טופס מקוון

טופס מקוון הוא טופס דיגיטלי לכל דבר ועניין, זהו מסמך שעבר באמצעות תוכנה ייעודית לפורמט דיגיטלי נוח ושימושי, ניתן לשלוח את הטופס בקלות כדי להחתים ולמלא פרטים שונים על ידי לקוחות העסק, ספקים, עובדים, מנהלים ועוד. בעזרת המערכת המתקדמת של חתימה ירוקה גם אתם יכולים להפוך מסמכי וורד ו-PDF לטופס דיגיטלי מקוון ולשלוח את המסמכים ישירות לדואר האלקטרוני של הנמען, אפשר לשלוח את הטפסים המקוונים גם באמצעות וואטסאפ והודעות טקסט (SMS).

לאחר שהלקוח או נמען אחר משלים את מילוי הטופס וחותם עליו, המסמך נכנס אוטומטית אל הארכיון במערכת ואתם יכולים לעשות בטופס את השימוש הרלוונטי עבורכם ולאתר את המסמך בקלות בעת הצורך. כדאי לדעת כי טופס מקוון מבטיח יתרונות רבים לעסקים ולארגונים שונים, במיוחד כיום בתקופת הקורונה, וניתן להכין טפסים דיגיטליים המאושרים על ידי רשויות המדינה כדוגמת טופס 101 מקוון, טופס 116 מקוון למס הכנסה, טופס דיגיטלי להרשאה של חיוב חשבון הבנק להוראת קבע ועוד.

מה היתרונות של טופס מקוון?

המעבר למערכת טפסים מקוונים מייעלת את העבודה בארגון, משפרת את השירות ללקוחות, חוסכת עלויות ותורמת גם לשמירה על הסביבה. היתרונות המרכזיים של טופס מקוון הם:

• הטפסים הדיגיטליים חוסכים את השימוש בניירות, מעטפות ובולים.
• תדמית של עסק ירוק השומר על הסביבה.
• ייעול העבודה בעסק או בארגון וחיסכון משמעותי בהוצאות כמו הדפסות, בולים, כוח אדם וכו'.
• קיצור תהליכי החתמה לקוחות, ספקים וכו', אין צורך לתאם פגישה כדי להחתים את הלקוח על המסמך או לשלוח את המסמך באמצעות שליח. 
• שמירה על סדר וארגון וניהול ארכיב ממוחשב.
• חוויית שירות מתקדמת ואיכותית ללקוחות העסק או הארגון.
• כלי אוטומציה יעיל וחשוב לפעילות השוטפת בארגון.
• אפשרות לבצע סבב חתימות מהיר, לדוגמה החתמת מנהלים, עובדים, בעלי מניות או דירקטורים על מסמך חשוב.

איך לבחור מערכת טפסים מקוונים?

בשנים האחרונות צצו חברות שונות המציעות מערכת ליצירת טפסים דיגיטליים ומקוונים, לכן כדאי לכם להתנסות בכמה מערכות כדי לבדוק איזה פתרון הכי נוח ומתאים לצרכים הייחודיים שלכם. מערכת חתימה ירוקה נחשבת למובילה בתחום, המערכת הושקה בשנת 2018 ובתקופת הקורונה רבים בחרו בה בגלל נוחות השימוש, הממשקים הידידותיים, העלות המשתלמת, מגוון הטפסים המקוונים המוכנים לשימוש (בתשלום נוסף), התמיכה הטכנית הזמינה ועוד.

כדי לבחור נכון מערכת להפקת ולשליחת טופס מקוון כדאי לבחור תוכנה המאפשרת תקופת ניסיון לחודש לפחות ללא עלות או התחייבות מצדכם. בנוסף, יש לבדוק האם המערכת מתממשקת עם תוכנות ומערכות אחרות, וכדאי להשוות מחירים ועלויות.

סוגי טפסים שימושיים במיוחד

הטפסים המקוונים השימושיים ביותר הם הטפסים הבאים:

• טופס 101 מקוון להחתמת עובדים המתחילים לעבוד אצל המעסיק.
• טופס 116 מקוון לתיאום מס על ידי פקיד השומה במס הכנסה.
• טופס פרטי חשבון בנק מקוון.
• טופס הרשאה לחיוב חשבון בנק.
• טופס הצהרת בריאות בתקופת הקורונה.

למי מתאים מערכת להפקת ולניהול טפסים מקוונים?

המערכת מיועדת לכל העסקים, קטנים וגדולים כאחד, לבעלי מקצועות חופשים כמו עורכי דין, רופאים, מהנדסים, רואי חשבון, יועצים וכו', לפרילנסרים, למשרדי ממשלה ועוד. כל עסק המחתים לקוחות וספקים יעשה שימוש רב במערכת, ולמעשה המערכת מתאימה לכל העסקים והארגונים כדי לייעל את העבודה, לשפר את שירות הלקוחות, לנהל ארכיב נוח של המסמכים המקוונים ולחסוך בעלויות.

מרגע התפרצות נגיף הקורונה החלו ארגונים רבים להשתמש בטפסים המקוונים כדי להחתים לקוחות מרחוק, ללא צורף בפגישה פיזית או בשליחת המסמך על ידי שליח. הצטרפו גם אתם למהפכה הדיגיטלית ותיהנו מכל היתרונות של מערכת הטפסים המקוונים.