איך עושים חתימה דיגיטלית

עסקים וארגונים רבים נאלצים להתמודד עם ביורוקרטיה מתישה והם מבזבזים זמן רב ומשאבים עצומים לצורך החתמת לקוחות, ספקים ומנהלים על טפסים ומסמכים שונים. יש טפסים בארגון עליהם נדרשת רק חתימה אחת ויש טפסים הדורשים סבב חתימות, עד היום החתמת הגורמים השונים על הטופס נעשה בצורה ידנית ומסורבלת, אך כיום יש פתרון טכנולוגי חדשני ויעיל המאפשר לייעל את התהליך באמצעות חתימה דיגיטלית על מסמכים, ללא צורך להדפיס ולסרוק אותם. 

איך עושים חתימה דיגיטלית? מה התוקף החוקי שלה? מה היתרונות של חתימה דיגיטלית והאם זה מוכר גם בחו"ל? כל זאת ועוד בהמשך הכתבה.

איך עושים חתימה דיגיטלית בצורה נכונה וחוקית?

בשנת 2001 החוקק הישראלי אישר את חוק חתימה אלקטרונית, ועל פי הוראות החוק חתימה אלקטרונית מאובטחת חייבת להיות מונפקת רק על ידי גורם מאושר להפקת תעודות אלקטרוניות. כאשר רוצים לענות על השאלה איך עושים חתימה דיגיטלי יש להתייחס להוראות החוק, ולמעשה חתימה אלקטרונית מאובטחת חייבת להיות ייחודית לבעל אמצעי החתימה ולאפשר זיהוי על בעל החתימה.

באמצעות מערכת חתימה ירוקה של 2 sign ניתן להוסיף שכבת הגנה על המסמכים החשובים בארגון או בעסק, המערכת תומכת בחתימה דיגיטלית מאובטחת בהתאם לדרישות החוק. כדי להשתמש בחתימה ירוקה ועל מנת לשלוח מסמכים לחתימה מרחוק ולייעל את העבודה בארגון יש לרכוש מנוי לתוכנה המקוונת ולהצטרף למסלול המתאים ביותר לצורכי העסק. 

איך עושים חתימה דיגיטלית במערכת חתימה ירוקה? כל שעליכם לעשות הוא לבחור את המסלול הכי משתלם לעסק שלכם, ובמסך הפתיחה של התוכנה המקוונת עליכם להוסיף חותמת עצמית באמצעות העלאת קובץ מהמחשב. לאחר פתיחת מסמך המיועד להחתמה מרחוק תוכלו לגרור את החותמת העצמית למקום הרצוי במסמך.

תוקף חוקי

כפי שציינו, מערכת חתימה ירוקה של 2 sign מאושרת על ידי כל הגורמים הרלוונטיים, היא עומדת בדרישות חוק חתימה אלקטרונית והמערכת נחשבת לפופולרית, לנוחה וליעילה מאוד, לכן עסקים וארגונים רבים עושים בה שימוש קבוע.

החתימה הדיגיטלית מאושרת על ידי הרשויות ולמעשה היא מחליפה את החתימה הידנית על מסמכים או את חותמת העסק. בעזרת מערכת חתימה ירוקה העסק שלכם יכול להחתים לקוחות וספקים על מסמכים שונים הנשלחים ישירות אליהם באמצעות הדואר האלקטרוני, הודעת טקסט (SMS) או בווטסאפ, וניתן לשלוח מסמכים במגוון פורמטים כולל וורד ו-PDF.

יצירת מסמכים במערכת חתימה ירוקה

כדי לענות על השאלה איך עושים חתימה דיגיטלית, עליכם לפתוח את התוכנה ולהוסיף מסמך חדש, דרך עמוד המסמכים. במסך עריכת המסמך מסמנים שדות לחתימה ולמילוי על ידי הנמען, בוחרים את איש או אנשי הקשר לשליחת המסמך לחתימה מרחוק, מעניקים שם ייחודי למסמך ושולחים אותו.

מה היתרונות?

לאחר שענינו על השאלה איך עושים חתימה דיגיטלית חשוב להבין מה היתרונות של המערכת. היתרונות המרכזיים של מערכת חתימה ירוקה הם:

• חתימה דיגיטלית מאושרת ובעלת תוקף משפטי.
• ייעול העבודה וחיסכון משמעותי בהוצאות (בולים, מעטפות, הדפסת מסמכים, שליחים וכו').
• אפשר להחתים לקוחות וספקים על מגוון סוגי מסמכים ופורמטים כמו וורד, PDF ועוד.
• פתרון ירוק וידידותי לסביבה, מסייע לעסק שלכם מבחינת מיתוג.
• תוכנה נוחה וידידותית למשתמש, יש תמיכה טכנית זמינה.
• פתרון טכנולוגי מצוין המתאים גם למצבי משבר כמו סגר, מלחמה וכד'.
• אפשרות לשליחת מסמכים לקבוצה, בקליק מהיר.
• פתרון נוח ויעיל לסבב חתימות על מסמכים שונים בארגונים.

חשוב לציין כי המערכת מתאימה לשליחת מסמכים לחתימה מרחוק בארץ או בחו"ל. יחד עם זאת, יש להתייחס לחוקים הספציפיים הנוגעים לחתימה אלקטרונית בכל מדינה על מנת להבטיח תוקף משפטי למסמך.