיטליים חכמים מתאימה לכל העסקים והארגונים המעוניינים להתייעל, לשפר את השירות ללקוחות ולחסוך משאבים רבים. כל העסקים והארגונים עובדים עם מסמכים שונים, כלומר העבודה עם מסמכים מהווה חלק משמעותי בהתנהלות השוטפת במקום העבודה, לכן כדאי לעבוד עם מערכת מתקדמת לבניית ולשליחת מסמכים וטפסים דיגיטליים, ויש תעשיות רבות הזקוקות לפתרון יעיל זה מאחר שניתן לעבוד עם טפסים חכמים כמו ייפויי כוח, חוזים, דרישות תשלום, הסכמי עבודה, תצהירים כמו הצהרת בריאות, דוחות שנתיים ועוד.