אונבורדינג – איך קולטים עובד חדש בהצלחה?

מה זה אונבורדינג ומהי מטרתו העיקרית? למה חשוב לבצע onboarding בצורה נכונה בארגון? מהם השלבים? כיצד מערכת חתימה ירוקה מייעלת את תהליכי האונבורדינג בארגונים?
בשנים האחרונות הפך המונח אונבורדינג למרכיב מרכזי וחיוני בתחומים כמו משאבי אנוש וניהול, והמונח הנפוץ מתאר תהליך הוליסטי לקליטת עובד חדש בארגון בצורה חלקה ויעילה כדי לאפשר לו להשתלב בתפקידו החדש בהצלחה.

Onboarding – מה זה?

רבים שואלים מה זה אונבורדינג, לכן המומחים של מערכת חתימה ירוקה מסבירים לנו כי המונח מתאר תהליך שיטתי ומובנה בארגון לקליטת עובד חדש בצורה יעילה וחלקה יותר. בתהליך זה מספקים לעובד החדש את כל הידע, הכלים והתמיכה הנדרשים עבורו על מנת להשתלב בתפקידו החדש בקלות ובהצלחה. כלומר, העובד החדש מכיר את התרבות הארגונית, נהלי עבודה וקולגות עוד לפני יומו הראשון בעבודה והתהליך ההוליסטי כולל היבטים מקצועיים, תרבותיים וחברתיים.

מהי המטרה העיקרית של אונבורדינג?

המטרה העיקרית של אונבורדינד היא להפוך עובד חדש בארגון לפרודוקטיבי, יעיל, מעורב ונאמן בדרך יעילה, חלקה ומהירה, בתהליך שיוצר חוויה חיובית עבורו. לאחר שהבנו מה זה אונבורדינג, חשוב לציין כי התהליך ההוליסטי נועד לתרום הן לעובד החדש והן לארגון שגייס אותו לתפקיד מסוים. התהליך המובנה מסייע בקיצור עקומת הלמידה וההכשרה של העובד החדש, הוא מגביר מוטיבציה בקרב עובדים חדשים, מפחית מתח ואי ודאות ובנוסף התהליך מגדיל את סיכויי העובד החדש להישאר בארגון לאורך שנים.

למה חשוב לבצע אונבורדינג בצורה נכונה בארגון?

חשוב לבצע תהליך onboarding בצורה נכונה בארגון מהסיבות הבאות:

1. קליטת עובד חדש בדרך מהירה, איכותית, חלקה ויעילה.
2. ייעול תהליכי עבודה בארגון.
3. התהליך מייעל את שימור העובדים בארגון.
4. עובד חדש שעבר תהליך אונבורדינג נוטה להישאר יותר זמן בארגון.
5. הפחתת עלויות גיוס והכשרת עובדים חדשים.
6. התהליך מעלה את הפרודוקטיביות והביצועים של עובדי הארגון.
7. התהליך מבטיח מעורבות גבוהה יותר מצד העובדים.

כדאי לדעת כי אם מבצעים את התהליך לקליטת העובד החדש בארגון בדרך לא יעילה וברשלנות, הדבר עשוי לגרום לתסכול רב, ירידה במוטיבציה, נטישת עובדים מהירה, ומכאן הדרך קצרה להפסדים תפעוליים וכלכליים לארגון.

הכירו את השלבים:

תהליך אונבורדינג מבוסס לרוב על ארבעה שלבים עיקריים המשלימים זה את זה:

1.הכנת התשתיות
שלב הכנת התשתיות מתחיל עוד לפני קליטת העובד בארגון, ובשלב זה הארגון מכין סביבת עבודה פיזית המותאמת לעובד ותפקידו, ובנוסף דואגים להרשאות למערכות המחשוב והמידע, מכינים תוכנית יעילה ומפורטת לקליטת העובד החדש עם לוחות זמנים, מכינים מראש מסמכי הצטרפות לקליטת העובד כמו חוזה עבודה וטפסים נוספים, ולמעשה שלב זה נועד ליצור רושם ראשוני חיובי על העובד החדש ולהקל עליו בתהליך הקליטה.

2. אוריינטציה
בשלב זה העובד החדש מתחיל את עבודתו בארגון, לכן חשוב להכין אותו לתפקיד ולאפשר לו להכיר את המבנה הארגוני, אנשי הצוות, מנהלים וכו'. בנוסף, יש להכין תיאור מפורט של התפקיד, סמכויות ולהגדיר ציפיות מהעובד. שלב האוריינטציה נועד לספק לעובד החדש מידע בסיסי על התרבות הארגונית, נהלי עבודה, ערכים, חזון ועוד. כמו כן, הצגת הצוות והארגון באופן מקצועי ומסודר מקלה על העובד להתמצא ולהפוך לחלק חיוני מהצוות.

3. הדרכה
שלב ההדרכה לעובד החדש נועד להכשיר אותו לתפקיד ולהעמיק עבורו את הידע בתחומי אחריותו. בשלב זה העובד החדש לומד ומכיר מערכות ספציפיות בארגון, נהלי עבודה ובנוסף מתקיימות איתו פגישות עם בעלי תפקידים ומנהלים רלוונטיים. כמו כן, העובד עובר הדרכות על המשימות שעליו לבצע, פרויקטים בהם הוא צפוי להשתלב ויש ארגונים שמצמידים מנטור או חונך לעובד החדש לצורך ליווי מקצועי ותמיכה.

4. אינטגרציה
שלב האינטגרציה בתהליך הקליטה של העובד החדש מתמקד בעיקר בשילוב החברתי והתרבותי של העובד בארגון. בשלב זה העובד החדש משתתף בפעילויות גיבוש שונות, מכיר את עמיתיו לעבודה ממחלקות שונות בארגון והוא מוזמן להשתלב בפעילויות חברתיות ובאירועים ארגוניים. חשוב לציין כי שלב האינטגרציה ממושך וארוך יותר מאחר שהוא מתפרס על פני מספר שבועות, ולעיתים אף חודשים. מטרת שלב האינטגרציה היא להבטיח שהעובד החדש ירגיש נוח, שייך ומעורב.

הכירו את השיטות הנפוצות

יש שיטות נפוצות שונות לתהליך האונבורדינג בארגונים. בדרך כלל משלבים בין מספר שיטות כדי לייעל את התהליך:

• תוכנית מובנית לקליטת עובד חדש: אחת השיטות הנפוצות היא להכין תוכנית אונבורדינג מוגדרת ומפורטת מראש, הכוללת לוחות זמנים מוגדרים, משימות, הכשרות ספציפיות לכל תפקיד בארגון ועוד.
• חניכה ו/או הצמדת מנטור: בשיטה זו הארגון מצמיד חונך (עובד ותיק) או מנטור מנוסה לעובד החדש, והמנטור מספק הדרכה אישית צמודה, ליווי מקצועי והוא יכול לשמש גם כאיש קשר המספק תמיכה הנחוצה לעובד החדש.
• הכשרה מקצועית וסדנאות: בשיטה זו העובד החדש עובר הכשרה מעשית ומשתתף בסדנאות קבוצתיות בנושאים כמו תרבות ארגונית, נהלי עבודה, הכרות עם ממשקים שונים בעבודה השוטפת וכו'.
• מערכות למידה דיגיטליות: הטכנולוגיה המתקדמת מאפשרת לארגונים לבצע אונבורדינג באמצעות פלטפורמות דיגיטליות מתקדמות וחדשניות, למשל מערכת לניהול למידה (LMS). כך העובד החדש נחשף לחומרי הדרכה, לומד בנוחות וביעילות מידע על הארגון ומתנסה בכלים שימושיים, ובנוסף הפלטפורמה יכולה לתעד את התקדמותו ולספק משוב.

איך חתימה ירוקה מייעלת באונבורדינג?

כאשר מעוניינים להשיג ייעול תהליכי עבודה באונבורדינג כדאי להשתמש במערכת חתימה דיגיטלית כמו המערכת המתקדמת של חתימה ירוקה. למעשה, למערכת זו יש תפקיד חשוב ומרכזי בתהליך קליטת העובד החדש מאחר שניתן להכין מסמכים מקוונים הדרושים לקליטתו בארגון (חוזה עבודה, טופס קליטה, הסכם סודיות, תקנון וכו') והעובד החדש יכול לחתום על המסמכים והטפסים הדיגיטליים מכל מקום ובכל זמן, באמצעות הטלפון הנייד.
שימוש בטפסים דיגיטליים, חוסך לעובד החדש זמן התרוצצות וטרטור בין מחלקות שונות ובעלי תפקידים במקומות שונים בארגון ומסייעת לתחושה הטובה של קליטה בארגון שדואג לעובדיו.

כמו כן, מערכת חתימה דיגיטלית מאפשרת לבצע סבב חתימות וכך מקצרים בצורה משמעותית את הזמן הנדרש לקליטת העובד, מייעלים את תהליכי העבודה, חוסכים משאבים ומאפשרים לעובד להשתלב מקצועית וחברתית בארגון.