איך לצמצם הוצאות עסקיות?

בעלי עסקים קטנים ובינוניים מתמודדים עם אתגרים רבים בדרך להגדלת הצמיחה והרווחיות. כדי להפוך את העסק למצליח ורווחי, חייבים לגבש אסטרטגיה חכמה המשלבת בין ייעול תהליכים, ניצול הזדמנויות והתאמה לדרישות השוק המשתנות וכן שילוב כלים טכנולוגיים מתקדמים והטמעת אוטומציה בעסק.

חשוב לציין כי רבים מבעלי העסקים, כולל מנהלי כספים ומנהלי תפעול, בוחרים באסטרטגיה המוכרת לצמצום הוצאות עסקיות במטרה לשפר את רווחיות העסק, לרוב כאשר העסק נמצא במשבר ובהישרדות, אך הדרך הנכונה לצמצום הוצאות עסקיות היא אימוץ אסטרטגיה פרואקטיבית ומתמדת לשיפור ולהגדלת הרווחיות, הגמישות הפיננסית והשגת יתרון תחרותי. התפיסה הרווחת שקיצוץ הוצאות בבית העסק פוגע באיכות המוצר או השירות או בצמיחה עסקית היא שגויה, ובמדריך זה נציג בפניכם כיצד לצמצם הוצאות בעסק באמצעות ייעול תהליכים ושימוש מושכל בכלים טכנולוגיים.

מיפוי מידע לזיהוי הזדמנויות להתייעלות

במקום לחפש סעיפים והוצאות שניתן לקצץ, מומלץ לבעלי עסקים ומנהלי כספים לבצע מעין כירורגיה פיננסית מדויקת, המתחילה במיפוי וניתוח הנתונים. המטרה היא לזהות תהליכים לא יעילים בארגון, מאחר שאלו תהליכים שמבזבזים זמן יקר, כסף, כוח אדם ומשאבים נוספים.

הצעד הראשון הוא ניתוח דוחות מעמיק ומקיף. עליכם להבין את מבנה ההוצאות הקבועות, למשל שכר דירה, שירותי ייעוץ וכו', וההוצאות המשתנות כמו חומרי גלם, עלויות פרסום ועוד. יש לבחון לא רק את הסכום הכולל, אלא את התשואה על כל סעיף. למשל, האם ההוצאה לספק מסוים היא הגיונית ביחס לתנאים שהוא מציע? כלי הניתוח הפיננסיים הקיימים כיום מאפשרים לנו להצליב נתונים אלה עם מדדי פריון ספציפיים.

בהמשך, עליכם למפות תהליכים מנקודת מבט של זמן ומשאב, לאתר צווארי בקבוק ולהתמקד במשימות אדמיניסטרציה ידניות וחוזרות, וכן בתלות בתהליכים בזבזניים שאינם תורמים לייצור הכנסות. כך לדוגמה, עבודה עם ניירת היא לא רק בזבוז של נייר, עלויות הדפסה ואחסון בארכיב פיזי, אלא גזלן זמן משמעותי שמעכב עובדים ומעלה את הסיכון לטעויות.

כדי להפוך את המיפוי למדיד, יש להגדיר מדדי ביצוע (KPI) מעבר לנתוני המכירות. הגדירו ועקבו אחר מדדים פיננסיים משמעותיים, כגון עלות רכישת לקוח, משך הזמן שעובר מקבלת ליד עד לסגירת עסקה, או עלות שעת עבודה תפעולית, שיסייעו לאתר מוקדי חוסר יעילות וצווארי בקבוק הפוגעים בפריון וברווחיות העסק. ויזואליזציה של הנתונים באמצעות דשבורדים עסקיים תהפוך את המעקב לנוח ויעיל.

לבסוף, חשוב לצאת מהקופסה ולבצע ניתוח מתחרים. כדאי לנתח מודלים עסקיים של מתחרים כדי להבין את נקודות החוזקה והחולשה שלהם ושלכם. אם אתם מזהים שאתם מוציאים יותר מהם על סעיף מסוים, נניח עלויות תפעול משרדי, בדקו מדוע וגבשו אסטרטגיה לתיקון – אולי הם אימצו מודל עבודה יעיל יותר. איתור משימות אדמיניסטרציה ידניות, תלות בניירת פיזית, ותהליכים שגוזלים זמן וכוח אדם יקר, הם המפתח לשינוי ולצמצום הוצאות עסקיות.

ייעול תהליכים – לעבוד חכם יותר בכל מחלקה

העיקרון המנחה הוא שיפור שיטתי של תהליכי עבודה כדי לחסוך במשאבים ולהגדיל תפוקה, ללא פגיעה באיכות התוצר.

תפעול ומשרד

בתחום התפעול, תוכלו להשיג חיסכון ניכר על ידי בחינת מודלים של עבודה היברידית, אשר מפחית את הצורך בשטחי משרד יקרים, ובכך תחסכו בדמי שכירות ובהוצאות נלוות, תוך שיפור שביעות רצון העובדים. לצד זאת, מעבר לשירותי ענן מפחית את הצורך בהשקעות יקרות בשרתים מקומיים, חומרה מיושנת ועלויות תחזוקה גבוהות.

דוגמה מרכזית לחיסכון והתייעלות היא ייעול תהליכי חתימה וניהול מסמכים באמצעות פתרון כמו חתימה ירוקה. המעבר מתהליך פיזי מסורבל, הדורש הדפסה, שליחה בדואר, סריקה ואחסון, לתהליך דיגיטלי מהיר, חוסך באופן מיידי ומשמעותי בעלויות הדפסה, שליחויות ושטח אחסון. אולם, הרווח האמיתי הוא קיצור דרמטי של זמני סגירת עסקאות ושחרור זמן יקר של צוותי המכירות והכספים. למידע נוסף על הערך של ארכיון דיגיטלי וכיצד הוא משפר את התהליכים – לחצו על הקישור.

שיווק ומכירות

בהוצאות השיווק, החיסכון אינו בקיצוץ התקציב, אלא במיקוד. עליכם להתמקד בשימור לקוחות, שכן ייעול תהליך המכירה ללקוח חוזר הוא זול ורווחי משמעותית מרכישת לקוח חדש. במקביל, יש למדוד ולבחון החזר השקעה (ROI) של כל ערוצי הפרסום כדי למקד את התקציב בערוצים האפקטיביים ביותר ולסגור את אלה שאינם מניבים.

ניתן וחשוב גם לייעל את תהליך המכירה עצמו. ברגע שהלקוח מוכן לסגור עסקה, כל עיכוב הנובע מניירת וביורוקרטיה הוא הפסד. מערכת חתימה ירוקה מאפשרת לצוות המכירות לשלוח הצעות מחיר, חוזים והזמנות באופן דיגיטלי מיידי, ולקבל חתימה מחייבת תוך דקות – מכל מכשיר. הדבר מקצר את שלבי ותהליך המכירה ומפחית את הסיכון שהלקוח יתחרט או יפנה למתחרה שלכם.

כוח אדם וניהול

השקעה בהכשרות עובדים היא הוצאה שהופכת לרווח, שכן היא משפרת את הפריון ומצמצמת טעויות יקרות. ניתן להשתמש במיקור חוץ (Freelancers) למשימות שאינן בליבת העסק, כמו ניהול רשתות חברתיות או עיצוב, במקום גיוס עובד במשרה מלאה המהווה הוצאה כבדה.

תרבות ארגונית טובה מייעלת משאבים בקרב העובדים – עובד מרוצה הוא עובד מחויב, שנעדר פחות ומוכן להשקיע יותר. ייעול נוסף מושג בקליטת עובד חדש (אונבורדינג) באופן יעיל ומהיר. תהליך ארוך ומסורבל מעכב את תחילת העבודה ופוגע בפריון, לכן כדאי להשתמש במערכת חתימה ירוקה כדי לשלוח את כל מסמכי ההעסקה, הסכמי סודיות וטפסי קליטה לחתימה דיגיטלית לפני היום הראשון, מה שמקצר את תהליך הקליטה ומשחרר את צוות משאבי האנוש לנושאי הליבה. לטיפים נוספים על קליטת עובדים יעילה ולתהליך אונבורדינג יעיל במיוחד.

חיסכון בעלויות רכש וספקים

ניהול משא ומתן מחודש על חוזים קיימים עם ספקים הוא חובה מדי תקופה. גם ספק ותיק יכול להציע תנאים טובים יותר אם יש סכנה שתעזבו. בנוסף, באמצעות איחוד רכישות ורכש מרוכז של ציוד או שירותים מאותו ספק תוכלו לממש הנחות ותנאים מסחריים טובים יותר, ובכך להפחית עלויות רבות.

אוטומציה עסקית – להאיץ את הצמיחה עם טכנולוגיה

האוטומציה היא השלב הבא בדרככם לצמצם הוצאות עסקיות. שלבו בכלים טכנולוגיים כדי להפוך את התהליכים היעילים שזיהיתם לאוטומטיים, וכך תגדילו את קיבולת העבודה של הצוות הקיים ללא גיוס עובדים נוספים.

אוטומציה של תהליכים חוזיים היא דוגמה מושלמת. מערכת חתימה ירוקה לא רק מייעלת את תהליך החתימה והעבודה עם טפסים, אלא מבצעות אוטומציה מלאה של התהליך: יצירת החוזה על בסיס טמפלטים מוגדרים מראש, שליחת החוזה לחתימה, תזכורות אוטומטיות לנמענים שלא חתמו, קבלת התראה על חתימה, ואחסון אוטומטי של המסמך החתום במערכת ניהול המסמכים (ארכיון דיגיטלי). זה מאפשר לצוות להתמקד בלקוח הבא במקום בניהול אדמיניסטרטיבי של ניירת.

דוגמאות לאוטומציה חיונית עם חתימה ירוקה:

• אוטומציה בשיווק :(Marketing Automation) שימוש במערכות CRM ובמערכות לשליחת ניוזלטרים והודעות SMS או וואטסאפ ממוקדות אישיות, וניהול קמפיינים המגיבים אוטומטית להתנהגות הלקוח.
• אוטומציה בניהול משימות: הטמעת תוכנות לניהול פרויקטים המקצות משימות, מנטרות את הסטטוס ועוקבות אחר התקדמות באופן אוטומטי, ובכך מקלות על צוותי ההנהלה והתפעול.
• אוטומציה פיננסית: שימוש במערכות הנהלת חשבונות המתממשקות עם חתימה ירוקה ומסתנכרנות אוטומטית עם חשבונות הבנק, מפיקות דוחות רווח והפסד בזמן אמת, ומבצעות התאמות בסיסיות ללא התערבות ידנית.
• אוטומציה בניהול לידים: בניית משפך אוטומטי ב-CRM לטיפול בלידים, החל מקליטת הליד ועד למעקב אחר תהליך ביצוע העסקה.

לסיכום, בעידן הדיגיטלי, צמצום הוצאות מתחיל בקבלת החלטות מבוססות נתונים ומסתיים בטכנולוגיה. אימוץ כלים כמו חתימה ירוקה הוא הרבה יותר מרק קיצוץ בהוצאות נייר, זהו שינוי בתהליכים עסקיים שמאפשר לעסק להאיץ, לצמוח ולהשיג רווחיות גבוהה יותר.