חשבונית מס תקינה

הפרטים החשובים שכדאי שתדעו

מה חשוב לדעת על חשבונית מס? מהי חשבונית מס תקינה ואיך מזהים אותה? מדוע עלינו להקפיד ולבדוק את תקינות החשבונית שקיבלנו מבית עסק או שהוצאנו מתוכנת הנהלת חשבונות בעסק שלנו? איך בודקים האם חשבונית מס תקינה ומה לעשות אם החשבונית שקיבלנו או הוצאנו אינה תקינה? האם חשבונית לא תקינה עשויה להעיד על עבירה פלילית?

ובכן, חברות ועוסקים מורשים חייבים להוציא חשבוניות מס בהתאם להוראות שנקבעו בפקודת מס הכנסה ובחוק המע"מ, בעוד עוסק פטור רשאי להוציא רק קבלות וחשבוניות עסקה.

החשבונית חייבת להיות תקינה, לכן אנחנו כצרכנים חכמים ונבונים וכמובן גם כבעלי עסקים ועצמאים, חייבים לדעת כיצד לוודא כי החשבונית תקינה ועומדת בדרישות החוק. חשוב לזכור כי רבים מהעסקים בישראל החלו לעבוד עם מערכות ממוחשבות ומקוונות להוצאת חשבוניות וקבלות, ורבים מהעסקים משתמשים במערכת חתימה ירוקה כדי לשלוח טופס מקוון ומסמכים דיגיטליים שונים, אך מאחר שהאחריות על תקינות החשבונית חלה על העוסקים, הצרכנים חייבים לבדוק את החשבונית שהם קיבלו ואם החשבונית אינה תקינה הם יכולים לדרוש מהעוסק להוציא חשבונית חדשה ותקינה, אחרת הם יכולים לדווח על חשבונית לא תקינה או פיקטיבית לרשות המיסים.

מה חשוב לדעת על חשבונית מס?

חשבונית מס היא מסמך חשבונאי מוכר המהווה דרישת תשלום עבור הלקוח של בית העסק, ולאחר שהעסק מוציא אותה החשבונית למעשה מציינת כי העסקה בוצעה, כלומר הלקוח קיבל שירות, עבודה או מוצר. החוק בישראל קובע את מועד הוצאת החשבונית על ידי חברה או עוסק מורשה, והחשבונית חייבת לכלול פרטים שונים כמו שם העוסק, כתובת בית העסק, תאריך, מספר סידורי ועוד.
החל משנת 2024 החשבונית חייבת לכלול גם מספר הקצאה ייעודי כאשר הסכום גבוה מ-25,000 ₪.

כדאי לדעת כי העוסק המורשה רשאי להוציא חשבונית עסקה לצורך תיעוד העסקה ודרישת תשלום מהלקוח, אך הלקוחות יכולים לדרוש ממנו חשבונית מס, ולמעט מקרים מסוימים, העוסק חייב להוציא חשבונית מס.

כיום, ניתן להוציא חשבוניות מס המודפסות מראש בבית דפוס (מילוי ידני של החשבונית), חשבונית מודפסת מתוכנה מאושרת על ידי רשות המיסים או מתוכנה מקוונת להוצאת חשבוניות דיגיטליות.

מהי חשבונית מס תקינה?

באופן כללי, חשבונית מס תקינה היא חשבונית העומדת בהוראות החוק ובדרישות רשות המיסים, לכן חשבונית חוקית ותקינה חייבת להיות מופקת אך ורק על ידי עוסק מורשה או חברה בע"מ, והיא כוללת את המידע והפרטים הבאים:

שם העסק וכתובת – החשבונית חייבת לציין באופן ברור את שם העסק (עוסק או חברה) וכתובת בית העסק.

מספר עוסק מורשה או ח"פ – החשבונית חייבת לכלול את הביטוי עוסק מורשה ולציין את מספר העוסק, בעוד חברה בע"מ מציינת את הח"פ שלה.

מקור – החשבונית המקורית שמוגשת ללקוח חייבת לכלול את הביטוי מקור.

מספר חשבונית – לכל חשבונית יש מספר סידורי ייחודי משלה, והמספרים עוקבים.

פרטי העסקה – החשבונית כוללת פרטים על העסקה (מוצר, שירות וכד'), ויש להוסיף את המחיר, לרבות מרכיב המע"מ בחשבוניות המס.

פרטי הלקוח – החשבונית כוללת את שמו המלא של הלקוח, בדרך כלל עם כתובתו.

מספר הקצאה – אם הסכום עולה על 25,000 ₪ החשבונית חייבת להציג מספק הקצאה ייעודי (החל משנת 2024).

חתימה – העוסק חייב לחתום על החשבונית הידנית ואם הוא מוציא חשבונית מקוונת היא חייבת לכלול חתימה דיגיטלית המאושרת על פי הוראות החוק.

איך מזהים חשבונית מס תקינה?

הצרכן הפשוט לרוב אינו בוחן את החשבונית, למרות שזו אחריות שלו. בעלי עסקים שמקבלים חשבוניות מס מעסקים אחרים חייבים לבדוק אם החשבונית תקינה, מאחר שהם מעוניינים לדווח על ההוצאה ולקזז מע"מ תשומות.

כדי לזהות חשבונית מס תקינה חשוב לבדוק האם היא כוללת את כל הפרטים בהתאם להוראות החוק, כלומר שם העוסק, פרטי עסקה, פרטי הלקוח, תאריך, מספר סידורי ייחודי, חתימה, המילה מקור וכדומה. מאחר שכיום רוב העסקים מוציאים חשבוניות דיגיטליות ולא חשבוניות המודפסות מראש בבית דפוס (3 העתקים), יש לוודא כי החשבונית כוללת חתימה דיגיטלית על פי הוראות החוק וחשוב לבדוק האם היא הוצאה מתוכנה המאושרת על ידי רשות המיסים.

מדוע חשוב לבדוק את התקינות של החשבוניות?

החשבונית היא מסמך חשוב ללקוח מאחר שהיא מתעדת את העסקה ומהווה ראייה לקבלת שירות או מוצר מהעסק תמורת תשלום. כמו כן, בעלי עסקים וחברות חייבים לבדוק את תקינות החשבוניות מאחר שאם החשבונית אינה תקינה הם לא יוכלו להצהיר עליה כהוצאה מוכרת לצורכי מס, ולמעשה הם אינם יכולים לקזז מע"מ תשומות. לאחר שהבנו איך בודקים האם חשבונית מס תקינה כדי לדעת מה לעשות במקרה של חשבונית לא תקינה, לדוגמה במקרה שאין חתימה דיגיטלית על חשבוניות מס.

מה עושים במידה וחשבונית המס לא תקינה?

אם החשבונית אינה תקינה מומלץ בשלב הראשון לפנות לבית העסק מאחר שלא פעם מדובר בטעות אנוש תמימה, כמו שגיאת הקלדה, טעות חישוב וכדומה. אם חסרים פרטים בחשבונית, בעל העסק או עובד מורשה מטעמו יכול להוציא חשבונית תקינה במקום או לשלוח אותה בדואר או במייל.

האחריות על בדיקת תקינות החשבונית חלה על הצרכן או העסק שמקבל את המסמך, אך יש גם אחריות חוקית שחלה על מוציא החשבונית. אם לא בודקים את החשבונית ומגישים אותה להנהלת חשבונות, ברוב המקרים העוסק יקבל התראה כי החשבונית אינה תקינה, ויש להימנע ממקרים שבהם רשות המיסים טוענת כי החשבונית לא חוקית.

בעל העסק יכול לבטל את החשבונית שאינה תקינה ולהוציא חדשה במקומה, ובמקרים מסוימים הוא יכול לתקן את החשבונית הקיימת, בדרך כלל באמצעות התוכנה. כמו כן, כדאי לבדוק האם יש לעסק תיק ניכויים במס הכנסה, ואם החשבונית אינה תקינה ניתן לדווח על המקרה לפקיד השומה.

האם מדובר במשהו פלילי?

בישראל יש מכה של חשבוניות פיקטיביות וחשבוניות לא תקינות.
זוהי עבירה פלילית חמורה, לכן חשוב לבדוק כל חשבונית, ויש להימנע מדיווח על ההוצאה אחרת רשות המיסים עלולה להתחיל בחקירה.

מערכת חתימה ירוקה – המערכת המובילה לשליחת מסמכים דיגיטליים וטפסים מקוונים למילוי וחתימה.
המערכת המתקדמת מסייעת לכל בעלי העסקים, החברות והארגונים, והיא מתממשקת עם מערכות נוספות בעסק.
באמצעותה ניתן להכין טופס מקוון וממותג, לשלוח טפסים לחתימה מרחוק על ידי הלקוחות, להוסיף חתימה דיגיטלית על PDF, JPEG, לנהל את המסמכים החתומים בארכיון דיגיטלי ועוד.